Администрация Санкт-Петербурга
КОМИТЕТ ПО ТРУДУ И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЕ НАСЕЛЕНИЯ

ПРИКАЗ

от 2 сентября 2003 года N 216


Об утверждении Методических рекомендаций по
техническому оформлению проектов нормативных
правовых актов в Комитете по труду
и социальной защите населения

В целях упорядочения деятельности и совершенствования организации системы делопроизводства Комитета по труду и социальной защиты населения

приказываю:

1. Утвердить Методические рекомендации по техническому оформлению проектов нормативных правовых актов в Комитете по труду и социальной защите населения согласно приложению к приказу.

2. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Вице-губернатор Санкт-Петербурга -
председатель Комитета по труду и
социальной защите населения
В.Г.Дербин

Приложение
к приказу Комитета по труду
и социальной защите населения
от 02.09.2003 N 216

     

Методические рекомендации по техническому оформлению
проектов нормативных правовых актов в Комитете по труду
и социальной защите населения

1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации по техническому оформлению проектов нормативных правовых актов (далее - Рекомендации) определяют порядок работы со служебной документацией и требования к специалистам в Комитете по труду и социальной защите населения (далее - Комитет) в процессе деятельности.

1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга, утвержденной приказом губернатора Санкт-Петербурга от 06.07.1998 N 48-п (далее - Инструкция).

1.3. Рекомендации распространяются на организацию системы делопроизводства структурных подразделений Комитета.

1.4. Структурные подразделения Комитета должны организовывать и вести делопроизводство на основании инструкций и других нормативно-методических документов, самостоятельно разрабатываемых и согласованных с Юридическим управлением. Проекты организационно-распорядительных документов утверждаются руководителями структурных подразделений (начальниками управлений, начальниками отделов, заместителями председателя Комитета, курирующими определенные направления работы).

2. Общие требования к оформлению документов

2.1. Правовые, организационно-распорядительные и иные документы, постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), подготавливаемые в Комитете, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с Инструкцией и Рекомендациями.

2.1.1. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

2.1.2. Дату в тексте документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 июня 2003 года следует оформлять: 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003 года.

2.1.3. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А.Лагунину.

2.1.4. В реквизитах "Подпись" сокращения не допускаются. Инициалы указываются перед фамилией.

В тексте документов при перечислении фамилий, при указаниях выполнения определенных функций, действий должностными лицами инициалы следует располагать после фамилий.

В тексте документов, содержащих распоряжения, указания о возложении функции контроля на должностное лицо, инициалы указываются после фамилии.

Например:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Комитета Ржаненкова А.Н.

2.1.4*. При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющего приложения), не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа без знака точки.

_______________

* Здесь и далее нумерация соответствует оригиналу. - Примечание "КОДЕКС".

Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ (с первой страницы приложения).

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут: Приложение (без кавычек), с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (выравнивание текста по правому краю).

Например:

Приложение 2
к приказу
Комитета по труду и
социальной защите населения
от ________N______

Приложения оформляются обычным шрифтом, в таблицах приложений при перечислении названий учреждений не должно быть сокращенных названий, переносов слов. Названия учреждений указываются в соответствии с уставами.

Например:

     
Санкт-Петербургское государственное учреждение
"Социально-реабилитационный
центр для несовершеннолетних"
(в тексте допускается сокращение (далее - ГУ СРЦ).

Допускается выделение названий разделов в тексте приложений (положений, инструкций и т.д.).

Рекомендуемый шрифт для оформления текстов документов: Times New Roman, начертание: обычный, размер: 12. В текстах писем допускается размер: 14.

Использование при оформлении в текстах документов курсива, выделенного курсива и других начертаний не допускается.

Оформление текста выполняется одинарным межстрочным интервалом.

2.1.5. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается на расстоянии не менее двух интервалов под текстом документа.

В приказах между словом "ПРИКАЗЫВАЮ" и распорядительной частью текста допускается 1 интервал.

Каждый пункт в тексте документов оформляется с "красной" строки.

2.1.6. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

В тексте документов не допускается сокращение названий должностей (и.о., зам. пред. и т.д.).

2.1.7. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которыми согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:

При подписании "Листа согласования" несколькими должностными лицами, расположенного на оборотной стороне проекта документа, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Рассылку копий документов после подписания должностным лицам следует оформлять словосочетанием "копии направить".

2.1.8. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Е.Л.Сергеев

3159392

2.1.9. В тексте документов названия управлений Комитета должны писаться с прописной буквы, названия отделов со строчной буквы, например:

Начальник Управления экономики и планирования, отдел социального партнерства, отдел правовой экспертизы Юридического управления, и т.д.

3. Особенности оформления правовых документов

3. Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами.

3.1. Проекты нормативных правовых документов, направляемые на рассмотрение в отдел правовой экспертизы Юридического управления, должны быть представлены с копиями правовых документов, на которые делается ссылка или вносятся изменения и дополнения.

3.2. Согласованные в установленном порядке проекты документов представляются в Юридическое управление на лингвистическую экспертизу. Рассмотрение документов осуществляется с позиции соответствия требований языковой, логической, грамматической, графической основ.

Языковую основу законодательного текста составляют такие лексические единицы, как предложения, устойчивые словосочетания и слова.

Логическую основу составляют правила и законы формальной логики, с помощью которых выполнен и организован текст нормативного правового документа.

Грамматические составляющие - правила орфографии и пунктуации.

Графические стандарты необходимы в целях локальности и структурированности текста, его составных частей.

3.2.1. При подготовке проектов документов с целью достижения адекватности выражения норм права, оформленной в грамматическом предложении, должны учитываться следующие требования:

- адекватность грамматической формы. Использование констатирующих, повествовательных и утвердительных предложений. Подлежащее в них часто отсутствует. Природе права, характеру его информации противоречит использование вопросительных, побудительных и иных грамматических предложений;

- отсутствие перегрузки простых предложений с однородными членами, которые затрудняют восприятие мысли предлагаемой нормы;

- недопустимость использования несвойственных, нехарактерных природе правовых норм соединительных союзов "а", "но", "чтобы" и тем более таких редких для официальных текстов, как "да", "да и", "не то", хоть", "а также" и других. Указанные союзы не отвечают законодательному стилю, тем самым способны отрицательно влиять на точность выражения норм проектов документов;

- простота и доступность стиля, безличный характер содержания;

- недопустимость "перенасыщения" нормативного текста многозначными словами и сочетаниями. Обилие слов с переносным значением отрицательно влияет на точность выражения юридических норм, что вызывает трудности их понимания и толкования;

- не следует перегружать законодательный текст иноязычной лексикой. Злоупотребление в документах иноязычной терминологией создает трудности усвоения юридических предписаний. Слова иностранного происхождения должны употребляться в строго определенном их значении и оптимально вписываться в содержательную ткань текста документа;