5.1. Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам.
5.2. Перечень должностных лиц, допущенных к работе с личными делами, определяется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга.
Личные дела выдаются во временное пользование указанным должностным лицам на срок не более одного дня, с обязательной отметкой в контрольной карточке даты выдачи, кому выдано, расписки в получении личного дела, номера телефона должностного лица, а после возвращения личного дела - отметки даты возврата личного дела и расписки в приеме личного дела.
5.3. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных или высланных во временное пользование, используется контрольная карточка по форме согласно приложению 7 к Положению, которая заполняется на каждое личное дело и хранится в нем.
5.4. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся документы или вкладывать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
5.5. Изъятие из личного дела отдельных документов производится должностным лицом кадровой службы исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, ответственным за ведение личных дел, только по указанию руководителя или начальника кадровой службы исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга с обязательной записью во внутренней описи документов, имеющихся в личном деле, когда документ изъят, куда и за каким исходящим номером отправлен или куда подшит после изъятия. Если изъятый документ уничтожен, указываются номер и дата акта об уничтожении.
5.6. Личное дело государственного служащего Санкт-Петербурга на руки ему во временное пользование не выдается.
5.7. Лицо, замещающее государственную должность Санкт-Петербурга, и государственный служащий Санкт-Петербурга имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела до внесения их в личное дело и приобщение к личному делу своих объяснений.