ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 30 мая 2003 года N 47

     

Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

В целях выполнения постановления Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 года N 504 "Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 16.07.2001, N 29, ст.3015)

приказываю:

1. Утвердить формы анкет мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приложения 1, 2).

2. Установить следующий порядок организации мониторинга:

2.1. Объектами мониторинга являются документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в федеральных архивах, федеральных музеях и библиотеках Минкультуры России; в Архиве Российской академии наук, научных архивах региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и в научно-отраслевых архивах Российской академии наук; в ведомственных архивах федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организациях федерального подчинения, а также в организациях, хранящих кинодокументы, независимо от их организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности.

2.2. Мониторинг проводится 1 раз в 3 года одновременно с паспортизацией государственных и ведомственных архивов, музеев и библиотек, являющейся составной частью мониторинга, по состоянию на 1 января 2004 года, 1 января 2007 года и т.д. Сведения в анкеты включаются по итогам работы за последние три года.

2.3. Федеральные архивы, музеи и библиотеки, Архив Российской академии наук, научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, а также региональных научных центров и научно-отраслевые архивы Российской академии наук вместе с паспортами представляют в Росархив 1 раз в 3 года заполненные анкеты мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.4. Федеральные органы исполнительной власти, в ведении которых находятся организации федерального подчинения, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, обеспечивают представление в Росархив также 1 раз в 3 года к 1 февраля года, следующего за отчетным периодом, сводные анкеты мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации по своим системам, включая организации, в пользовании либо в управлении которых находятся кинодокументы.

2.5. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и Управление использования архивных документов проводят анализ результатов анкетирования с использованием итогов паспортизации в соответствии с профилем своей деятельности и готовят для представления в Правительство Российской Федерации до 1 июня года, следующего за отчетным периодом, проект отчета об итогах мониторинга.

3. Рекомендовать органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации оказать организациям, находящимся в федеральной собственности, а также федеральным музеям и библиотекам, структурам Российской академии наук необходимую помощь в составлении анкет мониторинга для последующего представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и Архив Российской академии наук.

4. В целях повышения качества работы по анализу анкет Отделу организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий проработать с Минкультуры России вопрос о создании программного обеспечения, организации ввода данных и использовании БД "Мониторинг состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Росархива по курирующим направлениям.

Руководитель Росархива
В.Козлов

     
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
20 июня 2003 года,
регистрационный N 4814

Приложение 1
к приказу Росархива
от 30 мая 2003 года N 47

Образец

     

АНКЕТА
мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01....,
хранящихся в

_________________________________________________
название федерального архива, музея, библиотеки, научно-отраслевого архива РАН,
федерального органа исполнительной власти

1. Характеристика зданий (помещений)

1.1. Количество зданий (помещений) ________________

________________

Музеи, библиотеки, научно-отраслевые архивы РАН заполняют только позиции, отмеченные символом (*), федеральные органы исполнительной власти - отмеченные символом (). При этом показываются только здания (помещения), в которых хранятся архивные документы.

В случае, если архив расположен в нескольких зданиях (помещениях), сведения по соответствующим показателям даются по каждому зданию отдельно в табличной форме.

1.2. Здание (помещение) (нужное подчеркнуть):

специальное

приспособленное, в т.ч.

памятник архитектуры

1.3. Год постройки ________________

1.4. Год последнего капитального ремонта ________________

1.5. Состояние здания (помещения) (удовлетворительное, неудовлетворительное):

фундамента

стен

перекрытий

кровли

заполнение окон

заполнение дверей

1.6. Состояние инженерных сетей (удовлетворительное, неудовлетворительное):

отопления

водоснабжения

канализации

1.7.* Количество аварийных ситуаций по причине неудовлетворительного состояния зданий (помещений) и коммуникаций ________________

1.8.* Количество пострадавших в результате аварийных ситуаций всего:

_____ ед.хр., в т.ч. утраченных безвозвратно _____ ед.хр.

1.9. Количество хранилищ: _____ , в т.ч.

________________
Под хранилищем в данном случае понимается изолированное помещение для хранения документов.

1.9.1.* Находящихся в аварийном состоянии ______________

1.10. Количество ед.хр., находящихся в аварийных хранилищах ____________

2. Условия пользования зданиями и помещениями

3. Кадровая обеспеченность
     

Количество ед.хр., приходящихся на:

3.1.* 1 сотрудника архива _________

3.2. 1 сотрудника отдела обеспечения сохранности _________

4. Охранный режим

4.1. Количество постов охраны:

фактическое __________________

требуемое ____________________

4.2. Площадь помещений, не оборудованных охранной сигнализацией ____ .

4.3. Площадь помещений, требующих замены охранной сигнализации ____ .

4.4.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:

не оборудованных охранной сигнализацией ________

оборудованных охранной сигнализацией, требующей замены _________

4.5. Наличие решеток на окнах нижних этажей (да, нет, частично).

4.6. Наличие полного комплекта ключей от всех помещений (да, нет, частично).

4.7. Наличие инструкций по организации охраны архива (да, нет).

5. Противопожарная безопасность

5.1. Площадь помещений, не оборудованных пожарной сигнализацией ____ .

5.2. Площадь помещений, требующих замены пожарной сигнализации ____ .

5.3.* Количество ед.хр., находящихся в хранилищах:

не оборудованных пожарной сигнализацией ________

оборудованных пожарной сигнализацией, требующей замены ________

5.4. Состояние электросетей (удовлетворительное, неудовлетворительное).