8.1. Под государственным хранением книжных памятников понимается организованная система мер, обеспечивающих учет, сохранение и использование книжных памятников, находящихся в библиотеках, музеях, книжных палатах, архивах, органах научно-технической информации и других фондохранилищах РФ на правах владения, распоряжения (управления) или пользования государственной и (или) муниципальной собственностью.
8.2. На государственное хранение могут передаваться книжные памятники, являющиеся общественной или частной собственностью, по просьбе или с согласия их собственников (владельцев) на взаимоприемлемых условиях.
8.3. Государственное хранение книжных памятников РФ организуется на основе профилирования (специализации) фондохранилищ с учетом их типа, статуса, специфики задач и материальных возможностей.
8.4. Государственное хранение книжных памятников имеет три уровня организации:
- национальный (федеральный),
- региональный (субъектов РФ) и
- местный.
8.4.1. На национальном уровне обеспечивается формирование и хранение собраний книжных памятников мирового и национального (федерального) значения.
8.4.2. На региональном уровне формируются и хранятся максимально полные собрания книжных памятников регионального значения.
8.4.3. На местном уровне создаются и хранятся наиболее полные собрания книжных памятников местного значения.
8.4.4. Специализация региональных и местных фондохранилищ не препятствует комплектованию и хранению ими книжных памятников мирового и (или) национального значения.
8.5. Книжные памятники, находящиеся на государственном хранении, подлежат обязательной государственной регистрации по установленным правилам, а также отражению в сводных федеральных и региональных банках данных.
8.6. Организации и учреждения государственного хранения книжных памятников осуществляют их внутренний учет в соответствии с ГОСТ 7.20-80 "Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации", ГОСТ 7.35-81 "Библиотечная документация. Первичные учетные документы", "Инструкцией по учету библиотечного фонда" (М., 1995), "Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР" (М., 1984), "Сборником нормативных документов, обеспечивающих единообразие учета, хранения и использования документов Государственного архивного фонда СССР, постоянно хранящихся в фондах библиотек Министерства культуры СССР" (М., 1990).
8.6.1. В инвентарную книгу (опись), предназначенную для индивидуального учета поступивших и выбывших книжных памятников, а также для контроля за их сохранностью, заносятся данные о каждом экземпляре, включая изготовленные в листовой форме издания, карты, открытки и т.п., а также учитываемые обычно групповым способом материалы.
8.6.2. Каждому экземпляру присваивается инвентарный номер, соответствующий номеру его фиксации в инвентарной книге, и шифр хранения. Ведутся также книга суммарного учета и книга движения книжных памятников. Книжные памятники разных видов учитываются в них отдельно.
8.6.3. Переучет (проверка) книжных памятников осуществляется не реже одного раза в 5 лет. Результаты проверки оформляются актом и передаются в органы регистрации.
Периодичность переучета (проверки) фондов книжных памятников, насчитывающих 100 тыс. экземпляров и более, определяется индивидуально по согласованию с органами охраны культурного наследия.
8.6.4. Нормативная документация по вопросам формирования, учета и обеспечения сохранности фондов учреждений и организаций, отнесенных к особо ценным объектам культурного наследия РФ, утверждается Министерством культуры РФ или по согласованию с ним.
8.7. Книжные памятники выделяются из общего собрания документов учреждений-фондохранилищ в обособленные фонды книжных памятников (редких и ценных книг), содержание, хранение и использование которых регламентируется ГОСТ 7.50-90 "Консервация документов. Общие требования", нормативными актами РФ по вопросам охраны национального культурного наследия, а также настоящим Положением.
8.8. Допускается научно обоснованное перераспределение книжных памятников в системе государственного хранения. Предложения об обмене регулярно публикуются в специальном бюллетене Центрального книгообменного фонда РГБ.
8.9. Зарегистрированные коллекции и фонды не подлежат расформированию, разукомплектованию или ликвидации без специального разрешения органов охраны культурного наследия.
Исключение составляют ординарные тиражные экземпляры изданий, входящие в состав коллекций и фондов, которые могут заменяться экземплярами того же издания лучшей сохранности.
Примечание. Состав коллекций и фондов может меняться как в сторону пополнения, так и научно обоснованного отчуждения отдельных экземпляров, если более углубленное последующее изучение не подтвердило их соответствия статусу книжных памятников. Актом признания несоответствия книги критериям историко-культурной ценности является исключение ее из Государственного реестра книжных памятников.
8.10. Не допускается исключение из фондохранилищ книжных памятников по причинам устарелости (морального износа), а также физического износа вследствие их эксплуатации потребителями или естественного физического старения материалов. Единственным основанием для списания книжных памятников является их утрата в результате непредвиденных обстоятельств и воздействий.
8.11. Всякие изменения в составе фондов книжных памятников, обусловленные их передвижением, новыми поступлениями или утратами, документально фиксируются и регулярно направляются в органы охраны, зарегистрировавшие данные памятники.
8.12. Статус государственного хранителя книжных памятников РФ дает учреждениям право изготовления факсимиле, а также страховых и рабочих микрокопий памятников за счет средств, выделяемых на реализацию федеральных программ сохранения национального культурного наследия и создания российского страхового фонда документации.
8.13. Федеральные учреждения и организации обеспечивают все виды деятельности по выявлению, учету и сохранению книжных памятников мирового и национального (федерального) значения, независимо от их местонахождения и принадлежности, в соответствии со своей спецификой.
8.14. Федеральным научно-исследовательским и координационным центром по работе с книжными памятниками РФ является Российская государственная библиотека.