ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 8 сентября 1999 года N 578
г. Иваново

Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ивановской области

___________________________________________________
Утратило силу на основании
Указа губернатора Ивановской области
от 7 апреля 2003 года N 52-уг
___________________________________________________

В целях повышения эффективности государственного управления архивным делом Ивановской области и руководствуясь ст.12 Закона Ивановской области от 23 мая 1995 года N 13-03 «Об архивном фонде Ивановской области и архивах»,

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Ивановской области (прилагается).

2. Войти в Законодательное Собрание Ивановской области с предложением о признании утратившим силу решения Малого Совета Ивановского областного Совета народных депутатов двадцать первого созыва «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ивановской области» от 29 октября 1993 года N 261.

И.О.ГЛАВЫ
АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
В.МЕЛЬНИКОВ

 Приложение
к постановлению  главы администрации области
 от 8 сентября 1999 года N 578

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации Ивановской области

1. Основные положения

1.1. Архивный отдел администрации Ивановской области (далее - архивный отдел) является органом исполнительной власти Ивановской области, осуществляющим государственное управление архивным делом и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Ивановской области, постановлениями и распоряжениями главы администрации области, приказами и решениями коллегии федеральной архивной службы России и настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через подведомственные архивные учреждения.

Правовые основы деятельности архивных учреждений определены законом Ивановской области «Об Архивном фонде Ивановской области и архивах» (N 13-03 от 23 мая 1995 года).
1.4. В систему архивного отдела входят государственный архив Ивановской области, архивные отделы администраций городов и районов, городские и районные архивы.

Архивный отдел вместе с подведомственными архивными учреждениями образует единую архивную службу области, которая входит в систему Федеральной архивной службы России.
1.5. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами законодательной и исполнительной власти Ивановской области, органами местного самоуправления, общественными и иными объединениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы.

1.6. Архивный отдел подчиняется в своей деятельности главе администрации Ивановской области.

2. Основные задачи архивного отдела

2.1. Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области.

2.2. Анализ состояния архивного дела на территории области, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом местных особенностей.

2.3. Управление архивными учреждениями области, координация их деятельности и обеспечение функционирования.

2.4. Ведомственный контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Ивановской области в области архивного дела.

2.5. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области, обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти и местного самоуправления, физических и юридических лиц.

2.6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, предприятий, организаций.

3. Функции архивного отдела

3.1. Комплектование и хранение документов Архивного фонда Российской федерации и Ивановской области в государственном архиве Ивановской области, городских и районных архивах, контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов на государственное хранение.

3.2. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области, хранящихся в архивных учреждениях, ведомственных архивах области, музеях и библиотеках, и представление сведений о них в Федеральную архивную службу России.

3.3. Межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий области независимо от формы собственности, разработка и утверждение в пределах своей компетенции обязательных к исполнению правил, инструкций, методических пособий по вопросам архивного дела и делопроизводства, проведение совместно с комитетами, отделами и управлениями администрации области, администрациями районов, и городов, учреждениями, организациями и предприятиями мероприятий по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Определение и утверждение номенклатуры видов платных работ и услуг, оказываемых архивными учреждениями юридическим и физическим лицам.

3.5. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных актов по вопросам обеспечения сохранности, пополнения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области.

3.6. Подготовка проектов и обеспечение реализации программ развития архивного дела в области, а также разработка и выполнение перспективных и текущих планов деятельности архивных учреждений.

3.7. Работа по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений на территории области, вносение предложений в администрацию области об образовании и упразднении подведомственных отделу архивных учреждений.

3.8. Рассмотрение и решение совместно с органами государственной власти и местного самоуправления вопросов хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Ивановской области, являющихся государственной и муниципальной собственностью.

3.9. Передача в установленном порядке в пределах области документов из одних архивных учреждений в другие, внесение предложений о передаче документов из архивных учреждений области в архивные учреждения других областей.

3.10. Внедрение и использование в работе архивных учреждений автоматизированных информационных систем, а также создание традиционных видов справочников для поиска информации о составе и содержании Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области, хранящихся в архивных учреждениях области.

3.11. Координация и направление научно-исследовательской и методической деятельности государственного архива Ивановской области, архивных отделов городских и районных администраций в вопросах архивоведения, документоведения и археографии, участие в работе зонального научно-методического совета архивных учреждений Центрального района Российской Федерации.

3.12. Экспертиза научной и практической ценности документов и отбор их на постоянное хранение в архивных учреждениях области, разработка совместно с комитетами, управлениями и отделами администрации области перечней документов с указанием сроков хранения.

3.13. Реализация преимущественного права государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда области.

3.14. Проверка выполнения учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.

3.15. Содействие собственникам негосударственных архивов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.16. Выдача учреждениям, организациям и гражданам специальных разрешений на собирание старинных документальных памятников на территории области, регистрация специальных разрешений, выдаваемых Федеральной архивной службой России на собирание таких памятников, контроль за их собиранием.

3.17. Лицензирование деятельности по вопросам обследования состояния архивных фондов, экспертизы, описания, консервации и реставрации архивных документов, ведение реестра лицензий.

3.18. Издание архивных документов по истории области, публикование справочно-информационной литературы о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области, хранящихся в архивных учреждениях, координация работы по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования документов.

3.19. Обеспечение органов государственной власти ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений.

3.20. Решение в установленном порядке вопросов допуска иностранных исследователей к работе с архивными документами и вывоза за пределы Российской Федерации копий архивных документов (не на правах подлинника).

3.21. Осуществление в установленном порядке деловых связей с архивными учреждениями государств-участников Содружества Независимых Государств и других стран.

3.22. Выявление и получение из федеральных архивов и архивов других областей подлинников или копий архивных документов по истории области.

3.23. Решение в установленном порядке вопросов рассекречивания архивных документов, хранящихся в государственном архиве Ивановской области, с привлечением к этой работе заинтересованных организаций.

3.24. Разработка и представление в установленном порядке предложений к проекту областного бюджета о расходах на содержание отдела и государственного архива Ивановской области, обеспечение их финансирования, руководство бухгалтерией.

3.25. Изучение, обобщение и распространение передового опыта работы архивных учреждений области, созыв в установленном порядке научно-практических конференций, совещаний, семинаров, развитие и координация межобластных и межрайонных связей архивных учреждений.

3.26. Внедрение в практику работы архивов наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов.

3.27. Работа по повышению квалификации работников архивной службы области.

3.28. Содействие решению вопросов по улучшению условий труда работников архивных учреждений, их социальной защите.

3.29. Своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принятие по ним необходимых мер, прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях.

4. Права архивного отдела

4.1. Получение от органов исполнительной власти области, а также от учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной подчиненности необходимых материалов о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Заслушивание представителей органов исполнительной власти Ивановской области, учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной подчиненности по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица архивного отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории области, участвовать в деятельности комиссий, образуемых при реорганизации или ликвидации предприятий, учреждений, организаций и иных собственников документов.
4.3. Выдача, в пределах своей компетенции, органам исполнительной власти Ивановской области, учреждениям, организациям, предприятиям обязательных для исполнения указаний по работе архивов и организации документов в делопроизводстве; согласование отраслевых инструкций по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.4. Выдача разрешений подведомственным учреждениям на осуществление отдельных видов платных услуг гражданам, организациям, учреждениям и предприятиям, а также на привлечение внебюджетных средств для выполнения основных задач и развития материально-технической базы.

4.5. Постановка вопроса перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений и организаций независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации ответственности за нарушение законодательства в области архивного дела.

4.6. Создание постоянных и временных межведомственных комиссий для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности главой администрации области.

Заведующий архивным отделом имеет одного заместителя, который назначается и освобождается от должности главой администрации области
5.2. Заведующий архивным отделом:

5.2.1. руководит деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел и подведомственные архивные учреждения, и осуществление ими своих функций:

5.2.2. издает в пределах своей компетенции приказы и инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;

5.2.3. вносит в органы исполнительной власти области предложения о развитии архивного дела, совершенствовании управления Архивным фондом Ивановской области;

5.2.4. в необходимых случаях издает с руководителями комитетов, отделов и управлений администрации области и другими ведомствами совместные приказы и инструкции по вопросам архивной работы; утверждает положения о подведомственных архивных учреждениях;

5.2.5. обладает правом проставления апостиля на документах, направляемых в адрес государств-участников Гаагской конвенции;

5.2.6. назначает и освобождает от должности работников архивного отдела и директора государственного архива Ивановской области;

5.2.7. определяет структуру и утверждает в пределах установленных численности и фонда оплаты труда штатное расписание архивного отдела и государственного архива Ивановской области, а также сметы расходов на содержание в пределах утвержденных ассигнований;

5.2.8. распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований, имуществом, инвентарем и другими материальными ценностями, находящимися на балансе отдела.

5.3. При архивном отделе действуют:

5.3.1. коллегия в составе заведующего отделом (председатель коллегии), заместителя заведующего, специалистов отдела, руководящих работников подведомственных архивных учреждений и представителей ведомственных архивов, общественных организаций.

Состав коллегии архивного отдела утверждается главой администрации области.

Коллегия архивного отдела рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела в области, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения решений, подбора и расстановки кадров, награждения работников архивной службы области, проекты важнейших приказов, инструкций, заслушивает отчеты руководителей архивных учреждений.