11.1. В архив передаются дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу через год после их окончания в делопроизводстве подразделений, по графику, утвержденному руководителем Комплекса перспективного развития города.
11.2. Передача дел осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство подразделения, по описям после проверки правильности формирования и оформления дел и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел по номенклатуре.
11.3. Отсутствие дел, числящихся по номенклатуре, объясняется справкой, которая подписывается руководством и передается в архив вместе с описью. Опись и справка об отсутствии дел составляется в двух экземплярах, один передается в архив вместе с делами, другой остается в подразделении.
11.4. Описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются отдельно.
11.5. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел подразделений несут руководители этих подразделений.
11.6. Дела, подлежащие сдаче в архив оформляются ответственными работниками, в ведении которых находилось заведение и формирование дел с соблюдением следующих правил:
- из дел изымаются лишние экземпляры и черновики документов, документы временного хранения;
- дела переплетаются или подшиваются на 3-4 прокола в твердую обложку с учетом возможности прочтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, причем металлические скрепления из документов удаляются;
- в начале каждого дела подшивается титульный лист и в необходимых случаях бланки форм для внутренней описи; в конце бланк заверительной надписи;
- все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем (по тексту) углу черным графитовым карандашом, листы каждого тома нумеруются отдельно;
- обложки дел (оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72) и бланки заверительных надписей подписываются.
11.7. Подготовка дел к передаче в архив осуществляется подразделениями под контролем архива.
11.8. Дела, оформленные с нарушением настоящих правил, в архив не принимаются.
11.9. Дела временного хранения (3 и 5 лет) хранятся в Управлениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.