3.1.1. Исполнение государственной функции государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга включает в себя следующие административные процедуры:
составление Комитетом указаний по планированию работы архивов, подведомственных Комитету, на год, в которых устанавливаются сроки проведения паспортизации и представления архивами сведений о состоянии хранения документов в организациях, сведений об изменениях в составе и объеме фондов архивов, паспортов архивов и учреждений, учетных баз данных (далее - сводные документы государственного учета) в Комитет;
составление архивами писем и направление их в адрес организаций - источников комплектования с приложением паспортов, подлежащих заполнению, и указанием сроков их представления в архивы;
оказание Комитетом методической, практической, консультационной помощи архивам, учреждениям и архивами аналогичной помощи организациям в заполнении установленных форм государственного учета;
получение архивами паспортов организаций, анализ, обработка полученных данных, составление сведений о состоянии хранения документов в организациях каждым архивом;
предварительная сверка документов государственного учета архивов с данными Фондового каталога Комитета;
подписание сводных документов государственного учета у директора архива и представление их в Комитет;
получение Комитетом сводных документов государственного учета, подготовленных архивами, учреждениями, прием, регистрация и передача их на исполнение;
анализ, обработка полученных данных, показателей учетных баз данных "Архивный фонд" организация исправления недочетов и ошибок при их обнаружении; обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог";
подготовка Комитетом сводных документов государственного учета в масштабе Санкт-Петербурга;
подписание подготовленных сводных документов государственного учета у председателя Комитета, их регистрация и отправка в Росархив.
3.1.1.1. Составление Комитетом указаний по планированию работы и отчетности архивов (далее - указания), подведомственных Комитету, на год, в которых устанавливаются сроки проведения паспортизации и представления архивами сводных документов государственного учета в Комитет:
3.1.1.1.1. Основанием для начала выполнения административного действия по составлению указаний является осуществление Комитетом полномочий по планированию работы в соответствии со статьей 2 Регламента Комитета.
3.1.1.1.2. Должностными лицами, ответственными за составление указаний, являются специалисты отдела комплектования и ООСИАД и НИР Комитета. Указания составляются в начале IV квартала года, предшествующего планируемому периоду, по всем направлениям деятельности Комитета и подведомственных учреждений.
3.1.1.1.3. В указаниях устанавливаются сроки проведения паспортизации и представления в Комитет сводных документов государственного учета.
3.1.1.1.4. Критерии для принятия решения при составлении указаний определяются рекомендациями Росархива о приоритетных архивных работах, планируемых для архивных учреждений Российской Федерации, анализом планируемых показателей, в том числе с учетом предложений архивов по планированию, порядком подготовки и дальнейшего согласования указаний.
3.1.1.1.5. Указания оформляются в форме писем Комитета на бумажном носителе и в электронном виде. Письма направляются в архивы, подведомственные Комитету, в установленном порядке. Один экземпляр указаний на бумажном носителе и в электронном виде остается в Комитете.
3.1.1.1.6. Контроль за составлением указаний осуществляется начальниками отдела комплектования, ООСИАД и НИР; заместителем председателя Комитета - при их согласовании; председателем Комитета - при их подписании.
3.1.1.1.7. Результатом административного действия являются указания Комитета по планированию работы и отчетности архивов, подготовленные, подписанные и направленные в архивы в установленном порядке.
3.1.1.1.8. Время выполнения данного административного действия - 10 дней.
3.1.1.2. Составление архивами писем и направление их в адрес организаций - источников комплектования с приложением паспортов, подлежащих заполнению, и указанием сроков их представления в архивы:
3.1.1.2.1. Основанием для начала исполнения административного действия по информированию организаций являются указания по планированию с установлением сроков проведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга.
3.1.1.2.2. Должностными лицами, ответственными за составление писем, являются архивисты отделов комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства архивов (далее - отделы комплектования архивов).
3.1.1.2.3. Письмо, паспорта, подлежащие заполнению, ксерокопируются в количестве экземпляров, которое соответствует количеству организаций, состоящих на учете в списках организаций - источников комплектования каждого архива, на начало отчетного периода.
3.1.1.2.4. Составляется список на рассылку письма с указанием юридического или почтового адреса организаций.
3.1.1.2.5. Письмо, приложение к нему - паспорт в необходимом количестве экземпляров, а также список на рассылку передаются в соответствующие структурные подразделения архивов на регистрацию, подписание и отправку.
3.1.1.2.6. Критерии для принятия решения при подготовке писем определяются порядком согласования и подписания писем.
3.1.1.2.7. Контроль за составлением писем осуществляется заведующими отделов комплектования архивов, при их подписании - директорами архивов.