Приложение N 1
к приказу
Министерства юстиции
Российской Федерации
от 3 августа 1999 года N 225
ИНСТРУКЦИЯ
по организации работы с документами (по делопроизводству) при ведении
исполнительных производств в подразделениях служб судебных приставов
органов юстиции в субъектах Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок подготовки (оформления) и движения документов при ведении исполнительного производства судебными приставами-исполнителями, порядок работы судебных приставов-исполнителей с документами в подразделениях службы судебных приставов Министерства юстиции Российской Федерации.
1.2. Общий порядок ведения делопроизводства урегулирован Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 21.05.99 N 174.
1.3. Правила первичного учета и регистрации исполнения судебных актов и актов других уполномоченных органов едины и распространяются на все подразделения служб судебных приставов органов юстиции в субъектах Российской Федерации.
1.4. Обязанности по ведению делопроизводства в подразделениях судебных приставов возлагаются на специалиста-делопроизводителя или по решению старшего судебного пристава на иного сотрудника подразделения.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение требований настоящей Инструкции в подразделениях судебных приставов несут старшие судебные приставы. Они обеспечивают полноту, точность, своевременность оформления и учета исполнительных производств (документов).
1.6. Общий контроль за порядком ведения делопроизводств осуществляется главными судебными приставами субъектов Российской Федерации в соответствии со ст.9 Федерального закона "О судебных приставах".
1.7. При увольнении старшего судебного пристава числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки передаются по акту приема-передачи лицу, исполняющему обязанности старшего судебного пристава, либо вновь назначенному на эту должность. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилий, инициалов лиц, сдающих и принимающих имущество; перечня и количества передаваемых документов, печатей, бланков и другого имущества. Акт утверждается главным судебным приставом субъекта Российской Федерации.
1.8. При увольнении, переводе на другую должность, уходе в отпуск судебный пристав-исполнитель передает все числящиеся за ним документы старшему судебному приставу или по его указанию другому судебному приставу-исполнителю по акту приема-передачи. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилий, инициалов сдающих и принимающих документы должностных лиц, номеров исполнительных (и других) документов (производств), даты передачи, росписей о приеме-передаче. Акт утверждается старшим судебным приставом.
При передаче документов судебный пристав-исполнитель передает все неисполненные исполнительные производства с обязательной отметкой о передаче в книге учета исполнительных документов (приложение N 2).
1.9. Об утрате документа сотрудник подразделения докладывает старшему судебному приставу, который назначает служебное расследование.
1.10. Стороны исполнительного производства имеют право знакомиться с материалами исполнительного производства и снимать с них копии. При этом в материалах исполнительного производства делается отметка о снятии с них копий или об ознакомлении с ними. Запись заверяется судебным приставом-исполнителем и лицом, ознакомившимся с указанными материалами или снявшим с них копии. Все заявления, жалобы, претензии взыскателя и должника, оформленные в письменном виде, регистрируются в подразделении и приобщаются к имеющимся материалам исполнительного производства.
1.11. При участии в исполнительном производстве представителей сторон судебный пристав-исполнитель приобщает к имеющимся материалам ордер адвоката или подтверждающую представительство доверенность (подлинник или копию), заверенную в установленном ст.185-189 Гражданского кодекса Российской Федерации порядке (за исключением случаев, когда на основании закона оформления доверенности не требуется). Указанные документы подписываются к исполнительному производству.
1.12. Правила работы с секретными документами и документами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования", регламентируются специальными инструкциями.
1.13. Судебный пристав-исполнитель использует в своей деятельности типовые формы документов исполнительного производства. В зависимости от специфики и особенностей конкретного исполнительного производства судебные приставы при необходимости могут вносить в указанные формы документов дополнительные сведения. Все постановления судебных приставов заверяются печатью подразделения.
1.14. На обложке и титульном листе всех книг учета помимо их наименований указываются наименование подразделения судебных приставов, дата ее начала и окончания, а на зональной книге учета - фамилия, инициалы судебного пристава-исполнителя, курирующего данную зону.
2. Прием документов от взыскателей и их первичный учет (регистрация)
2.1. Поступившие в подразделение судебных приставов исполнительные документы регистрируются делопроизводителем или лицом, отвечающим за регистрацию в книге учета исполнительных документов (приложение N 2), в порядке их поступления с присвоением номера (этот номер присваивается впоследствии исполнительному производству), а также в алфавитных указателях учета взыскателей, затем передаются судебному приставу-исполнителю на исполнение под расписку в зональной книге учета исполнительных документов (приложение N 8). На каждого судебного пристава-исполнителя должна быть заведена зональная книга учета исполнительных производств.
2.2. Регистрация иной корреспонденции, непосредственно поступающей в адрес подразделения судебных приставов, или отправленной из подразделения производится в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации.
2.3. Номер исполнительного производства состоит из порядкового номера, соответствующего индекса судебного пристава-исполнителя (т.н. зоны) и двух последних цифр года возбуждения исполнительного производства.
2.4. Нумерация во всех книгах учета исполнительных документов каждый год начинается заново, при этом исполнительные производства, не исполненные на конец завершившегося года, с 1 января получают новые номера, о чем в старых записях делается соответствующая отметка. Исполнительные производства при этом регистрируются под новыми номерами. Новые книги учета при этом могут не заводиться, а перерегистрация осуществляется на оставшихся свободных листах, следующих после последней записи истекшего года.
2.5. При наличии в подразделениях судебных приставов ПЭВМ регистрация документов может дополнительно осуществляется на магнитных носителях.
2.6. Распределение исполнительных документов среди судебных приставов-исполнителей внутри подразделения осуществляет старший судебный пристав в устанавливаемом им порядке.
2.7. Судебный пристав-исполнитель при получении исполнительных документов обязан проверить подлинность и наличие всех необходимых его реквизитов, предусмотренных ст.8 Федерального закона "Об исполнительном производстве", а также сроки предъявления его к исполнению. По результатам проверки судебный пристав-исполнитель в трехдневный срок выносит в соответствии со ст.9 и 10 указанного Закона постановление о возбуждении исполнительного производства (приложение N 10) либо о возвращении исполнительного документа (приложения N 11, 12). В постановлении о возвращении исполнительного документа должно быть указано основание его возвращения. Если нарушения были допущены в оформлении исполнительного листа, то судебный пристав назначает срок для их устранения.
2.8. Взыскателю исполнительный лист возвращается лично под расписку, приобщаемую к исполнительному производству, или направляется ему по почте заказным письмом. Квитанции о приеме заказных писем подшиваются к материалам исполнительного производства.
2.9. Расписка о возврате исполнительного документа взыскателю составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества судебного пристава-исполнителя и взыскателя (наименование взыскателя - организации) либо фамилии, инициалов и должности законного представителя взыскателя, паспортных данных взыскателей (их представителей), в том числе - серии, номера паспорта, места и даты его выдачи. Представитель взыскателя предъявляет судебному приставу-исполнителю доверенность от взыскателя и документы, удостоверяющие его законное представительство.
2.10. По каждому исполнительному документу судебный пристав-исполнитель обязан завести исполнительное производство (приложение N 52), учетно-статистическую карточку (приложение N 9), а также внести соответствующую запись в зональную книгу учета исполнительных документов. Все документы либо их копии, относящиеся к конкретному исполнительному производству, хранятся (подшиваются) в отдельной папке, которой присваивается номер исполнительного производства. Все страницы исполнительного производства нумеруются, а наименование документов исполнительного производства и номера страниц указываются в описи вложенных документов, помещаемой в начале этого производства.
2.11. К материалам исполнительного производства приобщаются подлинники документов, оформляемых судебными приставами (постановления и др.), но не их копии.