7.1. Машинописные работы.
7.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в отделе информационного обеспечения Департамента делопроизводства.
Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и машинописной техники в одном-двух экземплярах на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-97 к порядку оформления документов.
В структурных подразделениях Министерства с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил печатаются небольшие по объему (до 2-3-х страниц) материалы.
7.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Министерства.
Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.
7.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа с использованием контрастных носителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета.
Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.
Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или исполненные карандашом, с вклейками из газет и журналов, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.
7.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.
Поступивший материал регистрируется в специальном журнале (Приложение 18). Там же делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с рукописью.
7.1.5. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы за подписью руководства Министерства, к совещанию у Министра и его заместителей, заседаниям коллегии Министерства, проекты приказов и распоряжений.
Срочность исполнения документов определяется руководителем Департамента делопроизводства.
7.1.6. Текст печатается, как правило, на одной стороне листа, через полтора интервала (при необходимости дополнительного редактирования - через два интервала) с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Корректорские работы при печатании не производятся.
Вторая и последующие страницы документа нумеруются. Номер проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.
Перепечатывание исправленных документов производится с учетом степени срочности.
На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа отпечатанного документа проставляется количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, инициалы машинистки и дата исполнения.
При распечатке материала с использованием ПЭВМ в нижней левой части первого листа документа дополнительно указывается наименование его файла.
При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в подразделении он может быть переписан на дискету заказчика. В магнитной памяти ЭВМ записанные тексты хранятся в течение двух месяцев.
7.1.7. Секретные документы печатаются в соответствии с требованиями Временной инструкции по ведению секретною делопроизводства в Минюсте России.
При печатании документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, инициалы машинистки, регистрационный номер и дата печатания документа.
Использованные при печатании документов бланки строгой отчетности и имеющие номера учитываются в отдельной графе журнала учета машинописных работ, в которой указываются помер бланка и фамилия исполнителя.
Отпечатанные документы передаются исполнителю вместе с черновиком под расписку в журнале.
7.1.8. Прием документов на печатание прекращается за час до окончания рабочего дня, за исключением, поступающих от руководства Министерства и срочных.
7.2. Копировально-множительные работы.
7.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в отделе информационного обеспечения Департамента делопроизводства.
Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Министерства.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Министерства ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10-15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при наличии копировальной техники) с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.