Приложение
к приказу ГТК России
от 09.03.99 N 150
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству и работе архива
в таможенных органах (региональных таможенных
управлениях, таможнях, таможенных постах)
(с изменениями на 10 апреля 2000 года)
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)* подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологии работы с ними**.
________________
* В дальнейшем тексте - "таможенные органы", "таможенный орган", "таможенное управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица", "управление, таможня (таможенный пост со статусом юридического лица)", "управление, таможня (таможенный пост)", "управление, таможня".
** Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах*.
________________
* Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения (приложение 1).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенных органов возлагается на их руководителей.
Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения (приложение 2).
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или отделов.
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику.
1.4. Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения, группы) документационного обеспечения регламентируются положением (приложение 1).
Права, обязанности и ответственность сотрудников делопроизводства определяются должностными инструкциями (приложение 3), которые должны быть оформлены в соответствии с приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.
2. Документация таможенных органов
2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ГТК России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.
2.2. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.
Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.