МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 30 мая 1974 года N 493

О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения

____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации с 1 января 2021 года на основании
постановления Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2020 года N 1850
____________________________________________________________________

В целях правильного комплектования архивов Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения документами и обеспечения их сохранности, а также улучшения ведения делопроизводства

приказываю:

1. Ввести в действие утвержденный Министерством здравоохранения СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения согласно приложению.

2. Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, заведующим краевыми, областными, городскими отделами здравоохранения, Академии медицинских наук СССР, начальникам главных управлений, управлений и отделов Министерства здравоохранения СССР, руководителям организаций и учреждений подчинения Министерству здравоохранения СССР обеспечить отбор документов на хранение и к уничтожению в строгом соответствии с указанным Перечнем.

3. Считать утратившим силу с 1 января 1974 года Перечень документальных материалов Министерств здравоохранения СССР, союзных и автономных республик, местных органов здравоохранения с указанием сроков их хранения, утвержденный Министерством здравоохранения СССР 3 ноября 1954 года.

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Минздрава СССР
от 30.05 74 N 493


 УТВЕРЖДЕН
первым заместителем Министра
здравоохранения СССР С.П.Буренковым
19.02.74

зам.начальника Главного
 архивного управления
при Совете Министров СССР
А.С.Малитиковым
12.03.74

 ОДОБРЕН
Центральной экспертно-проверочной
 комиссией Главного
 архивного управления
при Совете Министров СССР
14.09.73

     
ПЕРЕЧЕНЬ
документов со сроками хранения Министерства
здравоохранения СССР, органов, учреждений,
организаций, предприятий системы
здравоохранения

(Извлечение)

     Указания
по применению Перечня
документальных материалов

I. Общие положения

Перечень составлен на основании Положения о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 13.08.58 N 914 и в соответствии с перечнями документальных материалов, изданными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

В Перечне нашла отражение общая и специальная (медицинская) документация, образующаяся в деятельности учреждений и организаций системы здравоохранения.

Перечень служит целям обеспечения сохранности документов и улучшения организации делопроизводства в системе здравоохранения, является руководством при определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения СССР и учреждений, организаций и предприятий системы здравоохранения.

Перечень может служить пособием для классификации материалов текущего делопроизводства, формирования дел и составления номенклатур дел. Действие Перечня распространяется как на документацию открытого делопроизводства, так и на документацию с ограничительными грифами.

Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только перечисление категорий и видов документальных материалов, поэтому в номенклатуры дел из Перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка. Например, в Перечне статья 36 именуется "Утвержденные положения о структурных частях и подразделениях учреждений, организаций и предприятий системы здравоохранения", в номенклатурах дел необходимо заголовок дела конкретизировать так: "Утвержденные положения о главных управлениях, управлениях, отделах Министерств здравоохранения СССР" или "Утвержденное положение о Главном управлении лечебно-профилактической помощи Минздрава СССР".

Из Перечня переносятся в номенклатуру дел сроки хранения и статьи по Перечню. Снижение сроков хранения, установленных данным Перечнем, и снятие стоящей при сроках хранения отметки ЭПК* воспрещается.

________________

* Экспертно-проверочная комиссия.

Увеличение срока хранения может иметь место в случае специфических особенностей работы конкретного учреждения.

Сроки хранения по вновь выявленным документам устанавливает Центральная экспертная проверочная комиссия Главархива СССР по представлению Министерства здравоохранения СССР.

II. Структура Перечня и порядок его применения

Перечень построен по производственно-отраслевому принципу и состоит из разделов и подразделов, которые содержат систематическое перечисление вопросов и видов документов применительно к вопросам деятельности Министерства здравоохранения СССР, Академии медицинских наук СССР, Министерства здравоохранения союзных и автономных республик, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения.

Статьи в разделах и подразделах расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности. Все акты органов государственной власти и государственного управления (законы, указы, постановления, распоряжения и др.), а также документы руководящего и инструктивного характера (приказы, протоколы, инструкции и др.) даны в I и II разделах Перечня.

Документы по планированию, отчетности (в том числе и по специальным формам медицинской отчетности) даны в III, IV, V разделах Перечня.

Документы по организации лечебно-профилактической и лекарственной помощи населению; санитарно-эпидемиологической службе; о внедрении в практику здравоохранения передового опыта и достижений медицинской науки и техники; установление международных связей и др. вопросы здравоохранения даны в VI-XVIII разделах Перечня.

Сроки хранения документальных материалов в настоящем Перечне дифференцированы в зависимости от значимости и масштабов деятельности учреждений системы здравоохранения и распределены по пяти звеньям (графы 3, 4, 5, 6, 7).

1-е звено (графа 3)  - Министерство здравоохранения СССР (центральный аппарат).

По этой графе определяются сроки хранения соответствующих документальных материалов Академии медицинских наук, Всесоюзного объединения по продаже, монтажу и ремонту медицинской техники "Союзмедтехника".

2-е звено (графа 4) - Министерства здравоохранения союзных республик, республиканские управления "Медтехника".

3-е звено (графа 5) - министерства здравоохранения автономных республик, краевые, областные, городские, районные отделы здравоохранения, Водздравотделы.

По этой графе определяются также сроки хранения соответствующих документальных материалов управлений "Медтехника" (АССР, краевых, областных) и лечебно-профилактических учреждений, на которые возложены функции органов здравоохранения (центральные городские больницы, центральные районные больницы).

4-е звено (графа 6) - научно-исследовательские учреждения, высшие и средние медицинские и фармацевтические учебные заведения, институты усовершенствования врачей;

- клиники и клинические лечебно-профилактические учреждения;

- республиканские, АССР, краевые, областные, городские (городов республиканского подчинения) лечебно-профилактические учреждения (больницы, госпитали, диспансеры, родильные дома и др.);

- республиканские, АССР, областные, краевые, городские (городов республиканского подчинения) санитарно-профилактические учреждения (санитарно-эпидемиологические станции, дома санитарного просвещения);

- противочумные станции Минздрава СССР;

- республиканские, АССР, краевые, областные, городские (Москва, Ленинград) бюро судебно-медицинской экспертизы;

- санатории системы Минздрава СССР;

- Главный вычислительный центр и республиканские вычислительные центры.

5-е звено (графа 7) - городские, сельские районные (участковые) лечебно-профилактические учреждения (больницы, диспансеры, родильные дома, поликлиники, амбулатории, здравпункты).

Станции скорой медицинской помощи и станции переливания крови.

Городские и районные бюро судебно-медицинской экспертизы, судебно-медицинские эксперты района;

- дома ребенка, детские ясли, дома отдыха, профилактории системы Минздрава СССР.

Городские, сельские, районные санитарно-профилактические учреждения (санитарно-эпидемиологические (дезинфекционные) станции, дома (кабинеты) санитарного просвещения и др.);

- аптеки, контрольно-аналитические лаборатории;

- предприятия по производству бактерийных и вирусных препаратов, фармацевтические фабрики;

- предприятия по производству и монтажу, ремонту медицинской техники, ремонтно-строительные организации и другие учреждения системы здравоохранения.

       Документальные материалы организаций и учреждений, отнесенных настоящим Перечнем к 1-4 звену (графы 3-6), подлежат приему на хранение в государственные архивы.

Документальные материалы учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к 5-му звену (графа 7), в государственные архивы не передаются. Учитывая, что в учреждениях, организациях и на предприятиях, отнесенных к этому звену, в основном образуются документы практического значения, то в настоящем Перечне для них установлены временные сроки хранения. Однако, если в этой группе учреждений, организаций образуются некоторые материалы постоянного хранения, то учреждение обязано об этом поставить в известность соответствующий государственный архив. Государственный архив осуществляет прием этих документов или от руководящего органа или непосредственно от этого учреждения.

Следует иметь в виду также, что по решению местных архивных органов и отдельных учреждений, организаций, отнесенных к 4-му звену (из числа однотипных), по выбору архивных учреждений может осуществляться прием на государственное хранение выборочно.

Списки с указанием конкретных наименований учреждений, организаций, предприятий, документальные материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы или подлежат выборочному приему (от отдельных однотипных учреждений), устанавливаются местными архивными учреждениями. К Перечню дается оглавление разделов и подразделов, а также алфавитно-предметный указатель видов документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

III. Порядок пользования Перечнем

Определение сроков хранения документальных материалов производится путем сверки соответствия содержания документов, подлежащих экспертизе, с соответствующими статьями Перечня. Отыскание необходимой статьи следует производить по оглавлению разделов Перечня или по алфавитно-предметному указателю видов документов.

Установление научной и практической ценности документальных материалов учреждений и организаций, отнесенных к 1-4 звену, должно осуществляться путем полистного просмотра каждого дела.

Не допускается отбор материалов к уничтожению только по заголовкам на обложках единиц хранения или записям в описях без проверки содержащихся в делах конкретных документов.

Предусмотренная Перечнем отметка "ЭПК", поставленная к сроку хранения документальных материалов общего делопроизводства, означает, что, в отличие от других материалов временного срока хранения, отдельные документы из этой группы материалов по своему содержанию могут иметь не только практическое значение, но и научно-историческую ценность, поэтому последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности этих материалов после окончания делопроизводственного года.

Для документальных материалов по личному составу, которым установлены сроки хранения "75 л. ЭПК-В", исчисление срока хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначенного в Перечне буквой "в") к моменту окончания дела.

Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности "75-в", где "в" есть возраст данного лица к моменту окончания дела.

Например, личное дело служащего учреждения здравоохранения, если оно окончилось делопроизводством, когда ему было 50 лет, в справочных целях должно храниться в течение 25 лет (75 л. - 50 л. = 25 л.).

Отметка "ЭПК", поставленная к материалам по личному составу, раскрывается при отборе дел на государственное хранение.

Условная отметка "до минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, отчеты, бюллетени, справочники, полученные от других ведомств для сведения) и по мере их использования или отмены отбираются к уничтожению.

Исчисление сроков хранения документальных материалов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 1971 году, начинается с 1 января 1972 года.

IV. Организация проведения и
оформления отбора документальных
материалов на хранение и уничтожение

С целью организации и проведения отбора документов на хранение и уничтожение проводится экспертиза научной и практической ценности их.

Под экспертизой ценности документов понимается всестороннее их изучение для определения политического, научного и практического значения в целях отбора на хранение и установления сроков хранения.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документальных материалов для хранения и уничтожения во всех организациях системы здравоохранения создаются постоянно действующие экспертные комиссии (не менее трех человек), состав которых утверждается приказом руководителя организации. В состав экспертной комиссии должны входить лица, ответственные за архив учреждения, и квалифицированные специалисты данного учреждения

В состав экспертной комиссии министерств здравоохранения СССР, союзных и автономных республик, Академии медицинских наук СССР, научно-исследовательских институтов и др. больших организаций здравоохранения включается также представитель соответствующего архивного органа или государственного архива.

Экспертные комиссии в своей работе руководствуются положением о Государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями, методическими указаниями и типовыми перечнями, издаваемыми Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и местными архивными органами, а также приказами и инструкциями Министерства здравоохранения СССР, номенклатурами дел и настоящим Перечнем.

В задачи экспертной комиссии входит: