54. При приеме отчетов в геологических фондах должна быть тщательно проверена их комплектность: устанавливается наличие необходимой документации (титульный лист, информационная карта, справка о стоимости проведенных работ, протоколы НТС, НРС или ученого совета, протоколы ГКЗ СССР и ТКЗ, а также всех текстовых и графических приложений (количество книг, тетрадей, альбомов, папок и т.д.). Проверка материалов производится по оглавлению. Наряду с этим выверяется количество листов текста в каждом томе, включая листы с иллюстрациями и количество текстовых и графических приложений по спискам.
55. Одновременно проверяется правильность оформления графических приложений: наличие углового штампа, раскраска, штриховка геологической ситуации, нанесение условных обозначений и проставление индексов химических элементов в соответствующих таблицах.
56. После проверки комплектности геологических отчетов сотрудниками фонда на внутренней стороне обложки каждой единицы хранения внизу ставится штамп (приложение 2), где указывается количество листов текста, в том числе фотографий, чертежей, рисунков и количество графических приложений.
В первой книге отчета на внутренней стороне обложки внизу ставится второй штамп (приложение 3), где указывается суммарное количество листов текста, включая фотографии, чертежи, рисунки и общее количество графических приложений всех единиц хранения отчета; под штампом указывается количество единиц хранения (книг, тетрадей, папок, альбомов), например: 2 кн., 1 т., 1 п., 1 ал.
В геологическом отчете, состоящем из одной единицы хранения (из одной книги, тетради, папки или альбома), ставится только один штамп (приложение 2).
После заполнения штампа лицо, проверяющее отчет, ставит подпись и дату проверки.
57. Геологические фонды высылают организациям, представившим отчеты, оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, извещения о принятии отчета на постоянное хранение (приложения 4 и 5).
58. На материалы, оформленные с нарушением требований настоящей инструкции, фондами высылаются извещения об отказе в принятии отчета (приложения 6 и 7).
59. Списание затрат по завершенным стадиям производственных и научно-исследовательских работ производится на основании извещений о принятии геологического отчета на постоянное хранение во Всесоюзный геологический фонд и в соответствующий территориальный геологический фонд (по месту регистрации работ).
60. Списание затрат по методическим, теоретическим и другим научным исследованиям, а также тематическим работам, не относящимся к определенному району страны, производится по извещениям о принятии геологического отчета на постоянное хранение во Всесоюзный геологический фонд.
61. Извещения для списания затрат на составление и издание карт геологического содержания выдаются после получения ВГФ трех обязательных экземпляров изданных карт, а в случае исключения их из издания - после представления авторских оригиналов карт. На результаты геологических исследований (монографии) извещения выдаются после представления второго экземпляра авторского текста.
62. На извещении о принятии отчета на хранение проставляется дата направления его в геологические фонды, определяемая по почтовому штемпелю.