МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

ПИСЬМО

от 27 июня 1952 года N Т-1-19/4660


Об упорядочении учета и ведения личных дел учащихся в средних специальных учебных заведениях

____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации на основании
приказа Минобрнауки России от 29 ноября 2013 года N 1296
____________________________________________________________________

В целях улучшения постановки учета и упорядочения ведения личных дел учащихся в средних специальных учебных заведениях Министерство высшего  образования СССР предлагает руководствоваться нижеследующим.

1. Зачисление в число учащихся среднего специального учебного заведения производится приказом директора.

Включение фамилии учащегося в списки классного журнала, табеля посещаемости и т.д. производится после оформления его зачисления приказом  директора.

Отчисление выбывших из учебного заведения учащихся также оформляется приказом директора.

2. На каждого учащегося ведется личное дело, в котором хранятся следующие документы:

а) заявление о поступлении в учебное заведение и автобиография;

б) свидетельство о рождении или нотариально заверенная копия с него*;

_________

* Согласно правилам приема предъявляется лично, поэтому может быть сделана только отметка о предъявлении.

в) свидетельство об окончании семилетней школы* или аттестат зрелости  (обязательно в подлиннике);

____________

* В настоящее время восьмилетней школы.

г) справка с места жительства родителей;

д) экзаменационный лист с отметками, полученными на приемных экзаменах;

е) письменные работы на приемных экзаменах по русскому (и родному)  языку и математике;

ж) характеристики учащегося, составляемые классным руководителем в конце каждого учебного года;

з) итоговые оценки успеваемости учащегося по семестрам и выписки из приказов директора, относящиеся к данному учащемуся (заносятся в личную карточку учащегося);

и) личная карточка учащегося по прилагаемой форме (см. приложение N 2).

3. При переводе учащегося в другое учебное заведение его личное дело направляется в это учебное заведение ценным письмом (по запросу директора). В алфавитной книге учащихся делается об этом соответствующая отметка.

4. При выбытии учащегося из техникума (училища, школы) до окончания  срока обучения ему выдается справка об окончании соответствующего курса с перечислением пройденных им в данном учебном заведении предметов, указанием их объема в часах и оценок по каждому из этих предметов, а также возвращаются (под расписку) свидетельство об образовании и свидетельство о рождении.  Все остальные документы остаются в личном деле учащегося, которое в дальнейшем в установленном порядке сдается в архив.

5. При выбытии учащегося по окончании техникума (училища, школы) ему под расписку возвращается свидетельство о рождении. Если  учащийся пожелает также получить обратно свой документ об окончании семилетней (или средней школы), представленный им при поступлении в среднее специальное учебное заведение, то он должен при этом сдать нотариально заверенную копию свидетельства об окончании семилетней школы (или копию аттестата зрелости), без чего диплом об окончании техникума (училища, школы) ему выдан быть не может.

Все остальные документы (в том числе подлинник или нотариально заверенная копия документа об окончании семилетней или средней школы) остаются в личном деле учащегося, которое в дальнейшем в установленном порядке сдается в архив.

6. В каждом техникуме (училище, школе) в обязательном порядке ведется алфавитная книга учащихся по прилагаемой форме (см. приложение N 1). В нее записываются в алфавитном порядке все учащиеся, зачисленные в учебное заведение.

Для каждой буквы алфавита в данной книге отводится несколько страниц; в пределах каждой буквы ведется своя порядковая нумерация.

Порядковый номер записи учащегося в алфавитной книге одновременно является порядковым номером личного дела учащегося (например, личное дело N к-5, личное дело N л-12 и т.д.).

7. Записи в алфавитной книге и личном деле ведутся четко, аккуратно и только чернилами.

8. В алфавитную книгу учащихся вносятся все учащиеся, независимо от того, когда они поступили в учебное заведение - в начале или в середине учебного года.

При отчислении учащегося до окончания обучения в данном учебном заведении в алфавитной книге записываются дата и причина выбытия из учебного заведения.

9. В алфавитной книге учащихся указываются специальность и квалификация, присвоенные учащемуся по окончании среднего специального учебного заведения, а также номер и дата протокола заседания Государственной квалификационной комиссии и номер выданного учащемуся диплома об окончании данного учебного заведения.

10. Ведение записей в алфавитной книге и ведение личных дел учащихся, а также ответственность за сохранность имеющихся в них документов возлагаются приказом директора на одного из сотрудников учебного заведения.

11. Алфавитная книга учащихся оформляется с расчетом на несколько лет  (не менее чем на 10 лет). Она должна быть прошнурована, пронумерована  и скреплена печатью учебного заведения.

Алфавитная книга хранится у директора и в архив не сдается. При смене  директора книга эта передается по акту.

Приложение N 1

 Алфавитная книга учащихся
_______________________________________________
(наименование среднего специального учебного заведения)

Примечание. В пределах каждой буквы алфавита ведется своя порядковая нумерация.

Приложение N 2