ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ГОРНЫЙ И ПРОМЫШЛЕННЫЙ НАДЗОР РОССИИ

ПРИКАЗ

от 26 марта 1999 года N 51


Об упорядочении архивного хранения документов

____________________________________________________________________
Не применяется на основании
приказа Ростехнадзора от 7 июля 2006 года N 635
____________________________________________________________________

В целях организации работы по хранению документов, образующихся в деятельности Госгортехнадзора России, экспертизе их ценности и подготовке для передачи на государственное хранение,

приказываю:

1. Утвердить Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Госгортехнадзора России (ЦЭК), согласованное с Росархивом, приложение 1.

2. Утвердить постоянно действующую Центральную экспертную комиссию Госгортехнадзора России (ЦЭК) в составе, согласно приложению 2.

3. Начальникам структурных подразделений Госгортехнадзора России:

3.1. В течение II квартала 1999 года организовать работу по отбору документов постоянного хранения (1989-1995 годы) для передачи их на постоянное хранение в центральный архив Госгортехнадзора России, а также дел и документов временного хранения (до 10 лет) с истекшими сроками хранения в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

По результатам отбора составить описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу (75 лет), описи дел, оставленных до минования надобности, акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и представить их на рассмотрение ЦЭК.

3.2. Провести по согласованию с ЦЭК Госгортехнадзора России уничтожение включенных в акты дел с истекшими сроками хранения.

4. ЦЭК Госгортехнадзора России в течение III квартала 1999 года:

4.1. Провести экспертизу представленных материалов.

4.2. Согласовать описи дел по личному составу и утвердить описи дел постоянного хранения и перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение в Государственном архиве Российской Федерации.

4.3. Подготовить и представить на рассмотрение руководству Госгортехнадзора России вместе с актами об утрате документов постоянного и долговременного сроков хранения объяснения начальников структурных подразделений о причинах их утраты и порчи.

4.4. Рассмотреть акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и представить на утверждение руководству Госгортехнадзора России.

5. Считать утратившим силу приказ Госгортехнадзора России от 15.10.92 N 95.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Госгортехнадзора России Б.А.Красных.

Начальник
Госгортехнадзора России
В.Д.Лозовой

Приложение 1
к приказу Госгортехнадзора
России
от 26.03.99 N 51

ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей Центральной экспертной
комиссии (ЦЭК) Госгортехнадзора России

1. Общие положения

1.1. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов (управленческая, научно-техническая, машиночитаемая и другая специальная документация) и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) территориальных органов надзора создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) Госгортехнадзора России.

1.2. ЦЭК является совещательным органом при руководстве Госгортехнадзора России. Решения Комиссии вступают в силу после их утверждения руководством, а в необходимых случаях (пп.2.6 и 2.7 Положения) - только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России (Росархив).

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом Госгортехнадзора России из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений под председательством одного из заместителей начальника. В состав ЦЭК включаются: сотрудник, ответственный за архив (секретарь комиссии), сотрудник делопроизводственной службы, представитель Государственного архива Российской Федерации.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативно-методическими документами Росархива, распорядительными документами Госгортехнадзора России, Перечнем документов со сроками хранения Государственного комитета по надзору за безопасным ведением работ в промышленности и горному надзору при Совете Министров СССР, его республиканских и местных органов за 1973 год, настоящим Положением.

2. Функции Центральной экспертной комиссии

ЦЭК Госгортехнадзора России осуществляет следующие функции;

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Госгортехнадзора России и подведомственных ему территориальных органах надзора.

2.2. Рассматривает предложения об изменении или уточнении сроков хранения отдельных категорий документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями, и в установленном порядке представляет свои решения для рассмотрения Государственным архивом Российской Федерации.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, а также по вопросам организации документов в делопроизводстве (классификация документов, разработка номенклатур дел, подготовка документов для архивного хранения).

2.4. Организует и координирует работу по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел постоянного срока хранения;

описей на документы по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечень документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

2.6. Представляются на рассмотрение в Росархив:

предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

перечни документов со сроками хранения;

списки подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;

положение о ЦЭК Госгортехнадзора России и центральном архиве;

примерные и типовые номенклатуры дел;

инструкции по делопроизводству.

2.7. Представляются в Государственный архив Российской Федерации:

на утверждение:

описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

перечни документов, подлежащих передаче в госархивы

на согласование:

номенклатура дел Госгортехнадзора России;

описи дел по личному составу.

2.8. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и территориальных органов Госгортехнадзора России консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

2.9. Осуществляет методическое руководство работой ЭК территориальных органов Госгортехнадзора России.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК Госгортехнадзора России имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Госгортехнадзора России по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Госгортехнадзора России:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Госгортехнадзора России о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Госгортехнадзора России, а также представителей Росархива.

3.5. Информировать руководство Госгортехнадзора России и подведомственных территориальных органов по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке Госгортехнадзор России в учреждениях Федеральной архивной службы России.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК Госгортехнадзора России работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.

4.2. ЦЭК Госгортехнадзора России работает по плану, утвержденному руководством Госгортехнадзора России.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК Госгортехнадзора России, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК Госгортехнадзора России и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство Госгортехнадзора России (в необходимых случаях по согласованию с Федеральной архивной службой России).

4.5. ЦЭК Госгортехнадзора России в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК Госгортехнадзора России, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

СОГЛАСОВАНО

заместитель руководителя

Федеральной архивной

службы России

В.А.Еремченко

29.05.98

Приложение 2
к приказу Госгортехнадзора
России
от 26.03.99 N 51

СОСТАВ
постоянно действующей Центральной экспертной
комиссии Госгортехнадзора России