ТИПОВОЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления в электронном виде государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права" в части осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления в электронном виде государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права" в части осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги и обеспечения ее доступности.

2. Административный регламент включает стандарт предоставления государственной услуги, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, устанавливает формы контроля за исполнением административного регламента, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа местного самоуправления, предоставляющего государственную услугу.

3. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- иностранные граждане;

- лица без гражданства;

- государственные органы и органы местного самоуправления;

- организации.

4. Предоставление государственной услуги в электронном виде обеспечивается путем:

- размещения информации об услуге в реестре государственных услуг на портале государственных услуг Ленинградской области;

- подачи заявителем электронного запроса на портале государственных услуг Ленинградской области на получение документов, указанных в пункте 7 Административного регламента;

- обеспечения заявителю возможности проведения мониторинга исполнения государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги: "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права".

6. Государственную услугу предоставляет:

(указывается наименование структурного подразделения администрации муниципального образования или

муниципального учреждения, предоставляющего государственную услугу)

(далее - архивный отдел).

7. Результатом предоставления государственной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- письмо с разъяснением причин отказа, в случае если запрос не может быть исполнен.

Подготовка и выдача документов, указанных в настоящем пункте Административного регламента, осуществляется на бумажном носителе.

8. Срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса.

9. Срок рассмотрения и направление запросов на исполнение по принадлежности в государственные, муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления или организации составляет 5 рабочих дней.

10. Запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации возвращаются заявителям, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

11. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 26 января 2009 года, N 4, ст.445);

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст.4179);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч.1, ст.3448);

- Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённые приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года);

- областным законом от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в области архивного дела" ("Вестник Правительства Ленинградской области", N 69, 30 декабря 2005 года, изменения - газета "Вести", N 115, 25 июня 2008 года, газета "Вести" 15 декабря 2010 года);

- Положением об архивном отделе, утверждённым

.

(указываются реквизиты правового акта)

12. Основанием для предоставления государственной услуги является заполненный заявителем бланк заявления на информационном портале государственных услуг Ленинградской области по форме согласно приложениям 1, 2 к Административному регламенту (далее - запрос).

12.1. В запросе указываются следующие сведения:

12.1.1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения заявителя или лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии).

12.1.2. Паспортные данные.

12.1.3. Адрес места жительства.

12.1.4. Номер контактного телефона заявителя или его доверенного лица.

12.1.5. Реквизиты запрашиваемого документа (дата, регистрационный номер распорядительного акта, каким органом издан документ, название населенного пункта, где находится (находился) земельный участок, дом (квартира).

12.1.6. Для какой цели требуется документ.

12.1.7. Иные сведения из документов, необходимые для исполнения запроса (реквизиты договора о предоставлении земельного участка, выписки из протоколов органов власти, свидетельства о государственной регистрации права на недвижимое имущество (дом и т.д.), договора купли-продажи).

12.1.8. Дата составления запроса.

12.2. Удостоверение прав заявителя на получение государственной услуги осуществляется посредством универсальной электронной карты, которая содержит информацию о заявителе.

12.3. Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, в соответствии с законодательством Российской Федерации (доверенность, оформленную в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность). Для родственников умершего правообладателя (свидетельство о смерти субъекта информации, документ удостоверяющий право на наследство, документы, подтверждающие родственные отношения). Данные документы предоставляются в архивный отдел при получении запроса.

13. Основаниями для отказа в приеме запроса для предоставления государственной услуги является:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса заявителя;

- паспортных данных.

14. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- отсутствие сведений, перечисленных в пункте 12.1.5, 12.1.7, необходимых для исполнения запроса;

- отсутствие у заявителя соответствующих полномочий на получение архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

В случае документально подтверждённых фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдается соответствующая справка, при необходимости заверенная печатью архива.

15. Запросы, поступившие в архивный отдел, регистрируются в день поступления.

16. Запросы исполняются бесплатно.

17. Срок ожидания очереди при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 минут.

18. На портале государственных услуг Ленинградской области должна быть размещена следующая информация:

- сведения о режиме работы архивных отделов;

- информация о сроках предоставления услуги.

19. Места ожидания в очереди на получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

20. В местах получения документов по итогам предоставления государственной услуги должны быть предусмотрены доступные места общественного пользования.

21. Почтовый адрес архивного отдела:

Место нахождения архивного отдела:

Режим работы архивного отдела:

Приемные дни:

22. Электронный адрес архивного отдела:

23. Телефон архивного отдела:

24. Информация о процедуре исполнения запросов предоставляется:

по телефону;

почтовой связью;

по электронной почте;

при личном обращении.

24.1. По телефону работники архивного отдела дают информацию о процедуре исполнения запросов, в том числе о местонахождении документов.

24.2. При обращении почтовой связью ответ направляется в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации заявления. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления заявления.

25. Показатели доступности и качества услуги:

- % (доля) случаев предоставления услуги в течение установленных сроков.

Показатель определяется как отношение количества запросов, исполненных в установленный срок, к общему количеству поступивших запросов, 100%, по формуле:

,

где: - общее количество запросов, исполненных в течение года,

- количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки,

- доля запросов юридических и физических лиц, исполненных в установленные сроки.

Целевое значение показателя - 100%.

- % (доля) обоснованных жалоб к общему количеству заявителей, обратившихся за получением государственной услуги.

Показатель определяется как отношение количества обоснованных жалоб к общему количеству заявителей, обратившихся за получением государственной услуги, 100%, по формуле:

,

где: - общее количество запросов, исполненных в течение года,

- количество обоснованных жалоб на предоставление государственной услуги, поступивших в течение года;

- доля обоснованных жалоб. Целевое значение показателя - 0%.

III. Административные процедуры

26. Административные процедуры архивного отдела по предоставлению государственной услуги:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов в государственные, муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления или организации на исполнение по принадлежности;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

отправка ответов заявителям.

Порядок регистрации запросов и передача их на исполнение

27. Запросы, поступившие в архивный отдел через портал государственных услуг Ленинградской области, распечатываются, регистрируются и передаются на исполнение в течение 3 рабочих дней работнику, ответственному за исполнение запросов.

28. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Анализ тематики поступивших запросов

29. Ответственные за исполнение запросов работники архивного отдела, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учётом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

наличие информации, необходимой для его Исполнения в соответствии с п.п.12.1.5, 12.1.7 Административного регламента;

возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес государственного, муниципального архива, государственных и муниципальных органов, организаций, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

30. Срок проведения анализа тематики поступивших запросов составляет не более 3 дней.

Направление запросов по принадлежности

31. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 5 рабочих дней со дня регистрации архивный отдел направляет запрос в государственные, муниципальные архивы, государственные и муниципальные органы, организации на исполнение по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов.

32. Одновременно с направлением запроса на исполнение по принадлежности архивный отдел письменно уведомляет заявителя об этом.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям

33. Поиск архивных документов осуществляется ответственными за исполнение работниками архивного отдела с использованием имеющегося научно-справочного аппарата к архивным документам.

34. После выявления необходимых архивных документов, на их основе ответственным работником составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся копии архивных документов.

35. Срок поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовки ответов заявителям, составляет не более 16 дней.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий

36. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

36.1. Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки подписываются начальником (заведующим) архивным отделом и заверяются печатью администрации муниципального образования.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

36.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью начальника (заведующего) архивного отдела или уполномоченного должностного лица и печатью администрации муниципального образования.

36.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются печатью архивного отдела и подписываются начальником (заведующим) архивного отдела.

Срок оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий составляет не более 5 дней.

Отправка ответов заявителям

37. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

38. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простым письмом или выдаются заявителю лично. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте только в случае наличия подтверждения полномочий заявителя на их получение.

39. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

40. Срок отправки ответов заявителям по почте составляет не более 3-х дней с момента подготовки ответа.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

41. Должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, является начальник (заведующий) архивного отдела.

42. Начальник (заведующий) архивного отдела осуществляют текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения работниками настоящего Административного регламента.

43. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги архивным отделом осуществляет администрация муниципального образования и архивный комитет Ленинградской области.

44. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) начальника/заведующего архивным отделом и работников архивного отдела.

45. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании тематического плана основных мероприятий Правительства Ленинградской области, а также ежемесячного плана работы комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

46. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, осуществляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

47. Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

48. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников архивного отдела могут быть обжалованы:

в администрацию муниципального образования;

в Архивный комитет;

в судебном порядке.

49. В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя;

наименование организации:

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

суть жалобы;

дата составления жалобы.

50. Жалоба должна быть подписана заявителем. В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

51. Уполномоченные должностные лица администрации муниципального образования, Архивного комитета обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

52. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то уполномоченным должностным лицом администрации муниципального образования, Архивного комитета принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе исполнения государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

53. Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

54. Жалоба не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если в ней не указаны наименование организации (фамилия гражданина), обратившегося с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержится вопрос, на который организации (гражданину) неоднократно давались письменные ответы по существу вопроса и новые доводы или обстоятельства по данному вопросу не приводятся;

- если в ней отсутствует наименование исполнительного органа государственной власти, решение, действия (бездействие) которого обжалуются;

- если в ней отсутствует существо обжалуемого решения, действий (бездействия) должностных лиц;

- если предметом указанной жалобы являются решения, действия (бездействие) должностных лиц государственного органа, не являющегося уполномоченным на исполнение государственной услуги;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

55. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

56. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлён, но не более, чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

57. Заявителю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.

Адресат:

(наименование архивного учреждения, архивного органа, куда направляется запрос, почтовый адрес)

Заявитель

(фамилия, имя, отчество, год рождения)

Документ, удостоверяющий личность:

(вид документа, номер, кем и когда выдан)

Адрес заявителя:

Контактный телефон:

ЗАПРОС

Запрашиваемый документ или информация*

реквизиты запрашиваемого

документа (дата, регистрационный номер распорядительного акта, каким органом

издан документ, название населенного пункта, где находится (находился)

земельный участок, дом (квартира) и т.д.)

Документ необходим для представления в

(указать организацию, куда будет передан документ или копия документа)

Сведения о заявителе в случае, если он является доверенным лицом

Представитель физического лица по доверенности:

Доверенность:

(кем и когда выдана)

     Дата составления