(с изменениями на 28 февраля 2003 года)
1. Учетно-алфавитная книга является документом строгой отчетности. Она должна быть пронумерована, прошнурована, подписана военным комиссаром района и заверена мастичной гербовой печатью. Допуск лиц к работе с учетно-алфавитными книгами должен быть строго ограничен и определен приказом военного комиссара.
2. В учетно-алфавитную книгу заносятся все граждане, первоначально поставленные на воинский учет, в том числе признанные комиссией по постановке граждан на воинский учет ограниченно годными и не годными к военной службе, а также граждане, прибывшие в район в связи с переменой места жительства, получившие гражданство Российской Федерации, прибывшие из мест лишения свободы и др. Сведения заносятся в ученто-алфавитную книгу в день постановки гражданина на воинский учет, снятия его с воинского учета или в день изменения его учетных данных.
Сведения о гражданах, отправленных из военного комиссариата на сборный пункт, в учетно-алфавитную книгу заносятся в день отправки - карандашом, после получения из военного комиссариата субъекта Российской Федерации второго экземпляра именного списка граждан (форма N 25) с отметкой об их отправке к месту прохождения военной службы - чернилами (шариковой ручкой).
Сведения о гражданах, признанных призывной комиссией района не годными, ограниченно годными и временно не годными к военной службе по состоянию здоровья в учетно-алфавитную книгу заносятся в день принятия по ним решения призывной комиссией района - карандашом, после утверждения данного решения призывной комиссией Субъекта Российской Федерации - чернилами (шариковой ручкой).
На воинский учет не ставятся и в учетно-алфавитную книгу не заносятся граждане, не имеющие гражданства Российской Федерации.
3. Лица, не достигшие 27-летнего возраста, не проходившие по состоянию здоровья военную или альтернативную гражданскую службу, состоящие в запасе Вооруженных Сил, признанные при медицинском переосвидетельствовании годными к военной службе (в т.ч. с незначительными ограничениями) , восстанавливаются на воинский учет граждан, не пребывающих в запасе, и в учетно-алфавитную книгу записываются заново со ссылкой на номер и дату протокола медицинской комиссии, вынесшей решение о годности гражданина к военной службе по состоянию здоровья (пункт дополнен с 14 апреля 2003 года приказом Минобороны России от 28 февраля 2003 года N 60 - см. предыдущую редакцию).
4. Все записи и отметки в учетно-алфавитных книгах должны иметь ссылки на соответствующие решения комиссии по первоначальной постановке на воинский учет в призывной комиссии, на номера подпунктов, пунктов и статей Федерального закона "О воинской обязанности и военной службе".
Перемещение личного дела призывника из одного раздела картотеки в другой должно быть в этот же день отражено в учетно-алфавитной книге.
В случае полного использования места в соответствующей графе учетно-алфавитной книги сведения о призывнике дублируются в конце раздела учетно-алфавитной книги, соответствующего первой букве его фамилии. При этом и в первоначальной записи сведений о призывнике и в дублирующей делается ссылка на предыдущую и последующую записи.
5. Записи карандашом производятся в графе 3, а также в графе 9 до момента передачи личного дела в архив. Записи о передаче личного дела в архив личных дел призывников, о месте размещения его в том или ином его разделе, а также отметки об уничтожении личных дел производятся чернилами (шариковой ручкой).
6. При снятии призывника с воинского учета (при убытии к новому месту жительства, отправке в войска (силы), передаче в запас, освобождении от исполнения воинской обязанности, в случае смерти и т.д.) его порядковый номер в учетно-алфавитной книге обводится красными чернилами (шариковой ручкой).
7. Учетно-алфавитная книга хранится в военном комиссариате 75 лет.
8. Все неточности или ошибки, допущенные исполнителем при заполнении, исправляются чернилами (шариковой ручкой), оговариваются причины исправления, подписываются военным комиссаром или заместителем военного комиссара, заверяются печатью военного комиссариата.
Книга, ведение которой делопроизводством завершено, по окончании календарного года для подготовки ее к хранению подлежит оформлению в соответствии с установленными требованиями.
(Пункт дополнительно включен с 14 апреля 2003 года приказом Минобороны России от 28 февраля 2003 года N 60)