3.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот.
3.2. В Министерстве различается три основных потока документации:
- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками Министерства в управленческом процессе (внутренние).
3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение входящей корреспонденции.
3.3.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Министерство корреспонденции осуществляется работниками Департамента делопроизводства.
В вечернее и нерабочее время документы принимаются дежурным по Министерству, который затем передает их в отдел обработки документов Департамента делопроизводства.
Документы, полученные работниками Министерства от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в Департамент делопроизводства.
3.3.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
3.3.3. В отделе обработки документов вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах.
Один экземпляр остается в отделе обработки документов, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
3.3.4. Вся входящая корреспонденция (кроме обращений граждан, личной переписки и перечня документов в соответствии с п.3.3.7) подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе обработки документов Департамента делопроизводства.
На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере.
3.3.5. Регистрационный номер, присваиваемый Департаментом делопроизводства, состоит из порядкового номера документа.
3.3.6. Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электронной базы данных Департамента делопроизводства.
3.3.7. Перечень документов, не подлежащих регистрации в Департаменте делопроизводства:
- копии документов, присланные для сведения;
- телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности.
В Департаменте делопроизводства на этих документах ставится только дата поступления.
3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится Департаментом делопроизводства с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения, исходя из оценки содержания документа.
3.3.9. Федеральные законы, указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации передаются в отдел контроля для определения вопроса о необходимости их постановки на контроль.
Документы данного вида докладываются Министру юстиции Российской Федерации и его заместителям в соответствии с существующим распределением полномочий.
3.3.10. К документам, направляемым на доклад Министру или его заместителям прилагается сопроводительный лист (Приложение 9), содержащий следующую информацию: фамилия должностного лица или фамилии лиц, которым документ направлен на проработку, входящий номер и дата регистрации, номера документов, имеющих отношение к рассмотрению данного вопроса, фамилии их исполнителей, подпись руководителя, дата подписания резолюции.