Штамп приема (форма N А-1.1)
При приеме товаров материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, счете или других сопроводительных документах, возвращаемых экспедитору, проставляют штамп или печать фармацевтической организации и своей подписью (при коллективной материальной ответственности не менее двух членов) подтверждают факт приема товаров. В этих документах указываются также расхождения (если они имели место) между фактическим наличием товаров и данных накладных, счетов или других сопроводительных документов.
На экземпляре сопроводительного документа, который остается у материально ответственного лица и в дальнейшем прилагается к товарному отчету, проставляется штамп "приема".
Фармацевтические организации, получающие товар по почте, на его недостачу составляют специальный акт (формы N А-1.2 и N А-1.4), о чем делается отметка в сопроводительном документе.
Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара (форма N А-1.2)
Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлена недостача, бой, брак.
Для участия в приеме товаров и составления акта приглашается представитель аптечного склада (базы, фирмы) или поставщика, незаинтересованной организации или общественности аптеки. Удостоверение представителя прилагается к акту.
Все реквизиты акта должны быть заполнены четко и разборчиво, так как он является документом, на основании которого предъявляют претензии и иски о возмещении излишне уплаченных сумм.
Акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется в арбитраж как документ, обосновывающий иск, второй экземпляр прилагается к приемному акту и вместе с реестром приходных документов передается в бухгалтерию для учетных записей и последующего хранения в архиве, а третий экземпляр предназначен для поставщика и вручается его представителю (если он участвовал в приеме) или пересылается по почте в качестве приложения к претензионному письму.
В п.6 акта перечисляются только те наименования товаров, по которым установлены расхождения в количестве и качестве.
Удостоверение (форма N А-1.3)
Удостоверение выдается представителю независимой организации, которому в качестве представителя общественности поручено участвовать в приеме товаров, поступивших от поставщиков.
Список лиц, которые могут быть привлечены к участию в приеме товаров, определяется нормативными документами законодательства Российской Федерации или соглашениями контрагентов, или обычаем делового оборота (номер протокола и дата указываются в удостоверении). Каждому представителю общественности рекомендуется участвовать в приеме товаров не более двух раз в месяц. Удостоверение не может быть выдано материально ответственным и подчиненным им лицам, а также работникам, связанным с учетом, хранением, приемом и отпуском материальных ценностей.
Представитель общественности назначается в тех случаях, когда в приеме не участвуют представители поставщика или незаинтересованной организации.
Удостоверение прилагается к формам N А-1.2 и N А-1.4.
Акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика (форма N А-1.4)
Применяется для оформления приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется комиссией в двух экземплярах. Первый - прилагается к отчету материально ответственного лица, второй - остается у него.
Приемная квитанция (по приему лекарственного растительного сырья от населения) (форма N А-1.5)
Применяется в фармацевтических организациях для учета и расчетов за принятое от населения лекарственное растительное сырье.
Квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку лекарственного растительного сырья, в трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для выдачи денег из кассы и служит одновременно расходным кассовым ордером, второй - прилагается к отчету материально ответственного лица, третий - выдается заготовителю.
Акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья (форма N А-1.6)
Оприходование лекарственного растительного сырья как товара оформляется актом после получения положительного анализа.
Акт составляется в двух экземплярах комиссией, в состав которой входят: руководитель организации, материально ответственное лицо, отвечающее за заготовку лекарственного растительного сырья, провизор-технолог или фармацевт. Первый экземпляр акта служит основанием для оприходования лекарственного растительного сырья как товара и вместе с другими приходными документами прилагается к товарному отчету. Второй экземпляр остается в фармацевтической организации.
Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении (форма N А-1.7)
Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении, служит накопительным документом и заполняется лицом, уполномоченным для приема стеклянной посуды от населения. Она составляется в двух экземплярах за смену, день, декаду и т.д. (сроки составления устанавливаются администрацией аптеки). Первый экземпляр ведомости с отсортированной посудой сдается материально ответственному лицу, второй остается у приемщика стеклянной посуды.
Журнал регистрации счетов поступления товаров по группам (форма N А-1.8)
В журнале регистрации счетов поступления товаров по группам ведется учет поступления в аптеку. Журнал служит основным документом для составления отчета.
Поступившие товары отражаются по розничным и оптовым ценам.