7.1. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенных для раскрытия содержания дел.
7.2. До передачи в архив на дела, наряды постоянного хранения составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу документов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).
7.3. При первом представлении описей на дела, наряды постоянного хранения в соответствующее архивное учреждение к каждой описи составляется предисловие, в котором излагается история структурного подразделения: дата создания, принципы отбора дел, нарядов на постоянное хранение и порядок систематизации дел, нарядов в описи. Предисловие к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел, нарядов на хранение в государственный и муниципальный архив, если в силу принятых нормативных актов изменились функции или объем выполняемой структурным подразделением работы.
7.4. Дела, наряды вносят в опись в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Дела, наряды, включенные в опись, имеющие срок хранения "постоянно", подлежат передаче на хранение в соответствующий государственный и муниципальный архив.
7.5. Годовые разделы этой описи должны рассматриваться экспертной комиссией суда, утверждаться экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и председателем суда.
7.6. В отдельную опись включаются документы по личному составу (приложение 4).
7.7. Годовые разделы описей дел по личному составу должны рассматриваться экспертной комиссией суда, согласовываться с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждаться председателем суда.
7.8. Годовые разделы описей на дела, наряды постоянного хранения составляются работниками секретариатов судебных коллегий и суда.
7.9. При внесении дел, нарядов в опись необходимо руководствоваться следующим:
- каждое дело, наряд вносится в опись под самостоятельным порядковых номером;
- если дело, наряд состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением;
- номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;
- при заполнении графы "Индексы дел, нарядов" для уголовных, гражданских дел и нарядов указываются их номера, которые соответствуют индексам дел, нарядов по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела, наряда или номера тома наряда;
- графа "Заголовки дел, нарядов" заполняются на основании записи, сделанной на обложке дела, наряда. Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;
- если в опись вносятся дела, наряды, состоящие из нескольких томов, то в опись вносится заголовок дела, наряда с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
7.10. В описях на надзорные производства по уголовным делам в графе "Заголовки дел, нарядов", на каждой странице описи, вверху делается запись "Надзорные производства" и под ней указываются виды преступлений в хронологическом порядке.
7.11. Заголовком каждого производства в описи является название преступления, за которое осужденные были подвергнуты наказанию или оправданы судом первой инстанции.
7.12. Если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступления, например "Об убийстве", то за первой записью вида преступления следует делать запись "То же".
7.13. Виды преступлений в описи группируются в порядке, предусмотренном Уголовным кодексом Российской Федерации.
7.14. К описи, после заверительной надписи, прилагается алфавитный указатель на осужденных с полным наименованием фамилии, имени и отчества. Чтобы найти в описи надзорное производство на конкретное лицо, нужно отыскать это лицо в алфавитном указателе и по номеру, проставленному перед его фамилией, который соответствует порядковому номеру, под которым это производство значится в описи, найти интересующее надзорное производство.
7.15. Вместе с описями на надзорные производства в архив передаются регистрационные и алфавитные карточки на осужденных.
7.16. В описях на надзорные производства по гражданским делам, так же как и в описях на надзорные производства по уголовным делам, в графе "Заголовки дел, нарядов", на каждой странице описи, сверху делается запись "Надзорное производство". Затем указываются фамилии истца и ответчика, предмет иска, каким судом и когда рассматривалось дело по первой инстанции.
7.17. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, которая содержит количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел, нарядов, должность и фамилию составителя описи. Итоговая запись заверяется заведующей канцелярией и председателем экспертной комиссии и согласовывается с председателем суда.
7.18. После внесения дела, наряда в опись на его обложке, рядом с пометкой "постоянно", проставляется номер описи и номер дела, наряда по описи.
7.19. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел, нарядов, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.