ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕМЬЕРА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 10 июня 1998 года N 485-РЗП


О вводе в промышленную эксплуатацию единой автоматизированной системы обработки документированной информации в управлениях Комплекса перспективного развития города, расположенных в здании по адресу: Никитский пер., д.5

____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
распоряжения Правительства Москвы от 30 октября 2013 года N 625-РП
____________________________________________________________________

Во исполнение распоряжения первого заместителя Премьера Правительства Москвы от 05.02.97 N 116-РЗП "О создании и эксплуатации информационной компьютерной системы комплекса перспективного развития города" Институтом развития Москвы разработана и введена в опытную эксплуатацию единая автоматизированная система обработки документированной информации в управлениях Комплекса перспективного развития города.

С целью обеспечения промышленной эксплуатации единой автоматизированной системы обработки документированной информации:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству с использованием компьютерных технологий в управлениях Комплекса перспективного развития города (приложение 1).

2. Утвердить перечень регистрируемых документов и номенклатуру дел (приложение 2).

3. Установить, что:

3.1. Документы, поступающие на имя руководителя Комплекса и его заместителей регистрируются и контролируются в отделе первого заместителя Премьера Правительства Москвы;

3.2. Документы, поступающие на имя руководителей управлений и их заместителей регистрируются и контролируются в общем отделе Финансово-хозяйственного управления Комплекса перспективного развития города.

4. Руководителям отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития города, Управления инвестиционной политики и финансирования из городских источников, Управления внебюджетного планирования развития города, Управления развития Генплана, Управления координации строительства назначить приказами ответственных сотрудников за делопроизводство управлений и контроль исполнения документов в них.

5. Управлению инвестиционной политики и финансирования из городских источников:

5.1. Во 2-ом квартале т.г. принять на баланс сетевое оборудование корпоративной сети Комплекса перспективного развития города в составе кабельных линий, коммуникационных коробов, электроустановочных изделий, технологического и телекоммуникационного оборудования, серверов, программного обеспечения.

5.2. Выделить на 1998 год средства на эксплуатацию и развитие технологического оборудования и программного обеспечения ЛВС, администрирование единой автоматизированной системы на 1998 год и заключить соответствущие договоры с Институтом развития Москвы при участии ГП ИТС и ИВЦ "Мосстрой".

5.3. Во 2-ом квартале т.г. выделить средства на приобретение оборудования, обеспечивающего защищенное подключение локальной сети Комплекса перспективного развития города к Московской оптиковолоконной сети Мэрии и сети Интернет.

6. Управлению развития Генплана предусмотреть в плане работ на 1998 год по информационному обеспечению и содействию научно-техническому прогрессу выделение средств для обеспечения выполнения п.п.5.2, 5.3 настоящего распоряжения.

7. Финансово-хозяйственному управлению обеспечить оперативное решение организационных вопросов, связанных с эксплуатацией системы в промышленном режиме, включая предоставление помещения для размещения диспетчерской автоматизированной системы (15 кв.м).

8. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Первый
 заместитель Премьера
Правительства Москвы
В.И.Ресин

Приложение 1
к распоряжению заместителя
Премьера Правительства Москвы
от 10 июня 1998 года N 485-РЗП

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству

Москва
1998 год

Содержание

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в отделе первого заместителя Премьера Правительства Москвы и управлениях Комплекса перспективного развития города (далее по тексту "Управления") с целью обеспечения сквозного контроля исполнения документов и регламентной отчетности по поручениям первого заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития города и его первого заместителя.

1.2. Инструкция составлена в соответствии с основными положениями Государственной системы документационнного обеспечения управления (ГС ДОУ), унифицированной системы организационно распорядительной документации, государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р6.30-97 и ГОСТ 6.10.5-87), "Инструкции по документационному обеспечению Мэрии", утвержденной распоряжением Мэра Москвы от 05.05.93 N 31-РМ с изменениями и дополнениями, распоряжениями Мэра Москвы "Об индексации служебных документов в аппарате Мэрии" (от 24.12.96 N 621/1-РМ, от 09.12.97 N 973-РМ и др.).

1.3. Официальной регистрируемой перепиской является переписка Руководителя Комплекса (Первого заместителя Премьера Правительства Москвы), его Первого заместителя, Начальника Отдела Первого заместителя Премьера Правительства Москвы, начальников Управлений и их заместителей.

1.4. Ведение делопроизводства и контроль исполнения по документам первого заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития города и начальника отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы осуществляется в отделе первого заместителя Премьера Правительства Москвы.

1.5. Ведение делопроизводства и контроль исполнения по документам начальников Управлений и их заместителей осуществляется помощниками начальников управлений, либо уполномоченными лицами (подразделениями) при участии Общего отдела Финансово-хозяйственного управления.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства и за соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящей Инструкцией в своих подразделениях несут начальники Управлений и начальник отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы.

1.7. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, назначаются начальниками соответствующих подразделений.

1.8. Ведение делопроизводства и контроль исполнения по документам начальников отделов управлений осуществляют уполномоченные сотрудники соответствующих отделов управлений. Переписка начальников отделов управлений не является официальной регистрируемой перепиской. Ведение делопроизводства и контроль исполнения по ней осуществляется внутри соответствующего отдела, в порядке установленном начальником отдела. В ряде определенных случаев переписка начальника отдела может быть признана официальной и тогда ведение делопроизводства и контроль исполнения по документам по ней осуществляется как и заместителей начальника управлений.

1.9. Регистрация документов, фиксация этапов процесса обработки документов и контроль исполнительской дисциплины производится с обязательным использованием автоматизированной системы делопроизводства.

2. Общие правила регистрации документов

2.1. Каждый регистрируемый документ имеет свой уникальный регистрационный номер.

2.2. В автоматизированной системе делопроизводства на каждый регистрируемый документ заводится специальная Электронная карточка документа, содержащая основные реквизиты документа и отражающая процесс его отработки, вплоть до закрытия (исполнения).

2.3. Регистрация документов в автоматизированной системе делопроизводства производится в соответствии с видом данного документа:

- служебная переписка с организациями регистрируется в базе данных "Служебная корреспонденция";

- переписка по обращениям (письмам, заявлениям или жалобам) граждан и коллективов регистрируется в базе данных "Письма граждан";

- распорядительные и с ними связанные документы регистрируются в базе данных "Решения и распоряжения";

- внутренние распорядительные и с ними связанные документы регистрируются в базе данных "Распоряжения, приказы внутренние";

- протоколы совещаний и с ними связанные документы регистрируются в базе данных "Протоколы".

2.4. Допускается регистрация служебной переписки и переписки по обращениям граждан и коллективов в базе данных "Решения и распоряжения" в том случае, если переписка ведется по вопросу ранее зарегистрированного распорядительного документа.

2.5. Регистрация документов первого заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя Комплекса перспективного развития города и начальника отдела первого заместителя Премьера Правительства Москвы осуществляется в отделе первого заместителя Премьера Правительства Москвы.

2.6. Регистрация документов начальников Управлений и их заместителей осуществляется уполномоченными сотрудниками Общего отдела Финансово-хозяйственного управления в соответствующих базах данных этих управлений.

2.7. Во исполнение документа, после проставления резолюции руководителем и определения исполнителя, зарегистрированный документ (его копия) может быть направлен в подчиненное подразделение (подразделения). Так, документ, зарегистрированный в отделе первого заместителя Премьера Правительства Москвы, может быть направлен на исполнение в управления, на имя начальников управлений или их заместителей. Документ, зарегистрированный в Общем отделе (документ на имя начальника Управления или его заместителя), может быть направлен на исполнение на имя начальника отдела этого управления.

2.8. Такие, зарегистрированные и направленные на исполнение, документы не подлежат повторной регистрации в автоматизированной системе в подразделениях. Новый регистрационный номер подразделения-исполнителя им не присваивается. В автоматизированной системе такая передача документа фиксируется как рассылка, с созданием для каждого подразделения-исполнителя своей копии электронной карточки этого документа. Контроль исполнения документа в подразделении-исполнителе вышестоящим подразделением ведется по этой копии карточки. В подразделении-исполнителе в момент получения документа на исполнение (его копии) в автоматизированной системе осуществляется подтверждение получения копии электронной карточки. В дальнейшем фиксация этапов процесса исполнения (обработки) документа и контроль исполнительской дисциплины производится в этой копии карточки. Переписка по этому документу (ответы, повторные обращения и т.д.) регистрируется в привязке к этой копии карточки.

2.9. Документы, направленные начальнику управления (или его заместителю) из другого Управления подлежат регистрации в автоматизированной системе также, как и документы, поступившие из сторонней организации с присвоением им самостоятельных регистрационных номеров.

2.10. Документам в соответствии с их видом при регистрации присваиваются номера следующей структуры:

- у служебной корреспонденции

- у писем и заявлений граждан и коллективов

- у решений, распоряжений и протоколов (и их пунктов)

Номера документов формируются в автоматизированной системе по следующим правилам:

- значение поля "Индекс" заполняется сотрудником согласно вводимой в управлениях Комплекса единой системы индексации документов.

- значение поля "Зарегистрирован" заполняется только в управлениях при регистрации переписки, ведущейся во исполнение направленных туда документов руководителя Комплекса; значение поля формируется автоматически и является кодом подразделения, в котором производится регистрация документа.

- значения полей "Порядковый номер", "Год" (последняя цифра года, к которому относится регистрация данного документа), "Номер повторного", "Номер ответа" и "Номер пункта" заполняются автоматически в соответствии с признанным статусом документа, который определяется при его регистрации (см. разделы 3, 4, 5).

3. Прием, учет, регистрация, рассмотрение и исполнение входящей корреспонденции