46. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в органах госнаркоконтроля отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией, и возлагается на специально назначенных должностных лиц.
47. Все поступающие по почте в органы госнаркоконтроля обращения должны быть учтены в журнале контрольно-номерного учета (приложение 4), зарегистрированы в секретариатах (у секретарей) на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления. При наличии в органах госнаркоконтроля системы автоматизации делопроизводства в нее вносится соответствующая информация. В органах госнаркоконтроля, где нет секретариатов (секретарей), работой с заявлениями граждан занимаются другие должностные лица по поручению руководителей этих органов.
В органах госнаркоконтроля, в которые поступает незначительное количество обращений, в порядке исключения разрешается регистрировать и учитывать обращения в регистрационно-контрольном журнале, который может вестись как переходящий.
Присвоенный по журналу контрольно-номерного учета регистрационный номер проставляется на заявлении и регистрационно-контрольной карточке.
Письменные обращения, поступающие при личном приеме, подлежат регистрации в секретариатах. Устные заявления оформляются справками, которые также подлежат регистрации.
Обращения граждан, принятые дежурной службой по телефону, регистрируются дежурными с оформлением регистрационно-контрольной карточки, второй экземпляр которой после доклада руководству передается должностному лицу, осуществляющему в органе госнаркоконтроля централизованный учет письменных и устных обращений.
48. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы заявления. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д/401). Конверты, в которых поступили обращения, сохраняются в течение всего периода их рассмотрения и разрешения, после чего уничтожаются.
В аналогичном порядке регистрируются обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти.
49. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно". К обращению подбирается вся предшествующая переписка.
50. Регистрационный номер коллективных и анонимных обращений состоит из букв "Кл" и "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например - Кл/835, Ан/711). Регистрационный номер сообщений, поступающих по сети ИНТЕРНЕТ, состоит из букв "Ин" и порядкового номера (например - Ин/561).
51. Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется строго по алфавиту фамилий заявителей. Регистрационно-контрольные карточки на коллективные и анонимные обращения хранятся в секретариатах в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.
52. Пересылка обращений производится с сопроводительными письмами, зарегистрированными в установленном порядке не позднее чем в трехдневный срок.
53. Сведения о пересылке (передаче) обращений, содержании поручений по ним, постановке этих документов на особый контроль, ходе их исполнения, о задержке в исполнении обращений, об окончательном их разрешении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также определении этих документов в дела отражаются в регистрационно-контрольных карточках и журналах.
54. На материалах, связанных с рассмотрением обращений, после окончательного решения и их исполнения проставляется надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
55. Обращения граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел проверяется правильность приобщения документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
56. Дела подлежат передаче в архив органа госнаркоконтроля через один год после завершения делопроизводства по ним.
57. Сроки хранения дел с обращениями граждан и материалами, связанными с их рассмотрением, определяются соответствующим перечнем документов органов госнаркоконтроля.