Верховный Суд Российской Федерации
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ПРИКАЗ

от 28 декабря 1999 года N 169

Об утверждении временной инструкции
по делопроизводству в Верховных Судах республик, краевых
и областных судах, судах городов федерального значения,
судах автономной области и автономных округов

____________________________________________________________________
Инструкция, утвержденная настоящим приказом,
утратила силу с 1 января 2005 года на основании
приказа Судебного департамента при Верховном
Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 года N 161
____________________________________________________________________

В целях обеспечения временных организационных основ делопроизводства в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов в соответствии с пунктом 12 статьи 6 Федерального закона от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации"

приказываю:

1. Утвердить временную Инструкцию по делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (прилагается).

2. Довести настоящий Приказ до сведения председателей верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов.

3. Главному управлению организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента (Перепеченов А.Я.):

3.1. Осуществлять контроль за организацией делопроизводства в аппаратах верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов в строгом соответствии с прилагаемой временной Инструкцией.

3.2. Организовать разработку необходимого программного обеспечения для обработки учетно-статистических карточек, введенных в действие прилагаемой временной Инструкцией, в срок до 1 июля 2000 года.

3.3. Ввести в опытную эксплуатацию данное программное обеспечение в вышеназванных судах в срок до 1 сентября 2000 года.

4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента Воронова В.А.

Генеральный директор
В.С. Чернявский

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 28 декабря 1999 года N 169

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Верховных Судах республик,
краевых и областных судах, судах городов федерального
значения, судах автономной области и автономных округов

____________________________________________________________________
Утратила силу с 1 января 2005 года
на основании приказа Судебного департамента при Верховном
Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 года N 161
____________________________________________________________________

1. Общие положения

Правильная постановка делопроизводства в суде является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся в суд граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Настоящей временной Инструкцией устанавливаются основные и единые правила организации делопроизводства в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов: регистрация, учет, движение судебных дел и других материалов, справочно-информационный поиск и контроль за исполнением, подготовка материалов к последующему хранению и использованию.

Совершенствование делопроизводства в судах должно осуществляться путем внедрения принципов научной организации труда, применения передовых форм и методов работы с документами, использования современных компьютерных технологий обработки документальной информации.

Работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством в суде, обязаны хорошо знать настоящую временную Инструкцию, структуру судов, график и порядок работы других юридических учреждений. Они должны быть знакомы с нормами уголовного и гражданского права и процесса, законодательства об административных правонарушениях, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональное мастерство путем самостоятельной подготовки и обучения в организованных формах.

2. Руководство делопроизводством суда

2.1. Председатель суда осуществляет общее руководство делопроизводством в суде и отвечает за его состояние.

2.2. Заместители председателя (председатели судебных коллегий) отвечают за состояние делопроизводства в соответствующих судебных коллегиях.

2.3. Работник аппарата суда, ответственный за организацию и ведение делопроизводства, выполняет работу в соответствии с требованиями настоящей временной Инструкции, руководит работой экспедиции, секретарского состава и архива суда.

2.4. Другие работники аппарата суда, занимающиеся делопроизводством в суде, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей и в соответствии с положениями настоящей временной Инструкции.

3. Прием посетителей

3.1. Прием посетителей в суде производится председателем суда, его заместителями и работниками аппарата суда в установленные дни и часы. Расписание приема посетителей должно быть вывешено на видном месте. Регистрация приема посетителей производится в журнале учета приема граждан (форма N 1).

3.2. Выдача справок и документов производится канцелярией суда в течение всего рабочего времени.

4. Прием почты и первичная регистрация
 входящих дел и документов

4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в суд (за исключением принятых на личном приеме), принимаются работником экспедиции, который производит ее обработку.

Работник экспедиции вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается работнику аппарата суда, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.

Почта на имя работников суда с пометкой "Лично" не вскрывается и передается по назначению.

4.2. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела) и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.

Штамп ставится в правом нижнем углу документа (первой страницы обложки дела).

Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации и передаются в канцелярии судебных коллегий только с отметкой о времени получения следующие документы:

а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, копий обвинительных заключений, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа.

4.3. Вся подлежащая регистрации корреспонденции регистрируется в журналах учета входящей почты (форма N 2) или на карточках. Журналы ведутся отдельно на судебные дела и переписку.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

4.4. Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в канцелярию для регистрации в журналах учета входящей почты.

При принятии искового заявления, заявления о выдаче судебного приказа и других материалов на личном приеме по просьбе заявителя на представленной им дополнительной копии вышеуказанного документа ставится дата и указывается фамилия принимающего лица, после чего копия возвращается заявителю.

4.5. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается перечень индексов, например:

   "1" - секретариат суда;

   "2" - судебная коллегия по уголовным делам;

   "3" - судебная коллегия по гражданским делам;

   "4" - президиум;

   "5" - бухгалтерия;

   "6" - администратор суда.

4.6. Всю поступившую корреспонденцию работник экспедиции в тот же день передает по принадлежности работнику аппарата суда, ответственному за организацию и ведение делопроизводства, работникам аппарата суда соответствующих судебных коллегий под расписку в журнале или карточках.

5. Отправка дел и документов

5.1. Отправка по назначению дел и документов производится через экспедицию суда.

Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: сортировки, адресования, фальцевания и вложения в конверты, взвешивания, маркирования и проставления стоимости отправления, составления описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи в отделение связи.

5.2. Исходящий номер и дата на материалах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил:

а) на сопроводительных письмах по уголовным и гражданским делам, находящимся в производстве данного суда, исходящий номер совпадает с номером дела;

б) на сопроводительных письмах по уголовным и гражданским делам, истребованным в надзорную инстанцию, по которым в принесении протеста отказано, исходящий номер соответствует номеру жалобы;

в) на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться;

г) на переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан (кроме кассационных и надзорных жалоб) проставляется индекс "1-ж" и указываются порядковые номера жалоб.

5.3. Судебные дела посылаются по назначению в заказных бандеролях.

5.4. На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, составляются описи в двух экземплярах (форма  N 3). Один экземпляр сдается на почту, второй - с соответствующей отметкой почты подшивается в хронологическом порядке в наряд (наряды ведутся отдельно на бандероли, письма, повестки).

5.5. Судебные дела и документы, направляемые с рассыльным, записываются работником экспедиции в разносную книгу для местной корреспонденции и сдаются получателем под расписку в этой книге (форма N 4).

6. Регистрация и учет уголовных и гражданских дел

6.1. Все уголовные и гражданские дела, поступившие в суд, регистрируются на учетно-статистических карточках (для уголовных дел по первой инстанции - форма N 5, для гражданских дел по первой инстанции - форма N 6, для уголовных дел кассационной инстанции - форма N 7, для гражданских дел кассационной инстанции - форма N 10) и в алфавитном указателе.*

________________

* Формы NN 5, 6, 7, 10 в рассылке не приводятся. - Примечание "КОДЕКС".

По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц карточка N 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо.

В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные вышеуказанными формами.

При регистрации дел на учетно-статистических карточках с краевой перфорацией в них может быть заложен более широкий круг реквизитов, подлежащих заполнению или просечке.

6.2. Для оперативного поиска дел при наведении по ним справок работник аппарата суда заводит алфавитные карточки или алфавитный указатель, а также может использовать программно-аппаратные средства.

По уголовным делам алфавитные карточки ведутся по форме N 8 на каждого обвиняемого, осужденного, оправданного.

По гражданским делам алфавитные карточки ведутся по форме N 9 на каждого истца и ответчика.

Учетно-статистические и алфавитные карточки хранятся в отдельных картотеках (ящиках). Учетно-статистические карточки хранятся в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика).

6.3. Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела и алфавитной карточке. За этим номером ведется вся переписка по данному делу.

6.4. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил: