8.1. Организацию приема граждан председателем Комитета и его заместителями (далее в этой главе именуются должностными лицами Комитета) обеспечивает организационный отдел.
Организацию приема граждан руководителями структурных подразделений Комитета обеспечивают аппараты соответствующих подразделений.
Организационный отдел при необходимости может привлекать руководителей подразделений Комитета к приему граждан в Комитете.
8.1.1. Организация приема граждан включает в себя:
прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;
составление графика приема граждан соответствующим должностным лицом, обеспечение его соблюдения;
предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;
документационное обеспечение приема граждан;
ведение делопроизводства по обращениям граждан, принятых на приеме;
осуществление контроля за исполнением поручений, принятых соответствующими должностными лицами на приемах граждан.
В структурных подразделениях Комитета прием граждан может осуществляться без предварительной записи.
8.1.2. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:
консультативно-правовая работа, предварительная беседа проводится специалистами организационного отдела;
решение принципиальных, сложных вопросов, 'рассмотрение обращений, содержащих жалобы на должностных лиц, производится должностными лицами Комитета или руководителями подразделений Комитета.
8.2. К делопроизводству принимаются заявления граждан о записи на прием к должностным лицам Комитета (руководителям структурных подразделений Комитета), содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Комитета. Оценку предъявляемых документов делает сотрудник сектора приема граждан (сотрудник аппарата соответствующего подразделения территориального управления) и по результатам их рассмотрения осуществляет запись на прием к соответствующему должностному лицу Комитета (руководителю подразделения Комитета).
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в обращении гражданина, не относится к компетенции Комитета либо представленные документы не удовлетворяют требованиям первого абзаца данного пункта Инструкции.
8.3. Учет обращений граждан, касающихся записи на прием, осуществляет соответственно организационный отдел или подразделения Комитета в журнале.
8.4. В случае необходимости гражданина принимает председатель Комитета или его заместители. В таком случае на каждое обращение гражданина работники организационного отдела:
подготавливают регистрационный талон устных обращений граждан (приложение 4 к Инструкции);
формируют дело, в которое включают законодательные акты, правовые документы Администрации по данному вопросу, справки организаций, рассматривавших обращения и иные материалы.
8.4.1. Решение, принятое соответствующим должностным лицом Комитета на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения подразделениям Комитета, подписывается должностным лицом, производившим прием, и после регистрации в организационном отделе направляется исполнителю, о чем гражданин ставится в известность.
8.4.2. Поручения должностных лиц Комитета записываются в регистрационный талон приема граждан и ставятся на контроль (см. пункт 10.16-10.16.4 Инструкции).
8.5. Поручение, данное должностным лицом Комитета по обращению гражданина, должно исполняться безотлагательно, если иное не установлено в поручении. В случае если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.
8.6. Сроки исполнения поручений могут быть продлены только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником организационного отдела.
8.7. Справки-ответы исполнителей анализируются соответственно работниками организационного отдела и докладываются должностному лицу, давшему поручение.
Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.
В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, организационный отдел повторно направляет исполнителю документы для рассмотрения по существу ответа.
8.8. Поручение снимается с контроля: