38. Административные процедуры архивного комитета по организации предоставления государственной услуги:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в государственные и муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
отправка ответов заявителям.
39. Административные процедуры ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов по предоставлению государственной услуги:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в государственные и муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности (при необходимости);
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, справок о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменных ответов об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений;
отправка ответов заявителям.
Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 3 к Административному регламенту.
Регистрация запросов и передача их на исполнение
40. Поступившие по почте запросы регистрируются и передаются на исполнение в соответствующее структурное подразделение в течение 3 рабочих дней со дня поступления в установленном порядке:
- в архивном комитете - в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов;
- в ГУ ЛОГАВ - в отдел научной информации и публикации документов;
- в муниципальном архиве - работнику, исполняющему запросы в соответствии с должностной инструкцией.
41. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
42. При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса в ответ направляется уведомление о его приёме к рассмотрению. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.
Анализ тематики поступивших запросов
43. Работники структурного подразделения архивного комитета, ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивов, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учётом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;