8.1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
8.1.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Министерстве используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати).
8.1.2. Порядок изготовления, использования, учета и хранения гербовых печатей регламентируется ГОСТом Р 51511-99 (Приложение 21). Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
8.1.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр юстиции Российской Федерации. Заявка на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляются Департаментом делопроизводства и передаются в Департамент материально-технического обеспечения, который размещает заказ в типографии.
В Министерстве используется гербовая печать в двух экземплярах. Первый из них закрепляется за руководителем Департамента делопроизводства, второй - за руководителем Финансово-экономического департамента.
Передача гербовых печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускается.
Департаменту государственной службы и кадров изготавливается малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.
8.1.4. В Министерстве гербовой печатью заверяются подписи на документах Министра, заместителей Министра, руководителя финансово-экономического департамента, его заместителя, главного бухгалтера и руководителя Департамента материально-технического обеспечения, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Минюста России представлены соответствующие полномочия.
Гербовой печатью удостоверяются:
все виды договоров и соглашений, заключаемых Минюстом России с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на Министерство функций и задач;
финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Министерства, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;
характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки - о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
Заверение документов финансово-экономической и хозяйственной деятельности, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства Министерства, не гербовыми печатями не допускается.
8.1.5. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.
8.1.6. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерация определяется непосредственно Министром юстиции Российской Федерации. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является руководитель Департамента делопроизводства.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Министра юстиции Российской Федерации и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных документов не допускается.
8.1.7. Для структурных подразделений Министерства в зависимости от целевого назначения изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название конкретного департамента (управления, самостоятельного отдела). Данными печатями удостоверяются подписи руководителей подразделений на внутренних материалах (когда в этом есть необходимость), на различных справках и документах, не требующих особого удостоверения подлинности и носящих, как правило, справочный характер, а также на экземплярах размноженных распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководства Министерства.
Для опечатывания пакетов, бандеролей, заверения различного рода справок изготавливаются круглые мастичные печати "Для пакетов", "Для справок", "Для пропусков" и т.д. В зависимости от потребностей они могут быть номерными.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
8.1.8. Изготовление всех печатей и штампов осуществляется централизованно через Департамент материально-технического обеспечения.
Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и визируются в Департаменте делопроизводства на предмет проверки соответствия эскизов требованиям ГОСТа.
Департамент материально-технического обеспечения размещает заказы и получает изготовленные в типографии печати (штампы), которые передает в Департамент делопроизводства.
Департамент делопроизводства ведет общий учет имеющихся в Министерстве и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков (Приложение 22).
В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку сотрудникам, персонально ответственным за их использование и хранение.
На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
8.1.9. Гербовые печати хранятся на уровне секретных документов. Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).