3.1. Исполнение государственной функции включает в себя административные процедуры (приложение N 3 к Административному регламенту).
3.1.1. Составление описи актовых книг (приложение N 4), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также акта о передаче актовых книг (приложение N 5) и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в ЦГА СПб.
3.1.2. Основанием для начала административной процедуры по передаче книг актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, от структурных подразделений Комитета, является истечение срока их хранения в структурных подразделениях Комитета.
3.1.3. Ответственным за исполнение административной процедуры является руководитель отдела формирования, хранения, учета и использования архивных документов Комитета.
3.1.4. Специалист, осуществляющий передачу актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, на постоянное государственное хранение в ЦГА СПб, передает вместе с ними три экземпляра описи, а также акт о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним в соответствии с приложениями N 4 и N 5 к Административному регламенту.
Для передачи актовых книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей структурных подразделений Комитета, в которых хранились актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг и метрических книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Актовые книги передаются и принимаются в ЦГА СПб поединично.
Максимальный срок исполнения административной процедуры - 1 месяц.
Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются отделом формирования, хранения, учета и использования архивных документов Комитета, о чем составляется соответствующий акт (приложение N 7 [к] Административному регламенту), который заверяется подписью руководителя и печатью.
Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения.
Максимальный срок по составлению акта составляет 5 рабочих дней.
3.1.5. Результатом исполнения административной процедуры является передача актовых книг на постоянное хранение в ЦГА СПб, а также техническое уничтожение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и поврежденных первых экземпляров записей актов гражданского состояния, которые были заменены.