2.1. Ведение Базы данных организаций осуществляется Комитетом по управлению городским имуществом (далее - КУГИ) на бумажных и электронных носителях на основании сведений, представляемых Органами исполнительной власти и Организациями.
2.2. Подготовка информации для ведения Базы данных организаций на бумажных носителях осуществляется путем формирования и ведения учетных дел, заводимых на каждую подведомственную Организацию соответствующим Органом исполнительной власти (далее - Учетные дела).
2.3. Подготовка информации для ведения Базы данных организаций на электронных носителях осуществляется путем формирования и ведения электронных паспортов Организаций на подведомственные Организации соответствующим Органом исполнительной власти (далее - Электронные паспорта).
2.4. Учетному делу и Электронному паспорту КУГИ присваивает индивидуальный номер, соответствующий номеру Организации в Базе данных организаций (далее - Индивидуальный номер).
2.5. В Учетном деле Организации хранятся подлинники или надлежащим образом заверенные копии документов, содержащих информацию об Организации в объеме, предусмотренном настоящим Порядком.
Учетное дело Организации состоит из информативной и отчетной частей, а также заполненных форм "Карта учета государственной организации", приведенной в приложении 1 к настоящему Порядку, или "Карта учета негосударственной организации", приведенной в приложении 2 к настоящему Порядку (далее - Карта учета Организации).
2.5.1. Информативная часть Учетного дела Организации содержит:
- копии распорядительных документов Органов исполнительных власти о создании Организации и закреплении за ней имущества, находящегося в собственности Санкт-Петербурга, на правах хозяйственного ведения, оперативного управления, постоянного (бессрочного) пользования или передаче такого имущества Организации на обязательственных правах (аренда, безвозмездное пользование и прочие);
- копии учредительных документов Организации;
- копии договоров (контрактов) с руководителем Организации (исполнительным органом Организации) и главным бухгалтером Организации;
- копии документов, подтверждающих права Организации на недвижимое имущество, находящееся в собственности Санкт-Петербурга и принадлежащее ей на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, постоянного (бессрочного) пользования или переданное ей на обязательственных правах, в том числе свидетельство о государственной регистрации права, выданное органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество;
- копии правоустанавливающих документов на движимое имущество (учредительный договор, передаточный акт, контракт, платежные документы, судебное решение, иной документ), принадлежащее Организации на праве хозяйственного ведения или оперативного управления, относящееся к основным средствам, первоначальная (восстановительная) стоимость которого за вычетом суммы амортизации превышает величину, установленную Правительством Санкт-Петербурга;
- иные документы, содержащие (подтверждающие) информацию, предусмотренную Картой учета Организации, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации подлежат ежегодному изменению (обновлению).
2.5.2. Отчетная часть Учетного дела Организации содержит:
- для всех Организаций, кроме государственных учреждений, - годовую и квартальную Бухгалтерскую отчетность (формы 1, 2 (с расшифровкой), 3, 4 и 5), для государственных учреждений - годовую Бухгалтерскую отчетность (формы 1, 2, 4 и 5);
- копии протоколов общих собраний акционеров (участников, учредителей) и заседаний советов директоров (наблюдательных советов), состоявшихся в отчетном периоде;
- иные документы, содержащие (подтверждающие) информацию, предусмотренную Картой учета Организации, за исключением предусмотренных в пункте 2.5.1 настоящего Порядка.
2.6. Заполненная Карта учета государственной организации при представлении Органом исполнительной власти в КУГИ должна быть заверена подписью руководителя и печатью государственной организации и утверждена руководителем Органа исполнительной власти.
Заполненная Карта учета негосударственной организации при представлении негосударственной организацией в КУГИ должна быть заверена подписью руководителя и печатью негосударственной организации.
2.7. Учетное дело считается сформированным при наличии в содержащихся в нем документах в полном объеме информации, предусмотренной Картой учета Организации.
2.8. Электронный паспорт Организации представляет собой совокупность унифицированных информационных таблиц, реализованных в едином формате и обрабатываемых одним программным обеспечением для всех Организаций. Формат и вид Электронного паспорта определяется КУГИ.
Электронный паспорт Организации состоит из информационной и отчетной части.
2.8.1. Информационная часть Электронного паспорта представляет собой электронные таблицы, содержащие информацию, предусмотренную Картой учета Организации, за исключением таблиц раздела 4 "Информация о финансово-хозяйственной деятельности государственной организации" и "Показатели деятельности негосударственной организации на отчетный год".
2.8.2. Отчетная часть Электронного паспорта представляют собой электронные таблицы, содержащие информацию, предусмотренную разделом 4 Карты учета Организации "Информация о финансово-хозяйственной деятельности государственной организации" и "Показатели деятельности негосударственной организации на отчетный год".
2.9. Состав форм отчетной части Электронного паспорта корректируется в соответствии с изменениями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и отчетности.
2.10. База данных считается сформированной, если в соответствии с настоящим Порядком сформированы Учетные дела и Электронные паспорта по каждой государственной организации в двух экземплярах - в Органе исполнительной власти и в КУГИ, по каждой негосударственной организации в одном экземпляре - в КУГИ.
База данных считается надлежащим образом сформированной и при отсутствии в отношении конкретной Организации информации в объеме, установленном настоящим Порядком, если законодательством установлен конкретный перечень информации, которую вправе получить участник (учредитель) соответствующей Организации, отличающийся от объема информации, предусмотренного настоящим Порядком.