МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 1 марта 1999 года N 150


Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа МВД России от 4 декабря 2006 года N 987
____________________________________________________________________

В целях совершенствования организации делопроизводства и порядка работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.

2. Начальникам главных управлений, управлений, Следственного комитета при МВД России, главнокомандующему внутренними войсками МВД России, начальникам подразделений, непосредственно подчиненных МВД России:

2.1. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим приказом и обеспечить ведение делопроизводства и работы с обращениями граждан в подразделениях Министерства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным рассмотрением поступающих на исполнение документов и обращений граждан.

2.2. Принять меры по рациональному размещению в служебных помещениях рабочих мест сотрудников секретариатов (канцелярий), обеспечить их средствами связи, компьютерной и оргтехникой.

3. Аппарату Министра (Калатанову Ю.Н.) систематически анализировать состояние документооборота и работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России, вырабатывать и вносить предложения по совершенствованию процессов подготовки, обработки документов, укреплению исполнительской дисциплины в подразделениях центрального аппарата и подчиненных МВД России.

4. Хозяйственному управлению МВД России (Нелезину П.В.) обеспечить по заявкам подразделений центрального аппарата Министерства изготовление необходимого количества бланочной и картотечной продукции, предусмотренной Инструкцией, утвержденной настоящим приказом.

5. Министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, начальникам УВДТ, ОУМТиВС, РУБОП, УВД (ОВД) УРО МВД России, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России разработать и утвердить инструкции по организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в аппаратах МВД, ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, УВДТ, ОУМТиВС, РУБОП, УВД (ОВД) УРО, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России и подчиненных подразделениях.

6. Настоящий приказ считать вступившим в действие с 1 июня 1999 года.

7. Считать утратившим силу приказ МВД России от 14 января 1993 года N 10.

8. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра по направлениям служебной деятельности курируемых подразделений.

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в
центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России* в процессе осуществления своих задач и функций, определенных собственными положениями о них.

________________

* Далее - "подразделения Министерства".

2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления* и Государственными стандартами Российской Федерации.

________________      

* Далее - "ГСДОУ". Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года N 33.

3. Организация и совершенствование системы делопроизводства и работы с обращениями граждан на основе единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной и иной организационной техники, методическое руководство секретариатами (канцеляриями)*, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляются Аппаратом Министра внутренних дел Российской Федерации**.

________________

* Далее - "секретариатами".

** Далее - "Аппарат Министра".

4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, работы с обращениями граждан, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников, военнослужащих, госслужащих и работников*, осуществляющих делопроизводство, в подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

________________

* Далее - "работники".

5. В подразделениях Министерства непосредственно отвечают за организацию и состояние делопроизводства и работы с обращениями граждан начальники секретариатов.

6. Положение о секретариате, должностные инструкции его работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции, положения о подразделении Министерства и утверждаются его руководителем.

7. На работников секретариатов возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов и письменных обращений граждан;

учет внутренних документов;

передача документов и писем граждан на рассмотрение руководителю подразделения Министерства, и после получения соответствующих указаний (резолюций), непосредственно исполнителю;

учет находящихся (отправляемых) документов, отправка их адресатам;

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов и писем граждан;

организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства и рассмотрению обращений граждан;

подготовка и ведение номенклатуры дел подразделения Министерства, представление в установленном порядке проекта номенклатуры дел на согласование в Центральный архив МВД России;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел с постоянными и длительными сроками хранения в архив;

выдача приказов, документов и дел, контроль за их возвратом;

участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у работников подразделения Министерства;

информирование руководителя подразделения Министерства об исполнении документов, писем граждан и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами и обращениям граждан;

подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного сроков хранения, представление их на согласование в Центральный архив МВД России для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) МВД России;

проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям;

организация изучения с личным составом подразделений Министерства нормативных правовых актов, информационных и методических документов по проблемам, относящимся к организации делопроизводства и работы с обращениями граждан;

консультирование, проведение практических занятий по вопросам работы с документами и обращениями граждан;

участие в проведении служебных расследований по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную тайну и конфиденциальную информацию ограниченного распространения;

техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, на установку телефонных аппаратов, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении Министерства, а также мест хранения документов и ключей от указанных хранилищ;

обеспечение и контроль работы автотранспорта, закрепленного за подразделением Министерства (если не установлен иной порядок).

8. Работники подразделений Министерства несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты служебных документов работник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю подразделения Министерства, который обязан об утрате документа проинформировать Аппарат Министра и принять исчерпывающие меры к его поиску.

9. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работника, постоянно работающего с соответствующими материалами.

Работники подразделений Министерства не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в открытой научной и преподавательской деятельности закрытую информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на это не дано специальное разрешение руководства Министерства.

10. Передача документов, их копий из подразделений Министерства работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя подразделения Министерства, а документов, зарегистрированных в Аппарате Министра - начальника Аппарата Министра.

О передаче документов делаются соответствующие отметки в электронных карточках документов и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

11. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 10 настоящей Инструкции через Управление информации МВД

России.

12. Международный обмен информацией об уголовных преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в порядке установленном настоящей Инструкцией и с учетом положений Свода правил Международной организации уголовной полиции Интерпол, а также рекомендаций Генеральной Ассамблеи Интерпол.*

________________

* Федеральный закон от 4 июля 1996 года N 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 июля 1996 года N 28, ст.3347); постановление Правительства Российской Федерации от 14 октября 1996 года N 1190 "О утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола" (Собрание законодательства Российской Федерации от 21 октября 1996 года N 43, ст.4916).

13. Секретное и несекретное делопроизводство в подразделениях Министерства ведется совместно.

II. Основные виды документов

14. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правом актам;

в документе не должно быть помарок и исправлений;

документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями настоящей Инструкции;

содержание документа должно быть строго последовательным, изложенным точным (выражения исключают двойное толкование), кратким.

15. В деятельности подразделений Министерства используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федераций и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.

Наименование вида документа, составленного или изданного подразделением Министерства, регламентируется положением о подразделении Министерства и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации*, Положением о Министерстве внутренних дел Российской Федерации.

________________

* ГОСТ Р 6.30-97 от 1 июля 1998 года.

Виды документов подразделений Министерства определяются Табелем документов, утвержденным руководителем подразделения Министерства (глава VIII настоящей Инструкции).

В письме наименование вида документа не указывается.

III. Реквизиты документов

16. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников информации.

16.1. Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм); допускается использование бумаги форматов А3 (294х420 мм) и А6 (105х148 мм).

16.2. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств ПЭВМ, печатаются в текстовом редакторе, шрифтом размером N 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

16.3. Для выделения части текста документа (за исключением официальных писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.