1. Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице, в исключительных случаях - на двух, печатного текста.
2. Содержание документа должно быть предельно ясным.
3. На вопросы в поручениях Главы Администрации (Губернатора) области должны быть прямые ответы.
4. Документы с ответами на поручения Главы Администрации (Губернатора) области должны содержать:
первичный документ;
резолюцию Главы Администрации (Губернатора) области;
ответ исполнителя.
Других документов в подборке быть не должно.
5. В случае неясности содержания документа заместитель Главы Администрации (Губернатора) области докладывает его самостоятельно.
6. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
7. Просроченные документы докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.
8. В случае утери документа с резолюцией Главы Администрации (Губернатора) области ответственность несет исполнитель согласно должностной инструкции.
9. Письма по вопросам работы отраслей на имя Главы Администрации (Губернатора) области подписываются руководителем только соответствующего министерства, комитета, департамента и т.д.
10. Письма по вопросам социально-экономического развития территорий подписываются главой муниципального образования города или района и докладываются Главе Администрации (Губернатору) области только с письменным мнением заместителя Главы Администрации (Губернатора) области, курирующего эти вопросы, и первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатора.
Докладываются только письма по жизненно важным и особо значимым для области вопросам.
11. Отдельные документы (объемом более двух страниц) докладываются Губернатору области по согласованию с руководителем секретариата Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области.