10.1. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок, установленный сводной номенклатурой дел, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют работники архива. Акты на выделенные к уничтожению дела (наряда) рассматриваются экспертной комиссией суда.
10.2. Отбор дел (нарядов) и других документов к уничтожению оформляются актом (приложение 6).
Акт рассматривается экспертной комиссией суда, в состав которой входит представитель соответствующего архивного учреждения, и утверждается председателем суда.
10.3. Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела.
На приговорах, решениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем дела подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.
10.4. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:
- дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;
- в конце акта делается запись о том, что из дел, производств изъяты подлинники определений, постановлений и заключений.
10.5. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.
10.6. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.
Акты о выделении к уничтожению подшиваются .в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах или карточках делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.
10.7. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет.
10.8. Судебные дела, производства, наряды и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются на бумажные фабрики для переработки.
10.9. Перед сдачей они упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел (нарядов).
10.10. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.