3.1. Ведение общего Реестра и реестра государственных служащих исполнительного органа осуществляется в электронном виде с использованием государственной информационной системы Санкт-Петербурга "Управление персоналом государственных органов Санкт-Петербурга" и на бумажном носителе по форме согласно приложениям 1 и 2 к настоящим Правилам.
3.2. Сведения о гражданах, поступающих на государственную службу Санкт-Петербурга, вносятся в реестр государственных служащих исполнительного органа не позднее пяти дней после их назначения на должность государственной службы Санкт-Петербурга в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга.
3.3. Каждому государственному служащему исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга присваивается личный реестровый номер, который сохраняется за ним на весь период государственной службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, в том числе после его увольнения и нахождения в отставке (резерве).
При последующих поступлениях на государственную службу Санкт-Петербурга в исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга ранее присвоенный личный реестровый номер сохраняется.
3.4. Порядок присвоения личного реестрового номера государственному служащему исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга определяется Комитетом государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
3.5. Личный реестровый номер государственного служащего исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга проставляется на обложке его личного дела и личной карточке государственного служащего (форма N Т-2 ГС) в левом верхнем углу.
3.6. Для внесения в общий Реестр изменений в учетные данные государственных служащих исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга по состоянию на первое число каждого месяца кадровыми службами соответствующих исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга представляются в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга сведения об изменениях учетных данных на магнитных носителях с использованием государственной информационной системы Санкт-Петербурга "Управление персоналом государственных органов Санкт-Петербурга", а также на бумажных носителях по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 12 августа 2019 года постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 9 августа 2019 года N 522. - См. предыдущую редакцию)
3.7. Реестр государственных служащих исполнительного органа на бумажном носителе составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга один раз в год по состоянию на 1 января текущего года.
Первый экземпляр утвержденного реестра государственных служащих исполнительного органа хранится в кадровой службе исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга.
Второй экземпляр утвержденного реестра государственных служащих исполнительного органа кадровая служба исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга представляет в Комитет государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 10 января текущего года.
Сведения об изменениях учетных данных государственных служащих исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга приобщаются к общему Реестру и реестрам государственных служащих исполнительных органов на бумажных носителях не реже одного раза в месяц в виде приложений по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
3.8. Основанием для исключения сведений о государственном служащем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга из общего Реестра и реестра государственных служащих исполнительного органа является его увольнение, смерть (гибель), а также признание его решением суда, вступившим в законную силу, безвестно отсутствующим или умершим.
При увольнении государственного служащего исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга в связи с ликвидацией, сокращением штата или численности исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга в случае невозможности предоставления ему другой должности государственной службы Санкт-Петербурга в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга сведения о государственном служащем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга остаются в общем Реестре и реестре государственных служащих исполнительного органа с указанием о зачислении в резерв.
Сведения об умершем (погибшем) государственном служащем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, а также признанном решением суда, вступившим в законную силу, безвестно отсутствующим или умершим исключаются из реестра государственных служащих исполнительного органа в день, следующий за днем смерти (гибели) или днем вступления в законную силу решения суда.
3.9. Сведения о государственных служащих исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, уволенных, умерших (погибших), а также признанных решением суда, вступившим в законную силу, безвестно отсутствующими или умершими, исключаются из общего Реестра и реестров государственных служащих исполнительных органов и помещаются в архив государственной информационной системы Санкт-Петербурга "Управление персоналом государственных органов Санкт-Петербурга".
3.10. Должностные лица кадровых служб исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, на которых возложена работа по формированию и ведению общего Реестра и реестров государственных служащих исполнительных органов, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга.
3.11. Ежегодно комиссией, назначенной руководителем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга для проверки наличия и состояния личных дел, производится сверка сведений, содержащихся в личных делах государственных служащих исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, со сведениями, содержащимися в реестре государственных служащих исполнительного органа.
Факт сверки сведений отражается в соответствующем акте.