5.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности подразделений Комитета председатель Комитета проводит совещания с руководителями подразделений Комитета, а также различных предприятий, учреждений и организаций.
5.2. Ответственное лицо за подготовку совещания по ходу совещания ведет записи и не позднее следующего рабочего дня оформляет протокол совещания на бланке протокола (приложение 1 к Инструкции).
В протоколе совещания указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.
5.3. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются: выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.
5.4. Общие требования к оформлению протокола совещания:
5.4.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание.
5.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
5.4.2.1. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня".
В разделе "Председатель" протокола указываются должность, инициалы и фамилия председателя совещания.
В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, обще количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах ...", "О деятельности...".
5.4.2.2. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ:
2. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).
В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием, при необходимости, конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.
5.5. Протоколы датируются и регистрируются в организационном отделе, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для организации работы по выполнению решений и в сектор контроля для контроля за исполнением.