5. Все поступающие в органы безопасности письменные обращения, в том числе сообщения о преступлениях, учитываются и регистрируются в секретариатах* в день их поступления в книге предложений, заявлений и жалоб (образец - приложение 1), которая ведется в каждом органе безопасности, а также в каждом расположенном в отдельном населенном пункте подразделении территориального органа безопасности и органе безопасности в войсках.
________________
* Под секретариатами в настоящей Инструкции понимаются Управление делами ФСБ России, секретариаты органов безопасности и должностные лица, выполняющие обязанности секретарей.
Аналогичным образом в секретариатах регистрируются обращения, получаемые сотрудниками непосредственно от граждан, обратившихся к ним как к представителям органов безопасности.
Обращения граждан, принятые по телефону, оформляются справками, которые в свою очередь также подлежат регистрации в порядке, установленном для обращений в письменной форме.
Общий учет обращений, поступающих в адрес ФСБ России и ее руководства, осуществляется отделом писем Управления делами ФСБ России.
6. Каждому обращению присваивается регистрационный номер. Штамп с регистрационным номером проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Обращения с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" не вскрываются, штамп с регистрационным номером проставляется на конверте.
Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, "Д-19", "С-63"), коллективные и анонимные обращения - содержат буквы "Кл" или "Ан" и номер (например, "Кл-137", "Ан-65"). Обращениям с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" дополнительно присваивается буквенный индекс "Лп" (Личная почта, например, "Лп-В-15", при отсутствии на конверте данных об авторе - "Лп-15").
В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.
7. Повторным обращениям* при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер.
________________
* Под повторными обращениями в настоящей Инструкции понимаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель был не удовлетворен данным ему ответом.
8. Сопроводительные письма к обращениям регистрируются как отдельные документы в установленном порядке*.
________________
* Управление делами ФСБ России направляет в органы безопасности, а также в другие государственные органы, учреждения и организации поступившие в ФСБ России обращения за присвоенными им регистрационными номерами.
Резолюции к письменным обращениям оформляются на отдельных листах (типовые формы листа резолюции - приложение 2).
9. Справки, заключения и другие документы по результатам рассмотрения обращений подлежат обязательной регистрации как подготовленные документы в соответствии с требованиями делопроизводства в органах безопасности.
Данное требование распространяется также на направляемые военнослужащими и гражданским персоналом органов безопасности обращения, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.
10. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с требованиями по обеспечению режима секретности в работе с документами в органах безопасности.
11. Обращения, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Листы резолюций и конверты (если они подлежат хранению вместе с обращениями) нумеруются и вносятся в опись как листы дела.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
12. Сроки хранения обращений и материалов, связанных с их рассмотрением, определяются в соответствии с перечнями документальных материалов и сроков их хранения, действующими в органах безопасности. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями органов безопасности может быть принято решение об увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений и материалов по их рассмотрению.
13. Дела после завершения делопроизводства по ним и по истечении установленных сроков хранения в секретариатах сдаются в архивы органов безопасности.
14. Начальники и другие должностные лица при рассмотрении обращений обязаны:
а) своевременно и всесторонне разбираться в существе обращения, в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверки указанных в обращении фактов, принимать другие меры с целью объективного рассмотрения поступивших обращений;
б) принимать в пределах компетенции законные и обоснованные решения по обращениям и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;