6.1. Организация контроля
6.1.1. Контролю подлежат требующие ответов документы с соответствующей резолюцией руководителя и имеющие в базе данных признак "К" в поле контроля. Все документы, требующие срочного исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
6.1.2. Перечень мероприятий, осуществляемых ответственными за контроль исполнения документов сотрудниками, включает:
- ежедневную подготовку напоминаний и уведомление исполнителей о контрольных документах, срок исполнения которых истекает через 2, 5 дней соответственно;
- еженедельную подготовку и представление руководителю сводок о количестве неисполненных, просроченных и исполненных не в срок документах, подробных справок о содержании таких документов, сгруппированных по исполнителям.
- ежемесячную подготовку и представление руководителю отчета о состоянии исполнительской дисциплины.
6.1.3. На основании отчетов руководители принимают решение о наложении дисциплинарного взыскания на исполнителей, допустившим нарушение сроков исполнения документа, при необходимости указывает новый срок исполнения документа, делает отметку "снято с контроля" по исполненным документам и возвращает отчеты для корректировки данных в базе данных.
6.1.4. Исполнители обязаны давать сотруднику, осуществляющему контроль исполнения документов, точные ответы, связанные с ходом исполнения документов.
6.2. Порядок снятия документов с контроля
6.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
6.2.2. Основанием для снятия с контроля являются документ-ответ, подписанный руководителем соответствующего Управления, либо справка об исполнении документа за подписью начальника соответствующего подразделения. Обязанность и право отражать снятие с контроля документов в автоматизированной системе делопроизводства лежит на сотрудниках, ответственных за контроль исполнения документов.
6.2.3. Снять с контроля документ могут только те должностные лица, которые поставили его на контроль.
6.3. Порядок закрытия документов
6.3.1. Закрытие документа производится при регистрации ответа, удовлетворяющего требованиям п.п. 6.2.2., 6.2.3.
6.3.2. Закрытие контрольных "Исходящих инициативных" документов производится при получении и регистрации соответствующего ответа (если таковой ответ требовался).
6.4. Сроки исполнения документов
6.4.1. Сроки исполнения документов определяются в календарных днях с даты поступления документа в Комплекс перспективного развития города или подписания документа (постановления, приказа, распоряжения, протокола) руководством.
6.4.2. Сроки исполнения документов могут быть установлены в сопроводительном документе, либо устанавливаются руководителем в резолюции. Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.
6.4.3. Срок исполнения документов составляет, как правило 1 месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения.
6.4.4. Телеграммы, требующие срочного решения рассматриваются безотлагательно.
6.4.5. В соответствии с установленным регламентом Мэрии Москвы:
6.4.5.1. Ответы на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, или предоставление запрашиваемых им документов, обязаны быть даны безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов необходимо сообщить об этом обратившемуся члену Совета Федерации и депутату Государственной Думы в течении 3 дней и представить окончательный ответ не позднее 20 дней со дня получения обращения. Ответы на запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы должны быть даны не позднее чем через 15 дней, если иное не оговорено особо.
6.4.5.2. Обращения Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, обращения и запросы конкретных депутатов рассматриваются в 2-х недельный срок (или в установленный Думой срок). В случае указания в обращении на нарушение законодательства меры для устранения и привлечения виновных к ответственности принимаются незамедлительно.
6.4.6. В соответствии с Законом города Москвы об обращениях граждан от 18.06.97 решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации:
6.4.6.1. Обращения не требующие дополнительного изучения и проверки разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.
6.4.6.2. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней со дня их поступления в органы государственной власти города Москвы; безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления в органы местного самоуправления, на предприятия, в организации и учреждения.
6.4.6.3. В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководителем соответствующего органа власти города или его заместителем, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему обращение. При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства. О результатах рассмотрения обращения гражданину направляется сообщение в течение 10 дней с момента принятия по нему соответствующего решения.
6.4.7. Запрещается увеличивать сроки исполнения, установленные руководителем, или определять их с момента получения документа в подразделение.
6.4.8. При установлении в процессе исполнения задания обоснованных причин невозможности соблюдения указанного срока, исполнители сообщают об этом сотруднику, ответственному за контроль исполнения документов.