11.1. Номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения и по личному составу.
11.1.1. Организационным отделом совместно с директором ведомственного архива ежегодно до 1 ноября текущего года разрабатываются и составляются сводные номенклатуры дел соответствующих подразделений Комитета на следующий год (приложение 7 Инструкции) на основе номенклатур дел их структурных подразделений (управлений, отделов, секторов и т.д.)
11.1.2. Сводная номенклатура дел Комитета подписывается начальником организационного отдела, согласовывается с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга (далее - ЦГА) не реже чем один раз в 5 лет, в случае коренного изменения функций подразделений Комитета и структуры Комитета согласовывается заново независимо от срока ее согласования.
Сводная номенклатура дел Комитета в конце каждого года уточняется, утверждается председателем Комитета, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.3. При составлении сводных номенклатур дел подразделений Комитета следует руководствоваться положениями о подразделениях Комитета, их штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за прошлые годы.
11.1.4. Вновь созданное подразделение Комитета в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и согласовывает ее с организационным отделом.
11.1.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Комитета являются наименования его структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Комитета.
11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел Комитета его структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов сводной номенклатуры дел для использования в работе.
11.1.7. Графы сводной номенклатуры дел Комитета заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного обозначения его структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение соответствующего структурного подразделения; 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка" и т.д., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций.
Заголовок включает в себя: название вида дела или видов документов, наименование соответствующего структурного подразделения; краткое содержание документов, включенных в дело. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка (планы, отчеты, записки и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
наименованием организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресата или корреспондента документа);
наименованием территории, с которой связано содержание документов дела;
датой (хронологическими рамками), к которой относятся документы дела;
сведениями о наличии копий документов дела (если в деле подшиты копии) и другими.
В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела. На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются сроки временного хранения и пометка соответствующей экспертной комиссии; "Подлежат экспертизе ценности" (см. пункт 11.4 Инструкции).
В графе "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел, отметки о завершении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, о месте хранения и др.), которые отражают специфику организации делопроизводства в Комитете.
11.1.8. В течение года организационным отделом по согласованию с ЦГА в утвержденную сводную номенклатуру дел Комитета могут вноситься изменения и дополнения.
11.1.9. Для упрощения ведения корректировки, дополнения или переработки утвержденная номенклатура дел Комитета может быть введена в компьютер.
11.2. Формирование дел.
Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Формированием дел занимаются структурные подразделения.
11.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются в архив.
Документы должны быть оформлены и переданы исполнителем в дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
В электронную карточку документа вносится отметка "в дело" о включении документа в дело с указанием его номера согласно номенклатуре дел.