2.1. Личное дело лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга оформляется после издания приказа (постановления, распоряжения) о его назначении на должность (приеме на работу) государственной службы Санкт-Петербурга или на государственную должность Санкт-Петербурга.
2.2. Все документы личного дела помещаются в обложку дела, на которой проставляется присвоенный ему регистрационный номер. Форма заполнения обложки личного дела определяется действующей инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
2.3. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляемые в процессе приема на работу, а впоследствии - все основные документы, отражающие трудовую и иную деятельность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга. Сведения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться документами, установленными законодательством Российской Федерации, а также выписками (копиями) из находящихся у лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга документов, достоверность которых заверяется в нотариальном порядке или соответствующей кадровой службой, а при отсутствии кадровой службы - руководителем исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга.
2.4. При первоначальном оформлении личного дела в него включаются документы в следующей последовательности:
2.4.1. Анкета по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.
2.4.2. Дополнение к анкете согласно приложению 3 к настоящему Положению.
2.4.3. Лист проверки личного дела по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.
2.4.4. Лист ознакомления с личным делом по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.
2.4.5. Автобиография.
2.4.6. Копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются.
2.4.7. Личное заявление гражданина о поступлении на государственную службу Санкт-Петербурга.
2.4.8. Справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на государственную службу Санкт-Петербурга, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения.
2.4.9. Медицинское заключение о состоянии здоровья.
2.4.10. Копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий.
2.4.11. Решение конкурсной комиссии исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга (если гражданин принят на государственную службу Санкт-Петербурга по результатам конкурса).
2.4.12. Постановление Законодательного Собрания Санкт-Петербурга о согласии с назначением на должность отдельных должностных лиц исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, в назначении которых на должность принимает участие Законодательное Собрание Санкт-Петербурга в соответствии с Уставом Санкт-Петербурга.
2.4.13. Экземпляр трудового договора (контракта).
2.4.14. Копия приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на работу) на должность государственной службы Санкт-Петербурга, копия приказа (постановления, распоряжения) о вступлении в должность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга.
2.4.15. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, согласно приложению 6 к настоящему Положению.
2.5. В процессе трудовой деятельности лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга, государственного служащего Санкт-Петербурга к личному делу приобщаются документы в хронологическом порядке по мере их поступления:
2.5.1. Справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе государственного служащего Санкт-Петербурга, принадлежащем ему на праве собственности, являющихся объектами налогообложения (ежегодно).
2.5.2. Типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне, если исполнение обязанностей по должности государственной службы связано с использованием таких сведений.
2.5.3. Аттестационные листы государственного служащего Санкт-Петербурга, прошедшего аттестацию, и отзывы (характеристики) на него.
2.5.4. Копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга.
2.5.5. Копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении квалификационных разрядов.
2.5.6. Копии дипломов, удостоверений и свидетельств о дополнительно полученном образовании, повышении квалификации (переподготовке), присуждении ученых степеней и званий.
2.5.7. Копии документов о поощрении.