3.1. Для обеспечения надлежащего порядка заключения и исполнения договоров юридическому отделу совместно с другими структурными подразделениями необходимо участвовать в разработке специального приказа (инструкции) по данному вопросу, если такой приказ отсутствует на предприятии. Такую работу следует проводить в соответствии с методическими рекомендациями (указаниями) органа юстиции и вышестоящих организаций. Перед разработкой указанного документа рекомендуется изучить имеющиеся материалы по договорной и претензионной работе на предприятии.
3.2. В приказе (инструкции) о ведении договорной и претензионной работы необходимо определить четкий порядок заключения договоров и контроля за их исполнением, а также предъявления и рассмотрения претензий.
По вопросам, касающимся договорной работы, в приказе целесообразно предусмотреть, в частности:
- структурные подразделения (службы), отвечающие за оформление, регистрацию и учет договоров;
- подразделения, с которыми проекты договоров должны быть согласованы, очередность и сроки согласования;
- структурные подразделения, которые должны принимать меры к урегулированию разногласий по проектам договоров;
- службы, оформляющие протоколы разногласий;
- порядок согласования протоколов разногласий;
- порядок рассмотрения и принятия к исполнению поступающих нарядов и других заменяющих их документов;
- систему контроля за исполнением договорных обязательств предприятием и его контрагентами с учетом действующего порядка оценки производственной деятельности предприятий по выполнению заданий и обязательств в соответствии с заключенными договорами;
- формы участия юридической службы в работе по заключению договоров, рассмотрении преддоговорных споров и контроля за состоянием договорной дисциплины на предприятии (с помощью правовых средств);
- учет и хранение договоров, а также всей договорной документации.
По вопросам претензионной работы в приказе (инструкции) рекомендуется определить:
- подразделения, которые ведут претензионную работу, регистрируют и учитывают претензии;
- порядок и сроки представления материалов для предъявления претензий и подготовки ответов на поступающие претензии к предприятию; порядок и сроки подготовки претензий или ответов на предъявляемые к предприятию претензии (в пределах сроков, установленных действующем законодательством*).
________________
* Положение о порядке предъявления и рассмотрения претензий предприятиями, организациями и учреждениями и урегулирования разногласий по хозяйственным договорам (Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР, 1974, N 3, с.3). Устав железных дорог Союза ССР и другие нормативные акты по данному вопросу.
В приказе (инструкции) производственного объединения надо также определить перечень и виды хозяйственных договоров, которые от имени объединения могут заключаться производственными единицами (если в этом есть необходимость). Целесообразно также решить вопрос о необходимости предоставления производственным единицам права ведения претензионной работы от имени объединения. Формы и методы этой работы определяются с учетом специфики производства.
Необходимо принять меры к приведению в соответствие с этим приказом действующих положений о подразделениях и должностных инструкций для работников, занимающихся договорной и претензионной работой, если на предприятии до этого существовал иной порядок ведения договорной работы.
3.3. Юридический отдел совместно с другими подразделениями разрабатывает формы правовых документов (договоров, актов приемки продукции (товаров) по количеству и качеству, претензий, исковых заявлений и др.), используемых на предприятии в работе по заключению и исполнению договоров, а также предъявлению претензий и исков. При подготовке таких форм необходимо руководствоваться нормативными актами, типовыми, примерными договорами, методическими указаниями (рекомендациями) вышестоящих организаций и органов юстиции.
Для оказания помощи целесообразно также подготавливать для каждого подразделения (производственной единицы) образцы правовых документов, наиболее часто применяемых ими в договорно-претензионной работе. Необходимо принимать меры, чтобы соответствующие подразделения использовали в своей практической деятельности указанные формы (бланки) и образцы правовых документов.
Указанные формы (бланки) и образцы документов должны своевременно уточняться при изменении законодательства, условий договора и в других необходимых случаях.
3.4. Перед началом заключения хозяйственных договоров на предстоящий год рекомендуется провести совещание (семинар) с участием руководителей подразделений (производственных единиц) и работников, непосредственно участвующих в договорной работе. Желательно приглашать для участия в нем работников арбитража, если имеется такая возможность. Юридическая служба должна быть инициатором такого мероприятия и принимать активное участие в организации и проведении указанного совещания (семинара). На этом совещании по материалам обобщения практики договорной и претензионной работы за прошлый период рекомендуется рассмотреть недостатки и ошибки, допущенные отдельными подразделениями (должностными лицами).
Материалы совещания должны быть использованы в практической работе с тем, чтобы исключить повторения ошибок в новом хозяйственном году (см.: раздел 7 "Анализ договорной работы" настоящих Методических рекомендаций).