Правительство Санкт-Петербурга
АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ПРИКАЗ
от 6 апреля 2009 года N 44
Об утверждении положения и Регламента работы Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга
В связи с поэтапным проведением работы по перераспределению полномочий между ЦЭПМК Комитета и экспертно-проверочными методическими комиссиями государственных архивов Санкт-Петербурга
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие Положение о ЦЭПМК Комитета в новой редакции.
2. Утвердить и ввести в действие Регламент работы ЦЭПМК Комитета в новой редакции.
3. Считать утратившим силу приказ Комитета от 22.04.2003 N 21.
4. Контроль за выполнением приказа возложить на Захарову Е.Ю., заместителя председателя Комитета.
Председатель Комитета
А.Д.Яшков
Внесен в Реестр
нормативных правовых актов
Санкт-Петербурга
23 июня 2011 года
Регистрационный N 11211
УТВЕРЖДЕНО
приказом Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от 6 апреля 2009 года N 44
ПОЛОЖЕНИЕ
о Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга
1. Общие положения
1.1. Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЦЭПМК) является постоянно действующим совещательным органом, созданным при Архивном комитете Санкт-Петербурга (далее - Архивный комитет) и осуществляющим: рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также с определением в его составе особо ценных (в том числе уникальных) документов; рассмотрение основных направлений и итогов научно-методической деятельности государственных архивов, разработки и совершенствования методов ведения архивных работ по всем направлениям, внедрения их в практику работы; осуществление научно-методического руководства и контроля за деятельностью экспертно-проверочных методических комиссий (ЭПМК) государственных архивов и центральных экспертных комиссий - экспертных комиссий (ЦЭК - ЭК) организаций.
1.2. В своей деятельности ЦЭПМК руководствуется Конституцией и законодательством Российской Федерации, законодательством Санкт-Петербурга, нормативными и правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (Росархива), распоряжениями Архивного комитета, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) при Росархиве, настоящим положением.
1.3. Решения ЦЭПМК утверждаются председателем Архивного комитета и являются обязательными для исполнения соответствующими государственными архивами и другими организациями.
Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел и внесением изменений в федеральные нормативные документы, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.
1.4. В состав ЦЭПМК, утверждаемый председателем Архивного комитета, входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Архивного комитета и государственных архивов Санкт-Петербурга, а также представители научных, учебных и других организаций.
1.5. Председатель ЦЭПМК назначается из числа заместителей председателя Архивного комитета. Председатель ЦЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПМК, председательствует на заседаниях ЦЭПМК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПМК задач.
Председатель ЦЭПМК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭПМК специалистов архивных и других организаций.
1.6. Заместитель председателя ЦЭПМК назначается из числа заместителей председателя Архивного комитета или из числа руководителей структурных подразделений Архивного комитета. Заместитель председателя ЦЭПМК исполняет обязанности председателя ЦЭПМК в его отсутствие.
1.7. Секретарь ЦЭПМК назначается из числа специалистов отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Архивного комитета и обеспечивает подготовку вопросов для рассмотрения ЦЭПМК, а также подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПМК, своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПМК, и обеспечение членов ЦЭПМК документами, подготовленными к рассмотрению ЦЭПМК; по указанию председателя приглашает на заседания ЦЭПМК не входящих в состав ЦЭПМК представителей архивных, научных и иных организаций, направляет копии решений ЦЭПМК ее членам и заинтересованным лицам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЦЭПМК.
1.8. В составе ЦЭПМК образуется группа из числа специалистов Архивного комитета и государственных архивов Санкт-Петербурга, имеющих соответствующую форму допуска, для рассмотрения и принятия решений по вопросам утверждения (согласования) документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Положение о группе и её состав утверждаются приказом председателя Архивного комитета.
2. Основные задачи и функции ЦЭПМК
2.1. Основными задачами ЦЭПМК являются:
2.1.1) определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Санкт-Петербурга; определение видов и состава источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга и состава документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, подлежащих хранению в этих архивах;
2.1.2) рассмотрение вопросов оптимизации состава Архивного фонда Санкт-Петербурга;
2.1.3) рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов;
2.1.4) рассмотрение вопросов совершенствования научно-справочного аппарата и создания автоматизированных поисковых систем, состояния учета документов и обеспечения их сохранности в государственных и ведомственных архивах;
2.1.5) осуществление научно-методического руководства деятельностью ЭПМК государственных архивов и ЦЭК - ЭК организаций.
2.2. Основными функциями ЦЭПМК являются:
2.2.1. Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:
2.2.1.1) описей дел постоянного хранения, составленных в государственных архивах после проведения научно-технической обработки документов, и в организациях - источниках комплектования этих архивов после упорядочения документов;
2.2.1.2) заключений архивов на первичный прием в государственные архивы документов и фондов личного происхождения;
2.2.1.3) перечней особо ценных документов, хранящихся в государственных архивах;
2.2.1.4) предложений государственных архивов о включении хранящихся у них уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;
2.2.1.5) перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение.
2.2.2. Рассмотрение и вынесение решений о согласовании:
2.2.2.1) проектов списков организаций - источников комплектования государственных архивов, изменений и дополнений к ним;
2.2.2.2) номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов и иных организаций; инструкций по делопроизводству, представленных исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга - источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга и иных организаций;
2.2.2.3) описей дел по личному составу, представленных к рассмотрению отделом научно-технической обработки документов (ОНТОД) Санкт-Петербургского государственного учреждения "Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга";
2.2.2.4) актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, из фондов государственных архивов; актов о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, находящихся в государственных и ведомственных архивах; актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, организаций - источников комплектования государственных архивов и иных организаций.
2.2.3. Рассмотрение и вынесение решений об одобрении:
2.2.3.1) проектов методических пособий, инструкций, рекомендаций, программ и результатов научных исследований, обзоров и докладов.
2.2.4. Вынесение рекомендаций по результатам обсуждения:
2.2.4.1) предложений Архивного комитета, государственных архивов и иных организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий;
2.2.4.2) предложений по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов.
Предложения по изменению сроков хранения документов представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке;
2.2.4.3) спорных вопросов, возникающих при отборе документов на государственное хранение;
2.2.4.4) работы ЭПМК государственных архивов и ЦЭК - ЭК организаций;
2.2.4.5) предложений Архивного комитета и государственных архивов по совершенствованию делопроизводства и архивной работы в организациях - источниках комплектования государственных архивов.
3. ЦЭПМК имеет право:
3.1) определять состав документов, относящихся к Архивному фонду Санкт-Петербурга, по итогам экспертизы ценности документов;
3.2) запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний ЭПМК государственных архивов и ЦЭК - ЭК организаций по рассмотрению указанных проблем и документы к ним;
3.3) информировать руководителей государственных архивов и других организаций по вопросам деятельности ЭПМК и ЦЭК - ЭК;
3.4) требовать от ЦЭК - ЭК организаций - источников комплектования государственных архивов соблюдения норм по оформлению и представлению документов на ЦЭПМК;
3.5) возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЦЭПМК имеет право выносить соответствующие решения (п.2.2.1-2.2.4).
3.6) секретарь ЦЭПМК имеет право запрашивать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.
4. ЦЭПМК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК.
УТВЕРЖДЕН
приказом Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от 6 апреля 2009 года N 44
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ
Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга
Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Архивный комитет) осуществляет свою деятельность на основании Положения о ЦЭПМК, утвержденного приказом председателя Архивного комитета от 06.04.2009 N 44.
1. Планирование работы ЦЭПМК
1.1. ЦЭПМК организует свою работу в соответствии с планом основных мероприятий Архивного комитета.
1.2. Секретарь ЦЭПМК составляет план работы ЦЭПМК на год до конца декабря года, предшествующего планируемому.
1.3. При разработке плана работы ЦЭПМК учитываются планы работы Архивного комитета, государственных архивов Санкт-Петербурга, предложения Экспертно-проверочных методических комиссий (далее - ЭПМК) государственных архивов, членов ЦЭПМК.
1.4. План работы ЦЭПМК на год рассматривается на первом заседании комиссии планируемого года и утверждается председателем ЦЭПМК. При рассмотрении плана работы ЦЭПМК секретарь комиссии информирует ее членов о выполнении плана предыдущего года.
2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЦЭПМК
2.1. Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЦЭПМК, осуществляется секретарем и членами ЦЭПМК.
2.2. Вся поступающая документация представляется на рассмотрение ЦЭПМК не позднее последнего понедельника перед проведением заседания (приложение к Регламенту работы ЦЭПМК). Документы, поступившие позже указанного срока, рассматриваются на следующем заседании ЦЭПМК.
2.3. Секретарь ЦЭПМК проводит ознакомление с документами членов ЦЭПМК.
2.4. Члены ЦЭПМК рассматривают документы до последнего дня, предшествующего заседанию, при необходимости срок рассмотрения продлевается. Имеющиеся замечания излагаются письменно в заключении (рецензии) и вместе с представленными документами передаются секретарю ЦЭПМК за день до заседания комиссии.
2.5. Поступающие на рассмотрение ЦЭПМК документы, подготовленные государственными архивами, другими организациями, должны быть оформлены с учетом действующих нормативных требований, иметь необходимое количество экземпляров и приложений. Содержащиеся в документах предложения должны быть аргументированы.
3. Подготовка и проведение заседаний ЦЭПМК
3.1. Заседания ЦЭПМК проводятся один раз в месяц (последняя пятница месяца), в 11 часов, а также по мере необходимости.
3.2. Проекты решений ЦЭПМК представляются секретарю комиссии не позднее чем за 5 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня в порядке исключения только с разрешения председателя ЦЭПМК.
3.3. Председатель ЦЭПМК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЦЭПМК. В этом случае сроки представления материалов и проекта решения устанавливаются председателем.
3.4. Специалисты Архивного комитета и государственных архивов, представляющие проекты решений ЦЭПМК, обязаны согласовать их со всеми заинтересованными лицами и организациями.
