XIX. Помещения для ведения делопроизводства в суде.
Хранилища дел и документов. Охрана помещений и хранилищ
229. Помещения и хранилища, в которых ведется делопроизводство и хранятся судебные дела, документы, вещественные доказательства в рабочее и нерабочее время, должны отвечать требованиям, обеспечивающим их сохранность. К таким помещениям и хранилищам относятся кабинеты судей, канцелярия и архив суда. Их размещение и оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в этих помещениях и хранилищах судебных дел, документов и вещественных доказательств.
Входные двери этих помещений и хранилищ должны быть оборудованы замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время, двери канцелярии и архива сверх того - обиты металлом, а окна защищены металлической решеткой. Для контроля за входом могут устанавливаться шифрованные и электронные замки. Помещения и хранилища оснащаются противопожарной и охранной сигнализацией, связанной с постом охраны или пультом централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны.
230. В помещения и хранилища допускаются председатель суда, его заместитель, судьи, а также лица, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях и хранилищах работам. Доступ других лиц в помещения и хранилища может быть разрешен только в случае служебной необходимости председателем суда либо его заместителем.
231. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в помещениях и хранилищах должны способствовать выполнению работы исполнителями в условиях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности лиц за сохранность судебных дел, документов и вещественных доказательств.
Для приема и выдачи дел и документов в канцелярии и архиве выделяется часть помещения, изолированная барьером.
В помещениях и хранилищах запрещается хранение посторонних предметов.
232. Для хранения дел, документов, вещественных доказательств помещения и хранилища снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов.
Разрешается хранение архивных дел и вещественных доказательств на открытых стеллажах при условии надежной изоляции хранилища от других помещений суда и надлежащих мер против бесконтрольного проникновения в это хранилище.
233. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, помещения и хранилища запираются и опечатываются. При опечатывании мастика или сургуч накладываются так, чтобы исключить возможность их снятия без повреждения оттиска печати.
234. Ключи от сейфов, металлических шкафов, помещений и хранилищ (за исключением ключей от сейфов и металлических шкафов, находящихся в кабинетах судей, а также ключей от кабинетов судей) в нерабочее время хранятся в одном из сейфов или металлических шкафов. Ключ от этого сейфа или металлического шкафа и ключ от входной двери помещения передаются заведующему канцелярией (старшему секретарю).
Запрещается хранить ключи от сейфов, металлических шкафов в рабочих столах.
235. Сдачу ключей, а также получение ключей, вскрытие помещений и хранилищ производят работающие в них сотрудники, ответственные за сохранность судебных дел, документов и вещественных доказательств. Списки таких лиц утверждаются председателем суда.
При отсутствии лиц, отвечающих за сохранность дел, документов, вещественных доказательств, помещения и хранилища могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию председателя суда, о чем составляется акт.
236. Перед вскрытием помещений и хранилищ должна быть проверена целость оттисков печатей, исправность запоров. При обнаружении нарушения целости оттисков печатей, повреждения запоров или других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения посторонних лиц, помещения не вскрываются, а составляется акт, и о случившемся немедленно ставится в известность председатель суда.
237. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях и хранилищах производятся только в присутствии работников, отвечающих за сохранность дел и документов.
Во время уборки и хозяйственных работ все дела и документы должны находиться в сейфах и металлических шкафах.
238. На случай пожара, аварии или стихийного бедствия разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая председателем суда, в которой предусматривается порядок вызова должностных лиц, вскрытия помещений и хранилищ, очередность спасения судебных дел, документов и вещественных доказательств и дальнейшего их хранения.
239. Запрещается выносить из помещения суда для выполнения работы на дому судебные дела и документы, за исключением случаев рассмотрения дела на выездной сессии.
240. Для опечатывания помещений, хранилищ, сейфов и металлических шкафов выдаются номерные металлические печати под расписку в журнале (форма N 62).
В этом же журнале учитываются выданные для работы резиновые печати и штампы суда, а также ключи от сейфов и металлических шкафов.