ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 9 июля 1999 года N 7/43-III

Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

(с изменениями на 22 сентября 2009 года)
____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Центризбиркома России
 от 15 декабря 2010 года N 231/1514-5
____________________________________________________________________

Центральная избирательная комиссия Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений Аппарата Центральной избирательной комиссии Российской Федерации осуществить необходимые меры по введению в действие указанной Инструкции, обеспечить строгое соблюдение установленных ею правил и порядка работы с документами.

3. Считать утратившим силу Постановление Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 1 сентября 1995 года N 11/78-II.  

Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.Вешняков

Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
О.К.Застрожная

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 10 декабря 2004 года N 132/926-4

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

(в редакции постановления Центризбиркома России от 10 декабря 2004 года N 132/926-4
(с изменениями, внесенными постановлением Центризбиркома России от 20 декабря 2006 года N 192/1204-4;
постановлением ЦИК России от 12 сентября 2007 года N 29/210-5;
постановлением ЦИК России от 20 ноября 2007 года N 61/542-5;
постановлением ЦИК России от 25 сентября 2008 года N 132/968-5;
постановлением ЦИК России от 24 марта 2009 года N 153/1089-5;

постановлением ЦИК России от 7 июля 2009 года N 165/1182-5;
постановлением ЦИК России от 21 августа 2009 года N 168/1202-5;
постановлением ЦИК России от 22 сентября 2009 года N 173/1221-5) -

см. предыдущую редакцию)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об Архивном деле в Российской Федерации", и другими федеральными законами, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Регламентом Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положением об Аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Аппарат), а также постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России.

1.2. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы").

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и работников Аппарата, Федерального центра информатизации при ЦИК России (далее - ФЦИ) и Российского центра обучения избирательным технологиям при ЦИК России (далее - РЦОИТ).

1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов руководитель структурного подразделения Аппарата передает неисполненные документы другому исполнителю.

1.5. Руководитель структурного подразделения Аппарата определяет ответственного за ведение делопроизводства работника, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в электронную базу данных подразделения информации о документах), информирует руководителя о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу в подразделении, готовит проект номенклатуры дел подразделения, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив), выдает работникам документы и дела, контролирует их возврат, знакомит работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.

1.6. Обеспечение функционирования и совершенствования системы делопроизводства с использованием ГАС "Выборы", методическое сопровождение организации делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление документационного и кадрового обеспечения.

1.7. В настоящей Инструкции используются следующие термины:

автоматизированные средства делопроизводства (далее - АСД) - комплекс программных средств ГАС "Выборы" подсистемы автоматизации административной деятельности избирательных комиссий, предназначенный для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности ЦИК России;

бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России (в структурном подразделении Аппарата), не выходящий за пределы ЦИК России (структурного подразделения Аппарата);

входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ;

делопроизводство, документационное обеспечение (управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в ЦИК России;

докладная записка - документ, адресованный руководителям ЦИК России, руководителям структурных подразделений, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов в ЦИК России с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме;

исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ЦИК России за подписью уполномоченного на то должностного лица;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

координатор исполнения - член ЦИК России, указанный в резолюции руководителей ЦИК России первым и координирующий работу по исполнению документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в структурных подразделениях Аппарата, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности ЦИК России;

ответственный за исполнение - руководитель структурного подразделения Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ, указанный в резолюции руководителей ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;

подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;

поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

секретарь приемной - работник отдела прохождения документации, работающий в приемной Председателя, заместителя Председателя, секретаря ЦИК России, члена ЦИК России и Руководителя Аппарата;

соисполнители - члены ЦИК России, указанные в резолюции руководителей ЦИК России после координатора исполнения, и лица, указанные после ответственного за исполнение;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным, правовым или иным актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом;

формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

электронная регистрационная карточка документа (далее - ЭРК) -регистрационная карточка, создаваемая при регистрации документа с использованием АСД.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ЦИК России корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе прохождения документации Управления документационного и кадрового обеспечения (далее - отдел прохождения документации) с использованием АСД.

2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, работником отдела прохождения документации составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.5. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

Документы, адресованные лично Председателю, заместителю Председателя, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, передаются им через секретарей приемных под расписку.

2.6. Прием адресованных руководителям ЦИК России документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся в отделе прохождения документации и являющийся официальным почтовым ящиком ЦИК России.

2.7. Оперативная информация, поступающая по электронной почте ГАС "Выборы" на почтовый ящик абонента, не являющийся официальным почтовым ящиком ЦИК России, подлежит учету в соответствующем структурном подразделении Аппарата.

2.8. Прием писем, поступающих по сети Интернет и относящихся к избирательной деятельности, осуществляет отдел прохождения документации.

2.9. Прием адресованных руководителям ЦИК России факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, который находится в отделе прохождения документации, осуществляет отдел прохождения документации.

Факсограммы, поступающие в структурные подразделения как необходимая для работы оперативная информация, в отделе прохождения документации не регистрируются.

2.10. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 1).

2.11. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

На оборотной стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.