3.3.1. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях коллегиальных органов, деловых встречах.
Протокол составляется на основании записей (в том числе звукозаписи), произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и иных материалов.
Если ход заседания (совещания) стенографируется и оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу, то составляется протокол краткой формы изложения.
Протоколы в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга издаются, как правило, в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга и совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга; наименование исполнительного органа; наименование вида протокола; дату заседания (совещания); номер протокола; информацию о месте заседания (совещания), времени начала и окончания заседания (совещания); фамилии, инициалы и наименования должностей председательствующего, присутствующих; повестку дня; перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих; сведения о принятых решениях.
Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.
Например:
протокол заседания Правительства Санкт-Петербурга, протокол совещания с участием Губернатора Санкт-Петербурга и др.
Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в приложении N 11 к Инструкции.
В протоколе заседания (совещания) Правительства Санкт-Петербурга в разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" указываются присутствовавшие на заседании (совещании) члены Правительства Санкт-Петербурга. Если на соответствующее заседание (совещание) Правительства Санкт-Петербурга приглашаются постоянные участники заседаний и иные лица, то в разделе "Постоянные участники заседаний (совещаний) и приглашенные" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы.
В разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" при количестве постоянных участников и приглашенных более пяти человек, как правило, указывается их общее количество, список прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) и приглашенные с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей.
В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?
Например: "Об итогах...", "О деятельности...".