УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 21 мая 1999 года N 174
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в Министерстве юстиции Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее именуется - Министерство).
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства юстиции Российской Федерации возлагается на их руководителей.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется Департаментом управления и контроля.
1.4. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их подготовке или исполнению. Информация, раскрывающая содержание служебных документов, не подлежит разглашению без разрешения Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей.
1.5. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только Центром общественных связей, а в отдельных случаях - уполномоченными лицами по поручению руководства Министерства.
1.6. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику в структурном подразделении Министерства под расписку и возвращается при увольнении.
1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в документах служебной информации.
1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Министерства, в котором этот документ находился на исполнении, и в Департамент управления и контроля. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование и о результатах информирует руководство Департамента управления и контроля.
1.9. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне".
Работа с документами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования" (ДСП), производится в соответствии с Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 3 марта 1995 года N 19-01-30-95.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение всей корреспонденции, поступающей в Министерство, производятся в централизованном порядке в Департаменте управления и контроля.
2.2. Прием и первоначальная обработка всей поступающей корреспонденции осуществляются непосредственно в отделе обработки документов. В вечернее и нерабочее время документы принимаются дежурным по Министерству, который затем передает их в отдел обработки документов, а пакеты с грифом "Секретно" - в отдел по защите государственной тайны.
2.3. Подлежат обязательной передаче отдел обработки документов также официальные служебные документы, полученные сотрудниками Министерства от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).
2.4. Заявления, жалобы и другие документы, принятые работниками отдела обработки документов непосредственно от граждан, подлежат передаче в отдел писем и приема граждан с последующей их регистрацией.
2.5. Ценные письма, бандероли и посылки получает сотрудник отдела обработки документов в почтовом отделении по доверенности и передает их по назначению под расписку. Посылки хозяйственного назначения получает сотрудник того структурного подразделения, которому они адресованы.
2.6. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.
2.7. В отделе обработки документов вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции. Конверты с пометкой "Лично" передаются непосредственно адресатам.
2.8. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах.
Один экземпляр акта оставляется в отделе обработки документов, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения материала.
2.9. Вся поступившая корреспонденция (кроме обращений граждан, личной переписки и документов с грифом секретности) подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе обработки документов. Здесь всем поступившим в Министерство документам присваивается регистрационный номер, который является входящим. Регистрационный номер и дата регистрации ставятся на штампе на лицевой стороне документа в правом нижнем углу. Во всех структурных подразделениях Министерства дальнейшая регистрация документов ведется по входящему номеру, присвоенному при поступлении в центральный аппарат. Документы, принятые в рабочем порядке сотрудниками структурных подразделений Министерства, подлежат передаче в отдел обработки документов для регистрации.
2.10. В первую очередь регистрируются указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации, документы, доставляемые в Министерство нарочными, письма других министерств и ведомств. В общем порядке регистрируется корреспонденция, поступившая из субъектов Российской Федерации, различных организаций и учреждений, международная корреспонденция, поступившая по почте.
Основные сведения о документе вводятся в электронную информационную базу Министерства: исходящий номер и дата подписания документа, фамилия лица, подписавшего документ, адрес организации-отправителя, краткое содержание документа, количество листов, входящий номер и дата регистрации, фамилия должностного лица, которому документ адресован, фамилии исполнителей в Министерстве и дата, когда документ им направлен на исполнение, срок исполнения, дата, краткое содержание и номер итогового документа, завершившего работу.
2.11. Зарегистрированные документы направляются руководству Министерства в соответствии с распределением полномочий или руководителям структурных подразделений - в случае, если на начальном этапе работы с документом доклада не требуется. К документу приобщается сопроводительный лист (приложение N 1), на котором пишутся фамилия должностного лица или фамилии лиц, которым документ направлен на проработку, входящий номер и дата регистрации, номера документов, имеющих отношение к рассмотрению направляемого документа, и фамилии их исполнителей. Сопроводительный лист является "визитной карточкой" - "паспортом" документа. На нем делаются соответствующие пометки о прохождении документа, сроках его рассмотрения, указывается информация о принятых по нему решениях, а также готовится резолюция. В резолюции должны быть указаны инициалы и фамилия исполнителя, предписываемые действия, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции. Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии. Ответственный исполнитель обязан в указанные в резолюции сроки доложить о результатах руководителю, подписавшему резолюцию. При этом доклад в обязательном порядке должен быть согласован с другими исполнителями, перечисленными в резолюции, и завизирован ими. Вместе с документом он в обязательном порядке подшивается в дело.
2.12. Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, федеральные законы, парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, если в них дано поручение Министерству или Министерство является ответственным за "созыв", докладываются Министру юстиции Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности, непосредственно руководителем Департамента управления и контроля, а во время его отсутствия - заместителем руководителя. В соответствии с решением Министра юстиции Российской Федерации или его заместителя в отделе обработки документов печатаются резолюции за подписью Министра юстиции Российской Федерации или его заместителя, а также делается соответствующая пометка о прохождении документа в электронной базе Министерства.
2.13. Копии всех указов и распоряжений и Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов после обработки в Департаменте управления и контроля передаются в Департамент правовой информатизации.
2.14. На документы, поступившие от Президента Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству; на парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации руководителем Департамента управления и контроля или его заместителем ставится штамп "Минюст России. Контроль" в верхнем правом углу первого листа. С этого документа обязательно снимается копия и передается в отдел планирования, организации и контроля для осуществления контроля за сроками его исполнения.
2.15. Документы с резолюциями заместителей Министра направляются на исполнение только через Департамент управления и контроля, где в отделе обработки документов делается соответствующая отметка в электронной базе Министерства.