7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании ЦИК России, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать три рабочих дня после дня заседания, если иной срок не определен федеральными законами или оговорен на заседании.
7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия ЦИК России решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. Например: "Возложить контроль за исполнением постановления на члена ЦИК России (инициалы, фамилия) и Планово-финансовое управление (инициалы, фамилия руководителя структурного подразделения). О результатах исполнения проинформировать ЦИК России до (ставится конкретная дата)".
7.3.4. Текст постановления (выписки из протокола), а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются в протокольном отделе на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде. Приложения, созданные в структурных подразделениях Аппарата ЦИК России, ФЦИ или РЦОИТ при помощи программных средств системы ГАС "Выборы", преобразуются в файлы формата Microsoft Word 2000 и в машиночитаемом виде передаются в протокольный отдел. На каждом листе документа внизу справа проставляется имя файла. Документ, подлежащий подписанию, визируется членами ЦИК России и руководителями структурных подразделений Аппарата, обеспечивавшими его подготовку и доработку. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.
7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (выписке из протокола) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, начальником Правового управления и в редакционно-издательском отделе, а также начальником Планово-финансового управления, если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ЦИК России организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей.
7.3.6. К оформленному для подписания постановлению (выписке из протокола) исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан (приложение N 5).
Список рассылки документов подписывается исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения Аппарата и утверждается секретарем ЦИК России.
7.3.7. Оформленный комплект документов (постановление или выписка из протокола, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает в протокольный отдел для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись секретарю и Председателю ЦИК России.
7.3.8. Если на заседании ЦИК России функции Председателя ЦИК России осуществлял заместитель Председателя ЦИК России, а в его отсутствие - секретарь ЦИК России или один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, а также если функции секретаря ЦИК России осуществлял один из членов ЦИК России с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении, выписке из протокола, поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:
"Заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае временного отсутствия Председателя ЦИК России;
"Исполняющий обязанности Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае отсутствия заместителя Председателя ЦИК России и при наличии решения ЦИК России о возложении на секретаря либо одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций Председателя ЦИК России;
"Исполняющий обязанности секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации" - в случае наличия распоряжения Председателя ЦИК России или исполняющего обязанности Председателя ЦИК России о возложении на одного из членов ЦИК России с правом решающего голоса функций секретаря ЦИК России.
После подписания документы регистрируются в протокольном отделе с использованием АСД, электронная версия присоединяется к ЭРК. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.
7.3.9. Постановления, выписки из протокола, протокольные поручения, поступившие в ходе заседания ЦИК России (далее - протокольные поручения), нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ЦИК России.
Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например, 3/7-4).
Номер выписки из протокола состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера выписки из протокола данного заседания, разделенных дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например, 2-1-4).
Номер протокольного поручения состоит из номера протокола заседания ЦИК России, порядкового номера протокольного поручения перед которым ставится заглавная буква "П", разделенных дефисом, и отделенной от них вторым дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава ЦИК России (например, 2-П1-4).
Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов.
7.3.10. Зарегистрированные документы передаются в структурные подразделения Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ в электронном виде.
7.3.11. Копии постановлений ЦИК России (выписок из протокола) направляются в обязательном порядке членам ЦИК России, Руководителю Аппарата, в Архив, отдел планирования работы ЦИК России и контроля Управления документационного и кадрового обеспечения (далее - отдел планирования и контроля), а также в соответствии со списком рассылки - в другие организации.
7.3.12. Копии постановлений ЦИК России, выписок из протокола направляются отдельным гражданам в случае, если их обращение в ЦИК России послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России.
7.3.13. Если копии постановления, выписки из протокола необходимо отправить по электронной почте, исполнитель указывает это в списке рассылки.
7.3.14. В протокольном отделе документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать с надписью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного и кадрового обеспечения", удостоверяющая подписи Председателя и секретаря ЦИК России (без воспроизведения подписей).
Изготовленный тираж передается в отдел прохождения документации для отправки.
Рассылка документов по электронной почте осуществляется отделом прохождения документации.
7.3.15. Работники протокольного отдела вносят перечень зарегистрированных постановлений и выписок из протокола заседания ЦИК России в электронный каталог, обрабатывают файлы с текстами документов для дальнейшего использования с применением компьютерных средств, размещения в сети Интернет и передачи в редакционно-издательский отдел для опубликования в журнале "Вестник Центральной избирательной комиссии Российской Федерации". Работники протокольного отдела контролируют полноту и идентичность текстов документов на бумажном носителе и информации, содержащейся в файлах.