МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

     
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

от 14 мая 1998 года N 98/124


О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств
и других медицинских товаров в организациях розничной
фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых
форм, расположенных на территории
Российской Федерации

     

УТВЕРЖДАЮ
заместитель министра
здравоохранения
 Российской Федерации
А.Е.Вилькен
14.05.98

Введение

В новых экономических условиях фармацевтические (аптечные) розничные организации самостоятельно регистрируются как юридические лица с открытием в банке расчетных счетов, составляют бухгалтерские балансы, рассчитываются с государством по налогам. Бухгалтерская отчетность фармацевтических организаций розничного звена (аптек) отличается специфичностью из-за большой номенклатуры и особенностей учета реализуемых по рецептам и без рецептов лекарственных средств и другой медицинской продукции населению, лечебным и профилактическим учреждениям.

При разработке учетной политики фармацевтические розничные организации руководствуются законами Российской Федерации, нормативными актами и методическими указаниями Министерства финансов Российской Федерации, Министерства экономики Российской Федерации, указаниями Государственной налоговой службы, приказами, методическими рекомендациями и указаниями Министерства здравоохранения Российской Федерации. На основе вышеуказанных нормативных актов федеральных ведомств разработаны методические рекомендации учета движения лекарственных средств и других медицинских товаров на основе натуральных измерений в денежном выражении по типовым внутриведомственным формам первичных документов при соблюдении единообразия учета и унификации отчетности в фармацевтических розничных организациях всех форм собственности.

С учетом территориальных особенностей органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации предоставлено право самостоятельно решать организационно-экономические вопросы. В помощь органам управления фармацевтической службы разработаны методические рекомендации по внутриведомственному первичному учету лекарственных средств и других медицинских товаров в розничных фармацевтических организациях, находящихся на территории Российской Федерации.

Описание метода

Методические рекомендации разработаны для использования в практической деятельности розничных аптек всех организационно-правовых форм, работающих в новых экономических условиях фармацевтического рынка.

Впервые разработаны рекомендации с едиными методическими подходами по учету всей номенклатуры медицинской продукции, в том числе: лекарственные средства, гомеопатические лекарственные препараты, перевязочные средства, вспомогательные материалы, парафармацевтическая продукция, детское и диетическое питание, средства профилактической гигиены и косметики, минеральные воды, изделия медицинского назначения для обеспечения здорового образа жизни, предметы очковой оптики, реактивы и диагностические средства, предметы ухода за больными, посуда для медицинских целей, медицинские приборы и инструменты, стоматологические и зубопротезные инструменты и материалы, тара, литература фармацевтическая, медицинская и другие товары.

В соответствии с Законом Российской Федерации от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", нормативными актами и методическими указаниями Минфина РФ, Минздрава России, в целях упорядочения учета движения лекарственных средств, изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции и других медицинских товаров в фармацевтических (аптечных) организациях, осуществляющих фармацевтическую деятельность по розничной реализации, предложены основные положения по учету товарно-материальных ценностей в натуральных измерениях и в денежном выражении по внутриведомственным формам первичных учетных документов.

Методические рекомендации состоят из четырех разделов.

1. Методические рекомендации "О внутриведомственном первичном
учете лекарственных средств и других медицинских товаров
в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех
организационно-правовых форм, расположенных на территории
Российской Федерации"

1.1. Общие положения внутриведомственного первичного учета
лекарственных средств и других медицинских товаров

1.1.1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

1.1.2. При заполнении форм первичных учетных документов движения лекарственных средств и других товарно-материальных ценностей необходимо обеспечить единообразие учета и отчетности в розничных аптечных организациях.

1.1.3. Учет движения лекарственных средств, изделий медицинского назначения, парафармацевтической продукции ведется суммарно на основе натуральных измерений (количественных) в денежном выражении в соответствии с действующими приказами и инструкциями, в валюте Российской Федерации.

1.1.4. Формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы для внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета в розничных фармацевтических (аптечных) организациях.

Первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны содержать обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

- личные подписи указанных лиц.

1.1.5. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

1.1.6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных документов составляются сводные учетные документы.

1.1.7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, могут быть внесены символы штрихового кодирования.

При автоматизированном учете поступления движения товарно-материальных ценностей аптечной организации следует также использовать формы внутриведомственной первичной документации и оформлять их в виде журналов по мере заполнения машинограмм. Листы нумеруются в порядке возрастания и брошюруются. Все листы машинограмм проверяются на правильность их составления и подписываются ответственными лицами. По истечении года они оформляются в журналы, опечатываются с указанием количества листов за год и заверяются подписью руководителя организации.

При необходимости организация обязана изготовлять за свой счет копии этих документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

1.1.8. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

1.1.9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

1.1.10 Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержания в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

1.1.11. Внесение исправления в кассовые и банковские документы не допускаются. В остальные первичные учетные документы исправления могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

1.1.12. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.1.13. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

1.1.14. Первичные учетные документы аптечная организация обязана хранить в течение сроков, устанавливаемых правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

1.2. Учет готовых лекарственных средств
промышленного производства

1.2.1. К готовым лекарственным средствам промышленного производства относятся готовые лекарственные средства, зарегистрированные в Государственном реестре лекарственных средств Министерства здравоохранения Российской Федерации и разрешенные к отпуску как по рецептам, так и без рецепта врача.

1.2.2. За одно готовое лекарственное средство промышленного производства принимают оригинальную единичную упаковку (заводскую, фабричную и т.д.) в готовом для отпуска населению виде (конвалюта, флакон, лента, банка, пакет, ампула, несколько ампул в упаковке и др.).

1.2.3. Учет готовых лекарственных средств, отпущенных населению, ведется на основе натуральных измерений в денежном выражении по кассовым контрольным лентам (на основании Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением), а также по требованиям-накладным лечебно-профилактических учреждений, по выписанным покупателям счетам, по счетам мелкорозничной сети при безналичном расчете.

При замене устаревших контрольно-кассовых машин на прогрессивные с фискальной памятью рекомендуется использование в розничных фармацевтических организациях контрольно-кассовых машин с применением технологии штрихового кодирования медицинской продукции.

1.3. Учет лекарственных средств
индивидуального изготовления

1.3.1. За одно лекарственное средство индивидуального изготовления принимается лекарство в единичной упаковке, изготовленное по одной прописи рецепта или требования, полностью оформленное в соответствии с установленными правилами нормативных документов Минздрава России по оформлению лекарственных средств.

1.3.2. Учет индивидуальных лекарственных средств ведется путем регистрации заказанных лекарственных средств по квитанциям или в Рецептурном журнале за соответствующий отчетный период.

1.3.2.1. Квитанция заполняется при приеме рецепта для индивидуального изготовления лекарственного средства в одном экземпляре.

1.3.2.2. Рецептурный журнал ведется в розничных аптечных организациях с небольшим объемом работы для учета индивидуального изготовления лекарственных средств (бесквитанционный метод). В графе 2 "Номер рецепта" проставляется номер рецепта по порядку с начала рабочего дня (смены), и в конце рабочего дня (смены) подсчитываются итоги по графам, т.е. количество индивидуально изготовленных лекарственных форм и их стоимость.

При осуществлении денежных расчетов с населением за лекарства индивидуального изготовления с помощью контрольно-кассовых машин с фискальной памятью их учет рекомендуется вести по кассовой ленте (фискальному чеку, записям Книги кассира-операциониста).

1.3.3. Учет изготовленных в аптеке лекарственных средств по стационарной рецептуре осуществляется по накладным, требованиям в натуральных показателях и в стоимостном выражении.

1.3.4. Отдельной строкой в Рецептурном журнале или при регистрации заказанных лекарств по квитанциям указывается стоимость дистиллированной воды, если она включена в пропись рецепта, тарифа за изготовление лекарства.

1.4. Учет внутриаптечной заготовки и фасовки
лекарственных средств

1.4.1. За одно лекарственное средство, изготовленное в аптеке в порядке внутриаптечной заготовки и фасовки, принимается лекарство в единичной упаковке в готовом для отпуска виде, оформленное в соответствии с установленными правилами нормативных документов Минздрава России по оформлению лекарственных средств.

1.4.2. Учет лекарственных средств внутриаптечной заготовки и фасовки, изготовление концентратов и полуфабрикатов отражаются в Журнале учета лабораторных и фасовочных работ, может быть два отдельных журнала) в целом по организации или по отделу аптеки.

Ежемесячно составляется справка о дооценке, уценке по лабораторно-фасовочным работам, стоимости дистиллированной воды, тарифе за изготовление.

1.4.3. Цена лекарства внутриаптечного изготовления состоит из стоимости лекарственных ингредиентов, в т.ч. стоимости дистиллированной воды, если она включена в пропись рецепта, стоимости аптечной посуды, стоимости вспомогательных материалов пробок, колпачков, этикеток и т.п.), тарифа за изготовление лекарства.

1.5. Учет лекарственных средств, подлежащих предметно-
количественному учету, в фармацевтических
(аптечных) организациях

1.5.1. В соответствии с приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 10.11.97 N 326 "О правилах выписывания рецептов на лекарственные средства и их отпуске" (номер регистрации в Минюсте России 1503 от 06.04.98) и приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 12.11.97 N 330 "О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических лекарственных средств" (номер регистрации в Минюсте России 07-08-2292-97 от 24.12.97) учет лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету в фармацевтических (аптечных) организациях, осуществляется в следующем порядке:

- перечень наркотических лекарственных средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации;

- лекарственные средства, входящие в Список N 1 "Сильнодействующие вещества" ПККН;

- лекарственные средства, входящие в Список N 2 "Ядовитые вещества" ПККН;

- апоморфина гидрохлорид, атропина сульфат, гоматропина гидрохлорид, дикаин, лития оксибутират, пахикарпина гидройодид списков А и Б.

1.5.2. Этиловый спирт.

1.5.3. Предметно-количественный учет перечисленных лекарственных средств отражается в "Книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету".

Книга учета должна быть пронумерованной, прошнурованной, опломбированной и заверенной подписью и печатью руководства органа управления фармацевтическими (аптечными) организациями субъекта Российской Федерации по прилагаемой форме.

1.5.4. Книга заводится на год. На первой странице указываются лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету. Для каждой лекарственной формы, дозировки, фасовки лекарственного препарата отводится отдельный лист (разворот). Указываются единицы учета для каждого препарата. Исправления зачеркиваются и заверяются подписью материально ответственного лица. Поступление отражается по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход записывается дневными итогами (ежедневные записи) и подразделением на отпуск по амбулаторным рецептам и отпуск лечебно-профилактическим учреждениям, аптечным пунктам и отделам аптеки.

1.5.5. На 1-е число каждого месяца уполномоченное материально-ответственное лицо сверяет фактическое наличие учитываемых лекарственных средств с книжным остатком. При инвентаризации товарно-материальных ценностей аптеки (отдела аптеки) устанавливаются фактические остатки этих лекарственных средств, на что составляется отдельная инвентаризационная опись. В случае выявления отклонений при снятии фактических остатков от книжных данных заведующий аптекой обязан немедленно поставить об этом письменно в известность орган управления фармацевтическими (аптечными) организациями субъекта Российской Федерации, который в 3-5 дневный срок должен провести служебное расследование.

1.5.6. Использованные учитываемые рецептурные бланки должны храниться в сейфе в подшитом, опечатанном, прошнурованном по месяцам и годам виде в течение пяти лет.

1.5.7. Регулярно два раза в год в установленном порядке учитываемые лекарства с истекшим сроком годности, сданные родственниками больных, а также бой и брак подлежат списанию и уничтожению в присутствии представителей органа управления фармацевтической службы, органов УВД и санитарного надзора.

1.5.8. При осуществлении деятельности, связанной с движением лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, и спирта этилового, любые операции, в результате которых изменяются их количество и состояние, подлежат регистрации в "Книге" материально ответственными лицами, уполномоченными на это приказом руководителя организации. Указанная "Книга" хранится после внесения в нее последней записи согласно установленным правилам государственного архивного дела.