4.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, осуществляемых отделом контроля Департамента делопроизводства совместно со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства и иными организациями, находящимися в ведении Министерства, связанных с учетом и анализом сроков и порядка исполнения входящих документов, с целью укрепления исполнительской дисциплины структурных подразделений центрального аппарата Министерства, повышения эффективности деятельности Министерства.
4.2. Департамент делопроизводства осуществляет процесс контроля исполнения документов в соответствии с Конституцией Российской федерации, федеральными законами "Об основах государственной службы Российской Федерации", "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации", Кодексом законов о труде в Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации от 06.06.96 N 810 "О мерах по укреплению дисциплины в системе государственной службы" и от 06.11.96 N 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации", постановлениями и поручениями Правительства Российской Федерации.
4.3. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.
4.4. Контролю в Министерстве подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
4.5. Структурные подразделения центрального аппарата Министерства осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией под общим контролем Департамента делопроизводства.
4.6. Руководитель структурного подразделения центрального аппарата определяет из числа работников исполнителя документа или поручения, который обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов, проектов докладов о ходе и результатах выполнения.
4.7. Общий контроль за соблюдением сроков и качества исполнения документов, перечень которых указан в пункте 4.4., осуществляет отдел контроля Департаменты делопроизводства, который еженедельно готовит информационные справки о состоянии работы с контрольными документами.
4.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
4.9. Постановка поручений и документов на контроль.
4.9.1. Постановку поручений и документов на контроль осуществляет отдел контроля Департамента делопроизводства при предварительном их рассмотрении.
4.9.2. На поручение или документ, требующий исполнения, в правом верхнем углу подлинника ставится штамп "Минюст России. Контроль".
4.9.3. Копии документов со штампом "Минюст России. Контроль", после их рассмотрения руководством Министерства, направляются в структурные подразделения - исполнители и в отдел контроля Департамента делопроизводства.
4.9.4. В отделе контроля Департамента делопроизводства на каждый контрольный документ в электронной базе данных заводится контрольная карточка, в которой отражаются входящий номер Министерства и его дата, номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения - исполнителя и другая информация.
Электронные карточки контрольных документов систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.
4.10. Предварительный контроль исполнения поручений и документов.
4.10.1. Предварительный контроль осуществляется на основании карточек контрольных документов, направляемых в структурные подразделения центрального аппарата Министерства, являющиеся основными исполнителями документа.
4.10.2. Карточки контрольных документов, по которым дано поручение Министром юстиции Российской Федерации, имеют в заголовке обозначение "М".
4.10.3. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, на основании карточек контрольных документов осуществляют контроль за исполнением документов работниками соответствующего структурного подразделения и информирование отдела контроля Департамента делопроизводства о состоянии исполнения документа.
4.11. Предупредительный контроль исполнения поручений и документов.
4.11.1. Предупредительный контроль осуществляется на основании перечней контрольных документов, направляемых еженедельно заместителям Министра, курирующим соответствующие структурные подразделения, и в Департамент управления.
Перечень контрольных документов содержит информацию о поручениях и документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.
4.11.2. Отдел контроля выясняет в структурном подразделении фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя поручения, ход его исполнения, напоминает об истечении срока его исполнения.
4.12. Аналитический контроль исполнения поручений и документов.
4.12.1. Аналитический контроль представляет собой еженедельный и ежемесячный анализ состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства.
4.12.2. Отдел контроля Департамента делопроизводства еженедельно готовит информацию об исполнении контрольных документов с поручениями Министра юстиции Российской Федерации, которая содержится в справках об исполнении контрольных документов, а также в перечне неисполненных контрольных документов.
4.12.3. Справка об исполнении контрольных документов за прошедшую неделю, содержащая подробную информацию по каждому контрольному поручению, сроках его исполнения или неисполнения, и перечень неисполненных контрольных документов за предыдущий период представляется каждую пятницу в Департамент управления.
Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются заместителям Министра, курирующим соответствующие структурные подразделения Министерства.
4.12.4. Справка об исполнении документов с поручениями Министра юстиции Российской Федерации представляется для доклада Министру юстиции Российской Федерации. В ней содержится информация об общем количестве контрольных документов в Министерстве, количестве документов, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных.
4.12.5. Ежемесячно отдел контроля Департамента делопроизводства анализирует состояние исполнительской дисциплины в Министерстве. По результатам анализа готовится отчет, который представляется для доклада руководству Министерства.