15.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурном подразделении Аппарата. Затем дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения сдаются в Архив по графику, утвержденному Руководителем Аппарата.
15.6.2. Дела со сроками хранения до 5 лет и с пометкой "До минования надобности" хранятся в структурных подразделениях Аппарата до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.
15.6.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.
15.6.4. В подготовленном к сдаче в Архив деле постоянного хранения на последнем листе внутренней описи делается запись (или проставляется штамп) "В Архив", которая заверяется подписью руководителя структурного подразделения Аппарата. В делах временного хранения, подлежащих сдаче в Архив, отметка о списании делается на внутренней стороне обложки дела.
15.6.5. В структурных подразделениях Аппарата в конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения работниками, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (приложения N 18,19). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.
15.6.6. Дела, оставленные на контроле в структурном подразделении, включаются в опись дел года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле).
15.6.7. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения Аппарата. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется "То же", при этом другие реквизиты указываются полностью, но в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.
15.6.8. В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.
15.6.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
15.6.10. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в структурное подразделение Аппарата для устранения недостатков.
15.6.11. Передача дел осуществляется по описям дел или актам (приложение N 20), которые подписывают представители структурного подразделения и Архива, участвующих в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи или акта хранится в Архиве, а другой - в структурном подразделении Аппарата, сдавшем дела.
15.6.12. При передаче дел в Архив по описи на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников структурного подразделения Аппарата и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
15.6.13. На основании описей дел структурных подразделений Аппарата Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ЦИК России постоянного и временного хранения, которые рассматриваются на ЦЭК.
15.6.14. По указанию руководителя структурного подразделения Аппарата к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительном листе. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве работником, ответственным за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении.
15.6.15. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации по отдельной инструкции.