3.1. Анкета заполняется по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению гражданином, претендующим на государственную должность Санкт-Петербурга, гражданином, поступающим на государственную службу Санкт-Петербурга, собственноручно, разборчиво. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. В предусмотренное место анкеты вклеивается фотография гражданина размером 4х6 см.
3.2. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет (удостоверение личности офицера запаса), документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени, присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, другие документы, если это предусмотрено федеральными законами и законами Санкт-Петербурга.
В графе 11 анкеты сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т.п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Здесь же указывается местонахождение учреждения, организации, предприятия, где ранее трудился гражданин.
В графе 12 анкеты вначале указывается семейное положение: женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства.
В графе 14 анкеты указываются отношение к воинской обязанности и воинское звание, например: "военнообязанный", "капитан-лейтенант запаса". Здесь же указываются состав (командный, административный, технический, преподавательский и т.п.), а также род войск (например, "Военно-Морской Флот").
Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание - "не имею", пребывание за границей - "не был" и т.п.
3.3. Должностное лицо кадровой службы исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, ответственное за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу Санкт-Петербурга гражданина анкету, обязано проверить полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами, заверить анкету печатью, подписью и датой.
3.4. Гражданин, претендующий на государственную должность Санкт-Петербурга, а также гражданин, поступающий на государственную службу Санкт-Петербурга, пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов его жизни и деятельности.
3.5. Автобиография составляется гражданином собственноручно в одном экземпляре, в произвольной форме, разборчиво.
В автобиографии должны быть отражены ответы на следующие вопросы: фамилия, имя и отчество; дата, место и причина изменения фамилии, имени, отчества; год, число, месяц и место рождения; национальность (графа заполняется по желанию гражданина); гражданство; полученное общее и специальное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого периода началась самостоятельная трудовая деятельность, каковы причины перехода с одной работы на другую; общественная работа (где, когда, в качестве кого); служба в Вооруженных Силах; отношение к воинской обязанности и воинское звание; сведения о семейном положении; участие в выборных органах; присвоение ученых степеней и званий; награждение наградами (чем, за что и когда); сведения о членах семьи, о родителях, братьях и сестрах своих и супруга (супруги) (Ф.И.О., год и место рождения, где проживают и чем занимаются); паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии; подпись и расшифровка подписи гражданина.
Автобиография, собственноручно подписанная гражданином, подписью должностного лица и печатью не заверяется.
В случаях больших изменений биографических данных лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, и государственного служащего Санкт-Петербурга или выявления сведений, противоречащих данным анкеты, указанные лица обязаны написать дополнение к автобиографии.
3.6. Дополнение к анкете включает в себя: фамилию, имя и отчество лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга и семь разделов, шесть из которых имеют табличную форму.
В указанных разделах фиксируются сведения о прохождении государственной службы Санкт-Петербурга (например, о перемещениях по государственной службе Санкт-Петербурга с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на постановления, распоряжения, приказы руководителей исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, а также данные, отражающие профессиональную и личную информацию:
- о работе;
- об избрании в состав выборных органов;
- о наградах и поощрениях;
- о пребывании за границей;
- об изменениях в образовании;
- о взысканиях;
- об изменении места жительства и семейного положения.
3.7. Для проведения проверок наличия и состояния личных дел руководителем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга назначается комиссия, как правило, из числа работников кадровой службы и (или) руководителей, допущенных к работе с личными делами. Отметки о проведении проверок личных дел делаются в листе проверки личного дела должностным лицом кадровой службы исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, ответственным за ведение личных дел, на основании акта комиссии с указанием даты проверки, подписи и расшифровки подписи.
3.8. Ознакомление с личным делом лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга проводится лицом, ответственным за ведение личных дел, не реже одного раза в год, а также по просьбе лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга, с обязательной отметкой в листе ознакомления с личным делом, с указанием даты ознакомления, личной подписью и расшифровкой подписи лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга.
3.9. Все вносимые в личное дело изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортно-визовых служб и прочее.
3.10. При заполнении личного дела разрешается применять небольшие штампы, соответствующие размерам граф. При этом оттиск штампов должен быть с ярко выраженным шрифтом.
3.11. Лица, замещающее государственные должности Санкт-Петербурга, государственные служащие Санкт-Петербурга обязаны своевременно (в месячный срок) сообщать об изменениях, происшедших в паспортных, адресных данных, семейном положении, данных об образовании, повышении квалификации, переподготовке, постановке и снятии с воинского учета, присвоении ученых степеней, званий и других изменениях.