2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ЦИК России корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе прохождения документации Управления документационного и кадрового обеспечения (далее - отдел прохождения документации) с использованием АСД.
2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, работником отдела прохождения документации составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
2.5. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
Документы, адресованные лично Председателю, заместителю Председателя, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, передаются им через секретарей приемных под расписку.
2.6. Прием адресованных руководителям ЦИК России документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся в отделе прохождения документации и являющийся официальным почтовым ящиком ЦИК России.
2.7. Оперативная информация, поступающая по электронной почте ГАС "Выборы" на почтовый ящик абонента, не являющийся официальным почтовым ящиком ЦИК России, подлежит учету в соответствующем структурном подразделении Аппарата.
2.8. Прием писем, поступающих по сети Интернет и относящихся к избирательной деятельности, осуществляет отдел прохождения документации.
2.9. Прием адресованных руководителям ЦИК России факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, который находится в отделе прохождения документации, осуществляет отдел прохождения документации.
Факсограммы, поступающие в структурные подразделения как необходимая для работы оперативная информация, в отделе прохождения документации не регистрируются.
2.10. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 1).
2.11. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
На оборотной стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде ЭРК.
Информация о зарегистрированных документах с использованием АСД передается в соответствующие структурные подразделения Аппарата.
2.12. После регистрации документов в отделе прохождения документов их доклад Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России и секретарю ЦИК России осуществляется в соответствии с порядком, установленным распоряжением Председателя ЦИК России.
2.13. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации после регистрации направляются Председателю, заместителю Председателя, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата и в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки (приложение N 2).
2.14. После доклада документы с резолюцией Председателя, заместителя Председателя или секретаря ЦИК России направляются в отдел прохождения документации для внесения резолюций в ЭРК.
Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата, секретари приемных заместителя Председателя, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата получают документы в отделе прохождения документации, расписываясь за них в карточках.
В структурных подразделениях Аппарата документы, полученные из отдела прохождения документации, вторично не регистрируются.
2.15. Если в резолюции руководителей ЦИК России указаны члены ЦИК России и руководители структурных подразделений, то работу по исполнению документа координирует член ЦИК России, указанный в резолюции первым, - координатор исполнения. Координатору исполнения передается копия документа. Подлинник документа передается руководителю структурного подразделения, указанному в резолюции первым после члена (членов) ЦИК России, - ответственному за исполнение. Остальным членам ЦИК России, руководителям структурных подразделений, указанным в резолюции (соисполнителям), - передаются копии документа.
Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению ответственного за исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.
2.16. Передача подлинников входящих документов из одного структурного подразделения Аппарата в другое осуществляется только через отдел прохождения документации, работник которого вносит соответствующую отметку в ЭРК.
2.17. Документы, поступившие из избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в структурные подразделения Аппарата, подлежат обязательной передаче в отдел прохождения документации для регистрации.
2.18. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в выходные дни, принимаются оперативным дежурным ЦИК России, записываются в журнал установленной формы и передаются в отдел прохождения документации на следующий день. Секретные пакеты не вскрываются и передаются в запечатанном виде в отдел прохождения документации.
2.19. Документы, обеспечивающие правовую основу внешних связей ЦИК России с зарубежными избирательными органами и международными организациями (соглашения, протоколы и иные подобные документы), а также документы, обеспечивающие правовую основу взаимодействия ЦИК России с государственными органами Российской Федерации, российскими общественными и иными некоммерческими организациями (соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в отделе прохождения документации Управления организационного и документационного обеспечения. Подлинники зарегистрированных документов передаются на хранение в Архив.