6.1. Регистрация служебной документации - это фиксация фактов поступления документов в Комитет или отправки их из Комитета путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе (в регистрационных формах) в компьютер.
Запись сведений о документе в компьютер производится путем заполнения электронной регистрационной карты. Исключение составляют нормативные правовые акты, письменные обращения граждан, иные документы, которые в соответствии с настоящей Инструкцией регистрируются иным образом.
6.2. Прием, регистрация и отправка документов Комитета осуществляются организационным отделом.
В структурных подразделениях Комитета принимают и регистрируют документы, адресованные им, а также отправляют подготовленные ими документы.
6.2.1. При приемке и отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).
6.2.2. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
6.2.3. На документах, поступивших в Комитет до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.
На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
6.2.4. Корреспонденция, поступившая в Комитет в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурной службой Комитета с последующей обязательной передачей в организационный отдел для регистрации. Такую корреспонденцию организационный отдел регистрирует как поступившую в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.
6.2.5. Работники организационного отдела производят сортировку полученных документов по следующим группам:
почта председателя Комитета;
почта заместителей председателя Комитета;
почта подразделений Комитета;
нормативные правовые акты;
документы для служебного пользования.
6.3. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях (как создаваемая в Комитете, так и поступающая из других организаций).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.
6.3.1. Существуют отдельные документы, которые не подлежат регистрации, примерный перечень которых приводится в приложении 2 к Инструкции.
6.3.2. Телефонограммы в адрес председателя Комитета и его заместителей принимаются и регистрируются организационным отделом.
6.3.3. Телефаксы, поступившие в Комитет, регистрируются так же, как служебная корреспонденция.
6.4. Регистрационный индекс входящего документа (входящий номер) документа проставляется в регистрационном штампе в нижнем правом углу документа.
6.4.1. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.
Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации.
6.5. Проверенные и правильно оформленные документы направляются организационным отделом адресатам заказной или простой почтой.
6.6. Из организационного отдела в подразделения Комитета документы передаются под расписку.
6.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифом "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы и др. доставляются немедленно адресату.
6.8. Все служебные документы, за исключением писем граждан и нормативных правовых актов, зарегистрированные в организационном отделе, направляются исполнителям, а также из подразделения в подразделение только через Управление делами для фиксации информации, содержащейся в резолюциях.
6.8.1. По всем повторным документам в организационном отделе подбираются дела из архива, которые вместе с поступившим документом направляются исполнителю.