6. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся:
- в ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивах, государственных и муниципальных музеях и библиотеках - постоянно;
- в органах и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов - временно, в течение установленных сроков.
7. ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также источники комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов (далее - органы и организации, осуществляющие постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) в порядке, установленном Правилами, ведут основные и вспомогательные учетные документы, на основании которых составляют документы государственного учета и в установленные сроки представляют их в архивный комитет Ленинградской области.
8. Архивный комитет Ленинградской области на основании полученной от органов и организаций, осуществляющих постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, информации об объеме, составе и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации составляет сводные документы государственного учета и в установленные сроки представляет их в Федеральное архивное агентство.
9. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются в традиционной (на бумажных носителях) и электронной (в виде учетных баз данных) формах.
Состав документов государственного учета, представляемых
в архивный комитет Ленинградской области
10. Для ведения государственного учета в архивный комитет Ленинградской области представляются следующие документы государственного учета:
ГУ ЛОГАВ:
- паспорт государственного архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200_ года (приложение 2);
- карточки фондов (приложение 3);
- копию учетной базы данных "Архивный фонд" на 1 января 200_ года (перечень реквизитов, обязательных для заполнения - приложение 4).
Муниципальными архивами:
- паспорт муниципального архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200_ года (приложение 2);
- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов на 1 декабря 200_ года (приложение 5) и пояснительную записку к ним;
- карточки фондов (приложение 3);
- копию учетной базы данных "Архивный фонд" на 1 января 200_ года (перечень реквизитов, обязательных для заполнения - приложение 4).
Государственными и муниципальными музеями и библиотеками:
- паспорт государственного, муниципального музея, библиотеки на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему.
Источниками комплектования ГУ ЛОГАВ:
паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 200_ года (приложение 6).
Сроки представления в архивный комитет
Ленинградской области документов государственного учета
11. ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы представляют документы государственного учета ежегодно до 15 января следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и пояснительная записка к ним представляются 1 раз в три года.
Государственные и муниципальные музеи и библиотеки представляют документы государственного учета ежегодно до 15 января следующего за отчетным года.